Смайлы и мемы в деловых письмах – в топку: 7 типов собеседников, которые раздражают

Редакция МС.today собрала устаревшие клише онлайн-общения, которые пришли в деловую переписку с форумов, из чатов и 19-го века. 

Когда собеседник – Лев Толстой

Лев Толстой и его писатели-современники обращались на «Вы» с прописной буквы в своих письмах. Тогда это было признаком хорошего тона и главным эпистолярным правилом.

Но если в романах Льва Толстого такое обращение уместно и свидетельствует о глубоком уважении собеседника, то в наше время демонстративное «Вы» может даже подчеркнуть пренебрежение. 

Как поясняет Максим Ильяхов, автор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки», главное – не перепутать созвучное имя собеседника. Ведь очень часто Марин называют Мариями, а имя путают с фамилией. Максим Ильяхов признался, что его самого из-за фамилии, производной от другого имени, часто называют Ильей. То же касается и отчества, ведь простая форма обращения к собеседнику по имени – новая форма вежливости.

Собеседнику важно почувствовать, что вы его уважаете, и прописная буква здесь не поможет, если все остальное говорит об обратном.

Когда он пишет вам без уважения

Если Дон Корлеоне чему-то и научил зрителей «Крестного отца», то это тому, что просить нужно с уважением. Так и деловое письмо должно демонстрировать уважение. 

Уважение к собеседнику основывается на равенстве и заботе, считает Максим Ильяхов. Вот пять правил составления такого сообщения:

1. Сообщение должно быть структурировано.
2. Просьбу выделите в отдельный абзац.
3. Сроки описаны днями недели: не заставляйте собеседника самостоятельно просчитывать календарь, ведь это лишнее действие, которое отложит ответ.
4. В документах должен быть порядок – собеседнику нужно сразу видеть, что следует согласовать.
5. Важные цифры – графики отпусков, цены – следует вынести из прикрепленного файла в текст письма.

Если же вам прислали такое письмо, то постарайтесь ответить на него более детально, чем «Я вас услышал». В формате общения «начальник-подчиненный» руководителю важно знать, что вы поняли и взяли в работу задание, поясняет сооснователь monobank Олег Гороховский. 

Когда не ориентируется во времени суток

Гороховский уверен: вы, скорее всего, будете бесить собеседника, если начинаете письмо с фразы «Доброго времени суток!». Он советует никогда так не здороваться. 

Просто сделайте так, чтобы собеседник получил письмо в оптимальное время:

• настройте функцию запланированной отправки письма – тогда адресат получит его в рабочее время и это всегда будет «день»;
• помните, что в неудобное время письмо вряд ли откроют – мессенджеры, скорее всего, отключены ночью и на выходных.

Когда присылает «полотно»

Виктория Есауленко, директор по маркетингу ЮФ «Астерс», знает, как не нужно писать письма. Например, без разделения на абзацы и без проверки правописания. Если вы не пользуетесь инструментами для улучшения текста, вы показываете свою безграмотность и неуважение к адресату. Ведь, чтобы разобраться в вашем сообщении, ему нужно потратить свое время. 

Когда он очень веселый парень

Смайлы и мемы в деловых письмах – «в топку». Особенно если вы общаетесь с собеседником впервые или обсуждаете серьезный вопрос. 

Когда ему нужно СРОЧНО

Не пишите СРОЧНО, НЕМЕДЛЕННО, ВАЖНО прописными буквами. Капслок создает ощущение, что вы повышаете голос на собеседника. Этого делать точно не стоит.

Когда записывает голосовое сообщение

Олег Гороховский советует отправлять аудиосообщения, только если вы хотите, чтобы адресат их проигнорировал. Ведь их open rate (процент открытых писем. – Прим. ред.) примерно в два раза ниже, чем у стандартных сообщений.