Згуртованість віддаленої команди та підтримка армії: 10 кроків для проведення благодійного онлайн-аукціону

Бренд роботодавця, командний дух та утримання цінних кадрів в умовах сьогодення – це актуальні теми, які обговорюються чи не на кожному бізнес-івенті.

В час потрясінь та економічної нестабільності компаніям досить важко підтримувати атмосферу радості та драйву. Тому внутрішні команди невтомно працюють над тим, як підвищувати градус позитивної атмосфери в колективі.

В компанії De7 Partner (IТ-компанія, яка займається впровадженням та підтримкою рішень SAP) стає гарною традицією раз на квартал проводити внутрішні благодійні аукціони для підтримки ЗСУ. В лютому ми провели наш другий Благодійний аукціон та передали кошти на два гарячі збори.

Як виявилось, такі заходи є ефективною комунікаційною платформою, яка сприяє зміцненню теплих стосунків між співробітниками.

Чому благодійність надихає та об’єднує

Компанія De7 Partner народилася напередодні війни. Практично весь цей час ми працюємо віддалено. Колеги знаходяться в різних куточках світу (Україна, Польща, Канада, Велика Британія, Азербайджан, Німеччина, Бельгія та ще ряд країн). Тому велику увагу ми приділяємо внутрішнім комунікаціям: проводимо різні онлайн заходи, розважальні конкурси, спілкуємося в робочих чатах, а за можливості – збираємося частиною колективу в київському офісі. Проте підтримувати активну комунікацію між людьми, половина з яких не мають змоги зустрітися наживо, досить важко.

Ми постійно експериментуємо з форматом внутрішніх комунікацій. І виявилося, що формат благодійного онлайн-аукціону дуже драйвить та надихає.

Гадаю, такий ефект ми отримали тому, що кожному болить війна в Україні. Щодня ми читаємо новини, донатимо, співпереживаємо, проте кожен проживає це по-своєму. І коли в темні часи ми об’єднуємося задля важливої цілі, нас переповнюють вдячність тому, хто поруч, та спільна віра в перемогу. Благодійність – це наша можливість сказати «дякую» тим, хто сьогодні стоїть на захисті країни!

Внутрішні онлайн-аукціони для збору коштів на підтримку наших захисників можуть стати одним з найефективніших способів підняття командного духу колективу.

Основні кроки з підготовки благодійного аукціону онлайн

1. Планування та конкретні цілі. Заплануйте дату аукціону заздалегідь, обміркуйте, яку суму ви хочете зібрати та куди плануєте направити зібрані кошти. Чіткі цілі допомагають залучити більше колег.

2. Корпоративні оголошення. Протягом усього періоду проведення кампанії постійно комунікуйте з вашими співробітниками. Перше оголошення про івент ми скидаємо в робочий чат та на пошту за 3 тижні до аукціону. Зазначаємо всі важливі моменти (дату заходу, суму збору, яку хочемо отримати, ідеї лотів). Пропонуємо колегам поділитися інформацією про перевірені «гарячі збори», аби наш внесок дійсно був важливим. До аукціону, щоб було цікавіше, ми не розказуємо прямо, які лоти будуть розігруватися. Лиш іноді робимо завуальовані таємничі описи, що там буде. Можна здійснювати «підігрів» оголошеннями про кількість вже зібраних лотів та агітувати додавати ще. Всього до аукціону робимо 3-4 оголошення з нагадуваннями про івент та заохоченнями взяти в ньому участь.

3. Заохочення та формування мотивації. У кожній комунікації зазначайте, чому участь в благодійному аукціоні важлива. Ми наголошуємо, що це наближає перемогу, дає можливість рятувати людські життя, говоримо, що навіть маленький внесок матиме велику вагу. Додатково ми мотивуємо наших колег за допомогою окремої системи заохочення De7 LightHouse – за активну участь в заходах компанії нараховуємо бали, які потім конвертуються в подарунки від De7 Partner.

4. Персональна комунікація. Прийдіть персонально до колег з пропозицією виставити свій лот на аукціон. Запропонуйте варіанти лотів, розкажіть, яку радість отримають колеги, обмінявшись такими «подарунками». Часто люди так надихаються запропонованими ідеями, що у відповідь пропонують щось нове й неочікуване. Після кожного аукціону я отримую повідомлення: «Наступного разу я принесу… Я згадав, що у мене є… Я вже знаю, що я зроблю/вишию/намалюю… на наступний захід!»

5. Правила участі в благодійному аукціоні. Напишіть правила участі в заході: що може бути в якості лота, який крок ставки, куди піде лот, якщо його ніхто не купить. В нашому випадку такі лоти купує компанія в корпоративний фонд подарунків. Правила можна викласти окремим оголошенням безпосередньо перед івентом, а також проговорити на початку заходу.

