Что такое РРО, кто его должен использовать, а кто может отказаться

По информации «Опендатабота», в Украине зарегистрировано около 2 млн ФОПов. С начала 2022 года большинство из них должны были начать использовать регистратор расчетных операций (РРО).

Редакция MC.today разобралась, что такое РРО, кому он нужен и как вести по нему учет.

Что такое РРО

РРО – это регистратор расчетных операций. Устройство, которое хранит информацию обо всех денежных операциях и передает их в налоговую службу. А там уже сводится баланс – какой налог вы должны уплатить и какой уплатили.

РРО для ФОПов должны быть опломбированы и зарегистрированы фискальной службой. Такое устройство позволяет распечатать расчетные документы, например, чеки. В некоторых случаях вместе с РРО используется расчетная книжка.

Расчетная книжка – нумерованные квитанции, которые продавец обычно выдает, когда оформляет покупки, если работает без кассового аппарата.

РРО используют в таких сферах:

• Розничная торговля, сфера услуг, общепит. Если предприниматель принимает оплату от людей наличными или банковской картой, то нужно использовать РРО. При оплате услуги/товара покупателю выдается фискальный чек.

Пример бизнеса: мини-маркеты, супермаркеты, магазины продуктов питания, хозяйственных товаров и одежды, ювелирные магазины, бары, рестораны, кафетерии, отели, сфера услуг, аптеки, платная медицина, спортзалы, кинотеатры и другое.

• Электронная коммерция. Если продавец предлагает товар/услугу через интернет и принимает оплату дистанционно, то эти операции должны фиксироваться РРО/ПРРО программный регистратор расчетных операций. – Прим. ред.. Покупатель получает электронный чек на почту или бумажный – в месте выдачи оплаченного товара. Исключения – услуги вроде хостинга аренда пространства на сервере, где будет храниться сайт. – Прим. ред. и доступа к веб-ресурсам, которые оплачиваются через специальные ресурсы и предоставляются дистанционно.

Пример бизнеса: веб-порталы, интернет-магазины, точки выдачи товаров, службы доставки и прочее.

• Программно-технические комплексы самообслуживания (ПТКС). Автоматы, которые принимают платежи наличкой или платежными картами, тоже должны проводить операции через РРО/ПРРО. Сюда не входят банковские автоматы.

Примеры бизнеса: терминалы пополнения счетов, кофейные автоматы, вендинговые аппараты, паркоматы и другие.

Закон про РРО в Украине

В 2021 году ФОПы заплатили более 34 млрд грн налогов. Это рекордная сумма за последние пять лет. По мнению аналитиков из «Опендатабота», обязательно использовать РРО нужно, чтобы государство могло выяснить реальные доходы предпринимателя. Еще это способ максимально пополнить казну.

С начала 2022 года плательщики единого налога первой группы могут не использовать РРО/ПРРО. Это освобождение безусловное. То есть независимо от того, сколько заработал ФОП первой группы за год и какие товары он продает.

Еще не использовать РРО могут ФОПы на территории села, если:

1. их выручка за год меньше 167 минимальных зарплат или 1 118 900 грн;
2. они не продают свои товары в том же помещении, где есть подакцизные товары;
3. они не продают товары онлайн;
4. в сельском совете или совете ОТГ укр. об’єднана територіальна громада. – Прим. ред. не приняли решение обязательно использовать РРО на территории села или ОТГ.

С 1 января 2022 года в Украине вступили в силу изменения к Закону № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг».

Кроме установки РРО для большинства предпринимателей изменилось еще несколько положений:

• Предпринимателям при использовании РРО/ПРРО нужно указывать цифровой код марки акцизного налога в розничной торговле спиртными напитками (п.11 статьи 3).
• Учет товарных запасов для ФОПов нужно вести по-новому. Нужно указывать: название товаров, их цены и количество, код товарной подкатегории согласно УКТ ВЭД (п.12 статьи 3).
• Вдвое сократился размер штрафа, если вы продаете товары не из списка, который предоставили фискальной службе. Или санкции, если не вовремя подали документы по учету товаров в месте продажи (статья 20).

