Чому мої колишні асистенти не справлялись із завданнями і як зміна підходу до найму покращила результат

Колись я наймала асистентів «на інтуїції». Дивилася на мотивацію, приємне спілкування, бажання допомагати – і здавалося: ну все, людина в темі. А потім минав місяць, і я… усе одно виконувала більшість завдань сама.

Я не одразу зрозуміла, що проблема не тільки в асистентах. Частина – у мені, частина – у відсутності системи. Але коли ми її вибудували, усе змінилось. Сьогодні бізнес-асистент закриває блоки, які раніше забирали в мене до 40% фокусу. І робить це якісно, самостійно, у темпі.

Хочу поділитися, що саме не працювало – і що стало проривом.

Що йшло не так у наймах

• Я шукала «універсальних помічників». Без конкретного розуміння, навіщо мені ця роль. У вакансії було щось на кшталт: «Шукаємо праву руку, яка буде допомагати з усім». І здогадайтесь, що виходило? Ні із чим до кінця.
• Я не давала чіткої структури. Асистент отримував меседж: «Будь самостійним», – але не мав ні опису ролі, ні чіткого обсягу відповідальності. Тобто я чекала ініціативності, але не створювала середовища, у якому її можна проявити.
• Я не проговорювала очікування. У голові я знала, як має виглядати хороший результат. Але не пояснювала: що є нормою, що – критично важливо, а що – просто nice to have. У результаті: завалені дедлайни, «ну я ж не знала», недовіра.

Що ми змінили – і як отримали 10х ефективності

Почали з функцій, а не з «людини»

Ми виписали всі задачі, які «висять» на мені:

• підготовка до мітингів;
  контроль нагадувань і дедлайнів;
  комунікація з підрядниками;
  збори даних для звітів;
  перше рев’ю задач команди тощо.

Із цього сформувалась структурована роль із чіткими зонами відповідальності. І коли я шукала асистента – уже не намагались знайти «все в одному».

Ми знали, що саме делегуємо. І хто нам для цього потрібний.

Ввели онбординг – такий самий, як для менеджерів

З конкретними очікуваннями на перші 7, 14 і 30 днів. З короткими щоденними синками й можливістю поставити 100 «дурних» питань. З прикладами «як добре», «як не ок» і «як ми думаємо в команді».

Асистент не просто адаптувався – він почав діяти. І це дуже відрізняється від «влився в процес».

Додали чекпоінти, де є автономія і фідбек

Кожна зона відповідальності має:

• чекліст;
• очікуваний результат;
• рівень автономності (де рішення приймає сам, де – узгоджує).

А ще – обов’язковий фідбек раз на 2 тижні. Ми не чекаємо конфліктів або помилок, щоб щось проговорити. Ми постійно допилюємо комунікацію. Це робить асистента впевненим. А мене – спокійною.

Що сталося після перебудови

• Я делегувала повноцінні блоки, а не окремі завдання.
• Команда перестала приходити до мене за кожною дрібницею, бо частину питань закриває асистент.
• Я повернула собі фокус на розвиток, стратегію і партнерства. І в мене вперше за довгий час з’явився… вільний вечір.

Що б я порадила тим, хто в схожій точці

• Не наймайте «просто людину, яка допоможе» – спочатку опишіть завдання.
• Не чекайте на суперзірку – будуйте систему, у якій нормальний спеціаліст покаже крутий результат.
• І головне – дайте людині старт, зворотний зв’язок і зрозумілі межі. Бо делегування – це не скидання задач. Це створення ролі, яка працює навіть тоді, коли вас немає онлайн.

Ця історія – не про магію, а про процес. І коли він налагоджений – навіть асистент на пів ставки може дати вам більше результату, ніж повний день метушні з «усім на собі».

Бо бізнес не виграє від героїзму. Він виграє там, де є чіткість, відповідальність і можливість сконцентруватись на головному.

Я довго тримала все в руках – із переконання, що «так надійніше». Але саме в момент, коли я побудувала систему й довірилась ролі, а не людині, – почалось справжнє зростання.

І якщо ви зараз на межі – між «ще тягну» й «потрібна допомога» – це не слабкість. Це знак. Спробуйте дати цій допомозі структуру. І ви побачите, скільки енергії повертається назад.