Зібрали 100 тис. грн та подвоїли суму. 6 порад, як провести благодійний аукціон в компанії

Компанія EY продовжує підтримувати наших захисників і захисниць. Тому ми не зупиняємось, застосовуючи все нові формати, аби залучити ще більше колег до підтримки військових та інших благодійних проєктів. І одним з таких форматів став благодійний аукціон. В цій колонці я дам поради, як організувати такий захід всередині компанії та поділюся нашим досвідом.

Шість порад щодо організації благодійного аукціону

1. Визначте ціль. вирішіть, куди спрямуєте зібрані кошти та оголосіть про це всім співробітникам напередодні аукціону. Це допоможе залучити більше учасників, оскільки вони будуть знати мету заходу та, на що йде їхній внесок.

Благодійний аукціон EY відбувався з нагоди Дня захисників та захисниць, а отже і всі кошти будуть спрямовані на підтримку військових, про що ми повідомили наших колег заздалегідь.

2. Промоція. Зосередьтесь на активному просуванні благодійного аукціону в межах компанії. Використовуйте максимум каналів внутрішньої комунікації.

У нашому випадку це були розсилки, статті у внутрішньому корпоративному медіа та багато особистих розмов («сарафанне радіо»). Залученість співробітників у аукціон склала близько 80%. Отже, щоб заохотити більше колег взяти участь у аукціоні, ми провели внутрішню рекламну кампанію напередодні аукціону – створили лендінг зі всіма лотами на внутрішньому корпоративному порталі компанії, декілька разів надсилали нагадування про проведення аукціону та напередодні написали статтю про аукціон у нашому внутрішньому корпоративному медіа «EY Times».

3. Пошук лотів. Залучіть якнайбільше співробітників, які готові надати лоти для аукціону. Кожен співробітник EY міг запропонувати свій лот для розіграшу.

Нам вдалось зібрати 22 унікальних лоти – картини, фотографії з першого офісу EY в Україні, рідкісні статуетки, брендовану корпоративну продукцію, власноруч виготовлені прикраси, вирощену на власному  подвір’ї лаванду, уроки гри на фортепіано та багато іншого. Розіграш 22 лотів під час аукціону зайняв півтори години, як ми й розраховували.

4. Команда. Важливо знайти ведучих аукціону, які зможуть «активувати» та залучити аудиторію, адже ціль – це саме зібрати якомога більше коштів.

Ми заздалегідь підготували програму, продумали цікаву презентацію кожного лоту, щоб в аудиторії виникло бажання викупити лот.

5. Технічний бекграунд. Продумайте всі технічні нюанси організації заходу, особливо, якщо додаєте онлайн формат. Чого ми боялися найбільше – це поєднання онлайн та офлайн форматів, адже ніколи не знаєш, які технічні проблеми можуть виникнути, і таке поєднання могло призвести до хаосу безпосередньо під час аукціону. Просіть допомогу та підтримку у колег, які зможуть підхопити та вирішити труднощі з технічними питаннями.

Наші колеги із IT-підтримки слідкували за технічною частиною аукціону. Сьогодні деякі колеги працюють дистанційно, разом із тим є ті, хто постійно відвідує офіс. Тому, аби залучити якомога більше колег, ми створили можливість взяти участь у аукціоні і тим, хто за якихось причин не може потрапити у офіс. Так, у чаті в MS Teams колеги в онлайні могли ставити ставки одночасно з колегами в офісі. До того ж, відбувалась онлайн трансляція того, що відбувається в офісі. В результаті, наші страхи були марними.

6. Надихайте. Говоріть з колегами. Люди навколо зазвичай чекають на «kick start», щоб взяти участь в якійсь ініціативі – описуйте переваги, акцентуйте на благородній місії. Обов’язково залучіть CEO та топ-менеджемент компанії до участі в аукціоні, адже своїм прикладом вони надихнуть команду донатити.

Благодійний аукціон в компанії EY в Україні, як новий формат тімбілдингу

Під час аукціону ми зібрали близько 100 тис. гривень, що навіть перебільшило наші очікування. Забігаючи наперед, компанія вирішила подвоїти зібрані благодійні кошти.

Найдорожчим лотом із аукціону стала ілюстрація від художниці Оксани Бойко, створена спеціально для компанії EY з нагоди тридцятиріччя у 2021 році. Цей лот викупили за 16 тис. гривень.

Благодійний аукціон став не лише ще одним способом зібрати кошти на потреби ЗСУ, але й чудовим прикладом нового підходу до тімбілдингу в умовах дистанційної роботи, адже так важливо і надалі підтримувати командний дух, не нехтуючи необхідністю в соціальних зв’язках, які є важливим фактором ментального здоров’я співробітників.

Ми з командою комунікацій та комітетом з питань корпоративної відповідальності задоволені результатами проведення аукціону та отримали багато позитивних відгуків від наших колег. Отже, можемо говорити, що ми додали ще один формат заходів до своєї колекції, та вже шукаємо нову дату для проведення другого аукціону.