РРО для ФОП первой группы

ФОПы первой группы могут не использовать РРО. Но у них есть другие ограничения. Например, лимит на годовой объем дохода – не больше 167 минимальных зарплат или 1 118 900 грн (пп. 1 п. 291.4 НКУ).

Эта группа может только продавать товары в розницу на рынке и оказывать бытовые услуги по списку, который предусмотрен Налоговым кодексом Украины (п. 291.7 НКУ).

РРО для ФОПов второй группы в 2022 году

С 1 января 2022 года плательщики налога второй группы, независимо от того, чем занимаются и какой доход получают, должны использовать РРО или ПРРО, если принимают деньги за товар или услугу.

Но есть и исключение: применять регистратор расчетных операций необязательно, если клиенты рассчитываются только по безналу через банк, то есть перечисляют деньги с расчетного счета на расчетный счет. Например, через IBAN, онлайн-банкинг. Или если покупатель вносит деньги на счет продавца через кассу банка.

РРО для единоналожников 2–4-й групп в 2023 году

С 1 января 2022 года установить РРО должны были все ФОПы 2–4-й групп для любых видов деятельности. К этому времени предприниматели указанной группы должны были определиться, как будут вести бизнес:

1. с РРО – выбрать стандартный автоматизированный или программный РРО;
2. проводить или не проводить расчетные операции: во втором случае принимать платежи только на банковский счет.

Важно понимать, что оплата товара или услуги картой – тоже расчетная операция. Для нее нужен РРО.

РРО для ФОПов-общесистемщиков

Предприниматели на общей системе налогообложения должны использовать РРО каждый раз, когда проводят расчетные операции.
Единственное преимущество общей системы в сравнении с упрощенной – налоги, которые выплачиваются с прибыли, а не с доходов. Доходы – это прибыль минус расходы бизнеса. А если у компании много затрат, то эта система налогообложения выгодна для предпринимателя.

На третьей группе ЕНединого налога. – Прим. ред. налоги уплачиваются с объема доходов. Общая система – единственная форма уплаты налога для ФОПов с запрещенными для упрощенной системы видами деятельности. Например, аудит, технические исследования, организация и проведение гастрольных мероприятий, брокерская деятельность и так далее.

Годовой лимит дохода для ФОПов третьей группы единого налога – 7 818 900 грн, или 1167 минимальных зарплат на 01.01.2023.

Налоги на общей системе налогообложения для ФОПов в 2023 году

В 2023 году ФОП на общей системе налогообложения платит такие налоги:

• сборы и обязательные взносы: налог на доходы физических лиц (НДФЛ) – 18%; военный сбор (ВС) – 1,5%;
• единый социальный взнос (ЕСВ) – 22%.

Общая таблица: РРО и ФОПы-единоналожники в 2023 году

Вот какие налоги платят предприниматели с РРО.

РРО и ФОПы-единоналожники в 2022 году

* Общее ограничение дохода для первой группы. Если вы его превышаете, то теряете право быть в этой группе.

Предварительное программирование товаров в РРО

ФОПы могут предварительно не программировать товары в РРО, кроме подакцизных. Для последних нужно программировать только размер ставки налогов и сборов, которые установлены действующим законодательством. Из-за этого введения Минфина от 26.07.2021 № 427 поменялись существующие Порядки регистрации и применения РРО и ПРРО. Изменения вступили в силу 17 сентября 2021 года. Они касаются не только ФОПов, а всех бизнесов, которые работают с РРО.

Виды РРО и ПРРО

РРО бывают двух видов: аппаратные и программные. Какой вид РРО лучше всего подходит вам – зависит от того, чем вы занимаетесь.

РРО

Аппаратное РРО – это физическое устройство для кассовых операций. Их используют в супермаркетах, магазинах, банках, кафе и ресторанах, службах доставки и прочих компаниях.

