6 порад, як підготуватися до великої конференції. На прикладі Web Summit 2023

Після того як я відіспалась, розгребла купу задач, які накопичилися в результаті тривалих відряджень, настала черга написати про Web Summit 2023 в Лісабоні. Це був мій п’ятий Web Summit і, як на мене, дуже вдалий.

Ми вирішили брати участь у великій кількості заходів, щоб охопити все по максимуму і це було правильним рішенням. У нас був щільно забитий графік з самого ранку понеділка (це навіть ще до церемонії відкриття), й до четверга (останнього дня Саміту). Я стільки спілкувалася з чудовим людьми, що наприкінці у мене сів голос, але результатом ми задоволені.

Підготувала кілька інсайтів та порад, які можуть бути корисні в підготовці до наступного Саміту або інших великих конференцій.

Друзі, запрошуємо вас стати колумністами на MC.today! Якщо ви хочете поділитися корисними порадами для бізнесу, розповісти, як долаєте кризові ситуації або ж у вашій практиці стався неординарний випадок, про який неможливо мовчати, надсилайте свої історії нам на пошту blogs@mc.today

1. Pre-parties. Знайдіть заходи, що відбуватимуться напередодні Саміту

Цього року наш проєкт Pitch Avatar потрапив до номінантів The Europas (одна з найпрестижніших нагород стартапів в Європі), і тому мій понеділок почався з церемонії нагородження. На заході було багато чудових стартапів, засновників, інвесторів, та неповторна атмосфера, бо все відбувалося у ботанічному саду. Дуже цікавий івент в плані нетворкінгу, неймовірна атмосфера і фото з редактором видання TechCrunch Майком Батчером – done.

Також ми отримали запрошення на препаті фаундерів стартапів-учасників Web Summit, яке, зі слів інших учасників, було дуже цікавим і корисним, але на жаль не встигли туди потрапити. Наступного року виправимося, занесла собі в список must-visit.

Ввечері на запрошення SendPulse та BazaIT для українців, які приїхали на подію, я ділилася порадами, як продуктивно провести Web Summit. На цьому препаті ми обіймалися та спілкувалася з давніми друзями й новими знайомими аж допоки нас не виженули з коворкінгу, бо він зачинявся.

Раджу відвідувати такі препаті, бо тут можна наспілкуватися досхочу на відміну від самого Web Summit, де поговорити з кожним можна буде максимум 15 хвилин.

2. Робіть нагадування про зустріч та одразу відправляйте креативний фоллоу-ап

Попередні чотири рази моєю найвищою конверсією було 50% зустрічей, які відбулися із запланованих на Web Summit. Цього разу відбулися всі! Навіть ті, які я попередньо не планувала, а домовилася вже про зустріч на венью.

Є кілька секретів, щоб досягти такого резульату.

По-перше, я заздалегідь підготувала свою презентацію, своєрідну візитну картку в ROI4Presenter за допомогою AI.

Створила аватара, який замість мене розказував хто я, і чим може бути наша зустріч корисною. Розмістила посилання на нього в додатку Web Summit, і в результаті мій міні-пітч подивилося більше 100 осіб. Уявляєте, скільки часу на листування зекономив мені мій аватар!

А отже із запитом про зустріч прийшли більш якісні контакти. Ось так виглядала моя візитна картка.

По-друге, кожного ранку я заздалегідь всім писала нагадування про те, що у нас запланована зустріч. І це було зовсім не зайвим, бо у людей змінюються плани, графік, і ми домовлялися про нову зустріч в новому місці.

По-третє, тих, з ким не вдалося зустрітися віч-на-віч ми запрошували на наш стенд, на якому ми працювали в останній день Саміту. Тож я побачила всіх, кого хотіла.

І нарешті, креативний фоллоу-ап, який я підгледіла у інших учасників: щоб не забути, про що була зустріч, одразу після розмови відправляйте запит в LinkedIn та ваше фото разом з короткою приміткою, про що йшла мова. Так буде значно краще освіжити пам’ять після повернення додому.

3. Український стенд на Web Summit

Без жодних перебільшень, український стенд на Web Summit – серце українського ІТ ком’юніті. Сюди сходяться геть усі українці, тож такої шаленої концентрації красивих, амбітних та незламних людей на Саміті годі й шукати.

