ФОПам варто знати: які помилки електронного обігу документів можуть призвести до штрафів і зайвих податків

ФОПи, які продають товари та послуги в інтернеті, зазвичай не контактують ані з клієнтами, ані з постачальниками. І в них виникає питання – чи можуть вони обмінюватися документами також в онлайні, тобто без необхідності надсилати паперові договори, накладні й так далі, говорить податковий консультант Олександр Зарайський. Експерт пояснив, як налагодити електронний обмін документами правильно, щоби потім не сплачувати штрафи й додаткові податки.

Яких помилок ФОПам варто уникати під час електронного обміну документами з контрагентами. Фото: Depositphotos

Отже, контрагенти можуть обмінюватися електронними документами, тобто обходитися без паперових носіїв. Однак для цього, як пояснив Зарайський у новому відео на своєму YouTube-каналі, потрібно дотримуватись кількох умов.

Насамперед у договорі бажано (хоча й не обов’язково) вказати, що документообіг здійснюватиметься в електронному вигляді, й обрати єдину систему, якою користуватимуться обидві сторони, – до прикладу, «Вчасно», DubiDoc тощо. Якщо договору між контрагентами немає, тоді варто просто домовитись про ведення документообігу в одній системі.

Варто завжди пам’ятати, що будь-який правильний документ – накладна, акт приймання-передачі чи виконаних робіт – створюється в момент здійснення господарської операції, а її підтвердженням є підпис особи, що її ініціювала і провела. «Коли ми говоримо про купівлю товарів, то особою, відповідальною за цю операцію, є продавець – його підпис і має стояти в документі першим», – зазначив Зарайський і додав, що такий документ має бути підписаний у той самий день, коли його і створили.

Експерт пояснив, що більшість систем електронного документообігу фіксують не просто факт підписання документа, а й час, коли це було зроблено.

«Якщо ви, наприклад, складете накладну 5 вересня, а підпишете її і надішлете вашому покупцю 15 вересня, це може бути видно по відмітці на електронному підписі та мати значні наслідки – насамперед фіскальні ризики для покупця товарів або отримувача послуг», – зазначив експерт.

Він пояснив – у ДПС вважатимуть датою здійснення операції день підписання документів, а не їхнього створення. Якщо товар вважається складно-побутовим або належить до ризикових груп (як-от ліки, ювелірні прикраси ы так далы), то може йтися про порушення правил товарного обліку.

Читайте також: Якщо ФОП не має доходу: пояснення щодо податків, звітів і варіантів дій для підприємця

Ще один із можливих наслідків – покупець товару може перепродати його в проміжку між датами, коли було створено й підписано документи. І це трактуватиметься як продаж іншого товару, документів на який не існувало – його вартість повторно врахують у доходи.

«Якщо при цьому річні ліміти на доходи ФОПа буде перевищено, податкова зніме його з єдиного податку й нарахує податки за загальною системою оподаткування», – роз’яснив Зарайський.

Що робити, якщо специфіка бізнес-процесу така, що можливості підписати накладну в той самий день, коли її створено, просто немає? У такому випадку експерт радить піти одним із двох шляхів:

• вказувати дві дати – здійснення господарської операції і складання документів, це допускається правилами ведення бухгалтерського обліку (але первинний документ має підписуватись ЄЦП у день його створення);
• відмовитись від користування системами електронного обміну і тримати всі документи в паперовому вигляді.

«Підписали (документи – ред.) коли зручно, надіслали їх вашому контрагенту “Новою поштою” чи “Укрпоштою”, той отримав, підписав, повернув вам один примірник. У такому випадку податкова ніколи не зможе вам сказати, що ви підписали якийсь із ваших документів несвоєчасно», – підсумував Зарайський.

• Нагадаємо, раніше Олександр Зарайський пояснив, хто з ФОПів може не сплачувати ЄСВ за себе і які є нюанси.