6. Лоти. Під час двох благодійних аукціонів ми продавали різне: в’язані хендмейд іграшки, чашки, закордонні та українські смаколики (кленовий сироп, вино, конфітюр з гострих перців, чаї), українські традиційні прикраси, екотовари для гігієни, дизайнерські сумки-шопери ручної роботи, петриківський розпис, настінні календарі-планери, кінематографічний мерч, шеврони, кераміку та декоративний посуд, кошик для пікніку, заняття з йоги, книги по саморозвитку, навіть відстріляний тубус від RPG-75 та бойовий «привіт» окупантам, написаний на бойовому дроні. В останньому аукціоні ми зробили один секретний лот від компанії De7 Partner, що викликало дуже великий інтерес та азартну боротьбу.

7 . Представлення та продаж лотів. Попросіть продавців дати якісні фото своїх лотів та цікавий опис. Часто ми робимо опис в жартівливій формі, аби додати елемент фану. Зробіть цікаву стильну презентацію, де кожен лот матиме свою сторінку зі стартовою вартістю. Під час заходу дайте продавцю можливість сказати кілька слів по свій лот, щоб додати цінності своєму продукту. Часто це цікаві теплі історії про створення лотів, про те, звідки вони, як їх можна використовувати, кому можуть бути цікавими.

8. Доставка лотів. Одразу після аукціону зробіть оголошення з простими та зрозумілими інструкціями з організації доставки лотів до покупця (у нас витрати за пересилку на себе взяла компанія). Це пересилка по Україні, а також міжнародні перевезення, щоб частина співробітників, які проживають або тимчасово знаходяться за кордоном, також отримала свої викуплені лоти.

9. Організація збору коштів. Створіть єдиний рахунок для збору донатів. Лінк на «банку» показуйте максимально часто. Інформація має бути легкодоступною як для покупців, так і для тих, хто просто хоче підтримати збір. Ми додаємо QR-код на кожну сторінку презентації з лотами й на кожне зображення в оголошеннях. Так покупці можуть одразу розрахуватися за куплений лот, а інші співробітники компанії зробити благодійний внесок в зручний для себе час.

10. Досягнення цільової суми збору. Після аукціону даємо можливість поповнювати банку ще кілька днів поспіль для тих, хто не мав можливості взяти участь в заході, не встиг щось купити чи не знайшов лот для себе. З досвіду зазначу: під час аукціону ми збільшуємо стартову вартість лотів орієнтовно вдвічі, а за рахунок донатів додається ще третина суми. Таким чином ще на етапі підготовки до благодійного аукціону ми можемо прогнозувати, яку суму нам вдасться зібрати. Звісно, щоб зібрати якомога більше, важливо мотивувати, хвалити й підбадьорювати колег. Для цього ми пишемо оголошення з проміжними результатами збору, нагадуємо, яку важливу справу ми робимо разом.

Інсайти та додаткові поради

Одразу після заходу викладіть таблицю з інформацією, хто що купив і за скільки, щоб колегам було простіше згадати, яку суму вони мають закинути «на банку».

Також можна показати проміжкові результати (сума від продажу всіх лотів) та поділитися статистикою:

Як показує досвід, великий попит мають недорогі компактні речі та смаколики.

Шалений успіх мали лоти від колег, які є громадянами Азербайджану. Колеги виставили на аукціон речі, які є частинкою їхньої культури: портвейн Ркацителі, шовкову хустину з традиційним принтом і легендами про її символи, набори чаїв, декоративну кераміку. За ці лоти відбувалась серйозна боротьба серед співробітників з України.

Нас дуже тішить, що колеги з Азербайджану ще з самого початку дуже серйозно поставились до участі в заході. Вони поділяють наші цінності та щиро підтримують народ України.

Після проведення аукціону та закриття збору позитивна атмосфера триває ще протягом кількох тижнів. Ми бачимо реакцію і вдячні відгуки тих, кому ми допомогли своїми донатами. Окрему радість і щирі емоції маємо в корпоративному чаті, коли люди викладають фотозвіти й пишуть відгуки про отримані лоти. Продавці на знак подяки часто якось по-особливому пакують свій лот, додають до посилки солодощі, якісь сюрпризи та листівки з побажаннями. Це виходять справжні подарунки від серця до серця. Ми радіємо, як діти.

В результаті люди, які працюють на різних проєктах і майже не перетинаються в повсякденному робочому житті ні онлайн, ні офлайн, починають дружити, знаходити спільні інтереси й спілкуватися просто так.

«Дуже тішить можливість разом донатити, приємно спілкуватися, а також мати річ, яка нагадуватиме про колег», – Тетяна Когут, співробітниця De7 Partner.

Це настільки надихає, що хочеться робити ще більше того, що приноситиме радість та позитив команді, а разом з тим – наближатиме перемогу.