Готуєтесь до блекауту? 6 порад, які допоможуть забезпечити безперебійність роботи бізнесу в повній темряві

Масштабні атаки на інфраструктуру України тривають, висока частота відключень по всій країні – час для складних рішень.

Генератори, супутниковий інтернет, резервні робочі місця і навіть місця для ночівлі співробітників – що допоможе бізнесу працювати в умовах блекауту?

Ще на початку повномасштабного вторгнення ми розуміли, що знеструмлення може зупинити роботу бізнесу. У нас працюють сотні людей. Потрібно обігрівати офіс та склад. Крім того, треба забезпечити роботу роздрібної мережі.

Тому одразу почали готуватися до можливого вимкнення електроенергії. Ми проводили стрес-тести роботи в штучних умовах блекауту. Тож перевірили ефективність впроваджених заходів та розробили внутрішні протоколи на випадок відсутності центрального електропостачання. Розказую, як ми готуємось до блекауту та на що радимо звернути увагу.

Зв’язок та інтернет

Щоб бути на зв’язку за відсутності провідного інтернету, треба перевірити налаштування мобільного інтернету. Важливо, щоб пакет був без обмежень та перемикався на LTE. 

Не завадить перевірити, як роздавати мобільний Інтернет на інші пристрої, наприклад, на ноутбук. Також у пригоді стане Wi-Fi-роутер з акумулятором та підтримкою SIM-карти – роутер налаштовує мережу оператора та автоматично перемикається на мобільний інтернет.

Залишатися на зв’язку там, де стаціонарний та мобільний інтернет не працюють через пошкодження, у тому числі внаслідок воєнних дій або відключення енергопостачання, допоможе Starlink.

На другий день після повномасштабного вторгнення в Україні офіційно запрацював інтернет Starlink для військових потреб. А 20 квітня уряд дозволив використовувати супутниковий зв’язок усім охочим, зокрема й підприємствам будь-якої форми власності.

На складі, в офісі та у наших роздрібних магазинах є основний інтернет-провайдер та резервний, зокрема 4G. На випадок відключення електроенергії роботу в нашому головному офісі можна продовжити при наявності зарядженого ноутбука – провідний інтернет буде працювати впродовж 6 годин завдяки резервним системам живлення. А Starlink дозволяє нам підтримувати всі підрозділи в робочому режимі, коли відсутній провідний та мобільний інтернет.

Підключення генераторів

У разі відсутності електрики в центральній мережі, постачати електроенергію на офіс, склад, магазини тощо можуть генератори. Для безперебійної роботи генератора треба зробити запас дизельного палива.

Важливо! Включати генератор повинні лише співробітники, які пройшли навчання, мають детальні інструкції – таких має бути декілька підготовлених команд.

У нас ще до повномасштабної війни про всяк випадок були  генератори на 18 кВт. Після 24 лютого придбали потужніші на 40 кВт, щоб забезпечити повний цикл роботи складу та дати можливість працювати офісним співробітникам на складі.

Також наявність генераторів дає змогу виконувати задачі співробітникам, які не можуть працювати з дому. Забезпечили генераторами роботу й роздрібних магазинів MYplay, що стоять окремо. Інші магазини під час відсутності електроенергії не працюють. Дев’ять людей з команди пройшли навчання щодо використання генератора і можуть запускати його за потреби.

Резервні робочі місця та підтримка команди

Раніше багато хто прагнув до віддаленої роботи та закривав офіси. А зараз офіс став резервним робочим місцем. У разі відсутності світла вдома, співробітник може прийняти рішення про формат та місце роботи в залежності від ситуації.

Наразі електрику в містах вимикають окремо по районах. Можна домовитись з коворкінгами, утворювати «енергетичні колаборації», коли ви ділите офіси з партнерами. Також перечекати відсутність світла може допомогти створення та облаштування всім необхідним резервних робочих місць.

Ми так і зробили – в окремому офісному приміщенні створили сім повноцінних робочих місць з комп’ютерами та вісім місць для роботи з власним ноутбуком. Коли немає електроенергії в районі, де розташоване основне робоче місце, термінові задачі можна виконувати в іншому районі.

Взагалі зараз потрібно більше спілкуватися та підтримувати команду. Вони не лише співробітники – це люди, які мають родини, дітей.

Подумайте, чи є можливість у компанії розв’язувати базові питання працівників: з ким залишити дошкільнят, як продовжувати навчання дітям шкільного віку, коли не працює навіть мобільний інтернет?

Наші співробітники мають можливість взяти в офіс дітей – школярі навчаються онлайн, для дошкільнят ми створили ігрову кімнату, відкрили вакансію аніматора. Нам подобається працювати, коли діти поруч. Це якось природно для компанії, яка про дитинство і для дітей.

А якщо немає світла, води, тепла вдома? Чи є можливість організувати хостел, де можна прийняти душ, заночувати в теплі, випрати білизну, приготувати їжу? Ми зараз у процесі облаштування такого резервного місця.

Гнучкий робочий день

Впровадження гнучкого графіка допоможе оптимізувати робочий день. Основний фокус робити на кількості відпрацьованих годин та на закритих задачах. Працювати можна у будь-який час, вранці або ввечері, головне – фокусуватися на цілях компанії.

Саме таким чином зараз працює основна частина нашої офісної команди. Ми розробили HR асистент-бота, в якому співробітники щодня відмічають скільки годин був робочий день і що встигли зробити за цей проміжок.

Використання електричного обладнання суворо за потребою

Використовувати електричне обладнання, особливо, коли немає світла та вся робота йде через генератор, потрібно виключно за необхідністю. Кожна компанія може розставити пріоритети, щоб не зупиняти робочі процеси та оптимізувати витрати електроенергії від генератора.

Коли немає світла на складі, ми можемо відкласти друк наліпок маркування до відновлення центрального електропостачання або розрахувати заздалегідь потреби.

Але, наприклад, документи для відвантаження товару потрібно друкувати незалежно від наявності електроенергії. Порядок виконання робочих задач прописаний в регламенті та контролюється адміністративно-господарським відділом.

Збереження електроенергії

Крім того, дотримуємось простих рекомендацій, що подовжують роботу наших пристроїв навіть без електрики. Щоб мати змогу працювати вдень за відсутності світла, вночі обов’язково треба заряджати ноутбуки та телефони на 100%. Удень підзаряджати пристрої, поки є електроенергія. Придбати повербанки (електричні та на сонячній батареї), тримати їх зарядженими.

Щоб зберегти заряд пристрою, зменшити яскравість дисплея, вимкнути підсвічування клавіатури, поставити гучність на мінімум або використовувати навушники, зупинити фонове завантаження оновлень.

З впровадженням усіх цих заходів наша компанія частково адаптована до викликів часу. Попри складні умови та загрозу опинитися у повній темряві, працівники залучені у робочий процес, постачання товару триває, мережа магазинів працює, підписуємо контракти з новими партнерами та розвиваємо компанію. Атаки на об’єкти інфраструктури ще більше згуртували українців. Тож працюємо далі до спільної перемоги.