Аппаратные РРО условно делятся на:

Кассовые аппараты. Еще их называют электронный контрольно-кассовый аппарат, или просто кассы. Их главные особенности:

• в устройства можно вносить информацию, печатать чеки, проверять наличие товаров, вести учет и прочее;
• работают автономно, то есть не взаимосвязаны с другими устройствами;
• работают без компьютера;
• перечень товаров хранится в памяти устройств и меняется вручную;
• рассчитаны на малый бизнес с небольшим потоком клиентов.

Фискальные регистраторы. Еще их называют электронный контрольно-кассовый регистратор. Это принтеры для чеков, которые получают команды от программы на компьютере. Они работают быстрее кассовых аппаратов.

Подходят для бизнеса с постоянным товарооборотом, например, супермаркетов, продуктовых магазинов. Еще для работы с ним нужны компьютер и учетная программа, которая будет интегрироваться с фискальным регистратором.

То есть такой регистратор идентичен первому, но команды ему задает другое устройство, а не собственная клавиатура.

Портативные варианты. Нужны для курьеров и выездной торговли. Они небольшие и легкие.

ПРРО

Программный РРО или ПРРО – это программное приложение, установленное на каком-либо устройстве. Программное РРО отличается от традиционного тем, что первый фискализирует передает информацию о товарообороте через регистратор в налоговую службу. – Прим. ред. и печатает чеки сразу и хранит их в своей памяти.

Программный РРО для фискализации квитанции должен связаться с сервером налоговой службы. Он не хранит их в себе. Чеки остаются на сервере налоговой. Чтобы его получить, покупателю нужно написать на электронную почту или в мессенджер службы. Еще чеки можно распечатать, но для этого нужен принтер.

Программный РРО можно использовать вместо привычной кассы. ПРРО будет сопряжен с «Электронным кабинетом». То есть вы сможете контролировать работу РРО и вести торговый учет на расстоянии.

Программный РРО можно бесплатно получить в Государственной налоговой службе.

Вот так зарегистрировать ПРРО:

1. Выбрать программное обеспечение.
2. Подать в налоговую форму 20-ОПП для регистрации хозяйственной единицы.
3. Получить КЭПквалифицированная электронная подпись. – Прим. ред. для кассира и зарегистрировать электронную подпись кассира в налоговой.
4. Чтобы зарегистрировать кассу и получить фискальный номер, нужно подать в налоговую форму 1-ПРРО.

Кроме того, есть много сервисов, которые предлагают автоматизировать процессы бизнеса. В том числе предлагают воспользоваться их ПРРО. Например, «Вчасно.Каса», «ФОПкаса», «Е-чек» и другие.

Важно! Никакой новой отчетности по использованию аппаратного или программного РРО не вводится.

Штрафы для ФОПов без РРО в 2023 году

Если не выполнять правила закона о РРО, то придется платить штрафы.

На период военного положения, правда, за нарушения закона о РРО штрафы действуют только в том случае, если вы продаете подакцизные товары. Во всех остальных случаях санкции не применяются до окончания военного положения.

Тем не менее, стоит знать требования законов. О них расскажем дальше. Если вы будете работать без РРО, то придется платить штраф – 100% от стоимости проданных товаров без РРО – за первый проступок. Второй раз вы заплатите уже 150% от суммы проданных с нарушением товаров (п. 1 ст. 17 закона о РРО).

Кроме этого, нарушители заплатят штраф в размере 30 НМДГ необлагаемых минимумов доходов граждан. – Прим. ред. – 510 грн (п. 5 ст. 17 закона о РРО), если нет контрольной лентыдокумент, созданный в электронной форме РРО с копиями чеков, напечатанными РРО. – Прим. ред. в электронной форме. А если вы продали подакцизный товар и предварительно его не запрограммировали – 300 НМДГ, то есть 5,1 тыс. грн согласно п.7 ст.17 закона о РРО.