На українському стенді можна було зустріти й дуже відомих осіб, як от Євгена Черняка, Івана Дорна, крутезні й відомі на весь світ українські проєкти, так і починаючі стартапи.

Цього року ми мали можливість пітчити на українському стенді серед найкращих українських стартапів, і це був неймовірний досвід.

4. Робота на стенді BETA. Або як втратити голос за п’ять годин

Для участі у Web Summit ми купували пакет для починаючих стартапів – Alpha. Але в останній момент нам зробили безплатний апгрейд до BETA. Ми звісно, були цьому дуже раді, бо цей пакет давав можливість мати більший стенд, отримати менторську сесію, на доступ до Happy Hour – міні вечірку бета-стартапів. Там можна було познайомитися, поспілкуватися та обмінятися досвідом.

Цього року наш засновник та директор Павло дуже активно користувався застосунком Web Summit й запросив на наш стенд приблизно 600 учасників. Окрім того, запрошувала свої контакти і я, тож з десятої ранку мій страх, що до нас ніхто не прийде змінився думками: як же ж встигнути розказати про продукт всім охочим? До нашого стенда стояла черга, й ми просто не зупиняли розповіді про наш продукт учасникам з усього світу. Зазвичай в останній день Саміту, десь о 15 годині люди вже розходяться на вечірки або їдуть в аеропорт. На нашому ж стенді люди підходили й підходили до п’ятої години вечора, допоки вже на нас не почала дивно дивитися охорона.

Наприкінці дня я майже втратила голос, але результат того вартував. Головне – правильно всіх зафоллоуапити.

5. Виступ на Pitch Showcase – 2 хвилини й ні слова більше

Цього року, як я вже й казала, ми подавалися на геть усі виступи, й нас обрали пітчити на сцені Startup Showcase. Це такий короткий двохвилинний виступ, де ви можете розказати про свій проєкт: про що він та яку проблему вирішує.

Особливість пітчів полягає в тому, що скільки б у тебе не було попереднього досвіду у виступах, не знаючи свій пітч напам’ять майже неможливо вкластися в заданий час. А отже тут немає часу для ліричних відступів – все має бути відточене заздалегідь.

На Startup Pitch Competition ми не потрапили, але маю підозру, що це сталося через те, що ми писали у своїй презентації, що не залучаємо інвестиції. Тож якщо ви хочете туди потрапити, пишіть одразу «шукаємо інвестиції».

6. After parties та Papoila Bar

Якщо вам вдень не вистачило активностей та зустрічей або ви мали годинку поспати та готові знову вриватися у двіж, раджу не ігнорувати вечірки учасників Web Summit. Вони проходять скрізь: офіційні (Night Summit), спонтанні або заплановані, міжнародні та національні. Раджу обрати собі кілька варіантів до душі, адже там нетворкінг відбувається в більш розслабленій атмосфері. Ви зможете обмінятися досвідом, думками, просто поспілкуватися з цікавими людьми. А обирати кілька вечірок варто тому, що якщо на одній вечірці вам буде нецікаво, ви завжди зможете взяти таксі (а воно в Португалії на відміну від усього іншого дуже дешеве) та переміститися на іншу вечірку.

Цього року неформальним осередком української тусовки став Bar Papoila. Коктейлі, та безліч місця на вулиці, щоб вмістити всіх охочих. Ідеально для неформального спілкування. Там я побачила тих, з ким не встигла обійнятися вдень на Саміті.

Регіональне клонування Web Summit

Кілька років поспіль Web Summit асоціювався лише з величезною подією в Лісабоні.

Але цього року він вийшов за рамки європейської присутності, і в травні був проведений перший Web Summit в Бразилії, а у лютому наступного року ще й буде проходити в Катарі.

Тож, якщо ви замислюєтеся про розширення бізнесу на Близький Схід або країни Латинської Америки, то ваше свято одною поїздкою в Лісабон не закінчиться.

Взагалі я вважаю, що кожен айтівець, який працює на міжнародних ринках або замислюється про розширення бізнесу на інші країни, має хоч раз відвідати цю подію, адже та неповторна атмосфера та різноманіття можливостей, нових знайомств надихає завжди на нові ідеї, кроки й проєкти.

• Читайте також: Web Summit у центрі скандалу: що сталося і чому його бойкотують технологічні компанії