Но! Если ФОПы 2–4-й групп установят кассовые аппараты до 1 марта, заплатят штраф в размере 10% от стоимости проданного товара, если будут такие нарушения:

1. Занизили сумму расчетной операции в фискальном чеке.
2. Не выдали чек в бумажной или электронной форме.
3. Не провели расчетную операцию через РРО/программный РРО.

Если вы не подали контролерам отчетность по РРО, нужно будет заплатить 30 НМДГ, то есть 510 грн согласно п. 10 ст. 17 закона о РРО. А если не предоставили документы при проверке или продали неучтенный товар – штраф в размере стоимости товаров, но не менее 170 грн (ст. 20 закона о РРО).

Кроме того, если неправильно использовали расчетную книжку, то оштрафуют на 50 НМДГ, то есть на 850 грн, согласно п. 3 ст. 17 закона о РРО.

Как установить бесплатный ПРРО: инструкция

Налоговая предлагает предпринимателям воспользоваться бесплатным «ПРРО Касса». Программный кассовый аппарат доступен для устройств на операционных системах Android и Windows.

Для Windows

Чтобы установить «ПРРО Касса» на Windows, ваш рабочий компьютер должен отвечать следующим требованиям:

• оперативная память – от 512 мегабайт;
• процессор – 1 ГЦ;
• свободное место на диске – 4,5 гигабайта;
• бесперебойный доступ к интернету;
• Windows Vsita SP2 и выше;
• сканер для штрихкодов, подключенный к буферу клавиатуры.

Как установить:

• Загрузите и распакуйте архив с файлами для вашей операционной системы.
• Запустите файл установки программного регистратора setup.exe.
• Выберите путь установки программы.
• Поставьте крестики напротив опции «Создать ярлык» в меню «Пуск» и на рабочем столе.
• Нажмите кнопку «Установить».

Для Android

Для того чтобы установить «ПРРО Касса» на Android, версия операционной системы должна быть минимум 4.4. Еще нужен постоянный доступ к интернету.

Нужно загрузить комплект из трех файлов: PRRO.Check.apk, Version и PRRO.Pos.apk. Затем запустить установочный файл PROS.Pos.apk и дать разрешение на установку приложения.

Теперь надо скачать КЭП на нужный комплект устройства. Для этого необходимо:

• Подключить устройство к компьютеру.
• Выбрать режим работы USB – «Передача файлов» в открывшемся окне.
• Открыть на компьютере подключенное Android-устройство.
• Перекинуть файл секретного ключа и сертификат.

Важно! Если вы используете устройство с версией ОС ниже Android 10, тогда секретный ключ и сертификат нужно добавить в папку Download. Если версия Android 10 или выше, то запускайте приложение путем …\Android\Data. Еще создайте папку PRRO.Pos\files. В нее нужно перекинуть ваши ключ и сертификат.

Вывод

С 2022 года РРО должны применять ФОПы, которые работают в торговле, сфере услуг, общепита, электронной коммерции или владеют торговыми автоматами, которые принимают наличку. То есть все, кто принимает оплату наличными или на карту.

Не использовать РРО могут:

1. ФОПы первой группы;
2. ФОПы второй группы, если принимают деньги только по безналу через банк;
3. ФОПы, которые работают в селе и выполняют определенные требования.

Если вы не установите РРО или будете продавать товары без него, то придется заплатить штраф. Если вас поймали первый раз – 100% от стоимости проданных без РРО товаров и услуг. Второй раз – 150%.

Еще есть штрафы, если вы не используете контрольную ленту – 30 НМДГ, то есть 510 грн. И если вы продаете акцизный товар и не запрограммировали его предварительно – 300 НМДГ, то есть 5,1 тыс. грн.

На время военного положения в стране штрафы должны платить только те, кто продает подакцизные товары, нарушая закон о РРО. Все остальные освобождаются от штрафов до окончания войны.