Konica Minolta: «За 15 хвилин врятували бізнес від боргів». 3 історії, як одне IT-рішення налагодило бізнес

У березні в Суецькому каналі сів на мілину контейнеровоз Ever Given. На ньому був і вантаж від Konica Minolta – обладнання та витратні матеріали для клієнтів. Щойно все сталося, топменеджерам потрібно було терміново розібратися з наслідками: на кону були зобов’язання за чотирма тисячами контрактів.

Аби звести цифри вручну, пішло б мінімум шість годин. Але в компанії застосували IT-рішення, з яким прогнози отримали за 15 хвилин – і змогли швидко намітити план дій.

Десять років тому Konica Minolta в основному займалася технологіями для друку, а зараз компанія допомагає клієнтам глобально оптимізувати процеси: керувати документами, налаштовувати цифрові робочі місця та автоматизувати «ручну» роботу.

У партнерському матеріалі з Konica Minolta директор департаменту IT-рішень Євген Постольник розповів MC.today, як компанія перебудувала три незручні бізнес-процеси клієнтів, а ще допомогла їм заощадити час і гроші.

Прискорили пошук документів у 5 разів – тепер філії мережі «Аптека 9-1-1» відкривають швидше

Ми працюємо з мережею «Аптека 9-1-1». Компанія швидко зростає: вони відкривають кілька десятків нових аптек по всій країні щороку. Для кожної точки юристи мають скласти та підписати по 15 договорів: з орендодавцем, комунальними службами, податковою тощо. Додамо сюди ще й поточні завдання щодо наявних точок – отримаємо проблеми з нестачею часу та переробки.

Аналіз тривав кілька тижнів. Наші аналітики із секундоміром заміряли, скільки хвилин юристи витрачають на кожен етап роботи. З’ясувалося, що третина робочого часу йде пошук файлів: типових контрактів, чернеток, зразків – загалом по 20 хвилин на кожен.

Усі документи зберігалися у двох форматах: файли Word і відскановані копії паперових договорів. Але через плинність кадрів у цифровому архіві панував хаос. Юристи забували скопіювати файл у потрібну теку, частина інформації залишалася на їхніх особистих комп’ютерах або в електронній пошті. Кожен називав документи по-своєму: хтось – за ім’ям підрядника, хтось – за датою підписання. Пошук кожного документа був цілою пригодою.

Ми запропонували клієнту запровадити систему контекстного пошуку. Він працює як корпоративний Google:

• Співробітник вбиває запит, наприклад, назву компанії-підрядника.
• Сервіс шукає ці ключові слова у файлах будь-якого формату, включаючи відскановані PDF і навіть текст на зображеннях.

Юристи мережі «Аптека 9-1-1» уже приблизно рік працюють з новою системою. Завдяки нашому рішенню середній час пошуку скоротився. Тепер у компанії пошук документів в архіві займає вп’ятеро менше часу. У середньому таке рішення коштує 5–10 тис. євро.

Перевели «в цифру» погодження звітів і заяв «Агросему»

2018 року до нас звернулася аграрна компанія «Агросем». Їхні співробітники – продавці, агрономи, агрохіміки – постійно їздять полями України, але, щоб підписати авансовий звіт, заяву на відпустку чи відрядження, їм доводилося заїжджати до головного офісу замість того, щоб їхати додому. Люди витрачали багато часу на дорогу.

На такі папери припадає 90% від усіх внутрішніх документів компанії. Тож в «Агросемі» вирішили перевести їх «у цифру».

Ми допомогли компанії перейти на хмарний сервіс Microsoft 365, а потім на базі платформи Microsoft Power Automate розробили застосунок, у якому можна погоджувати та підписувати будь-який документ онлайн.

Наш сервіс працює так:

• Співробітник зі смартфона чи комп’ютера заходить на платформу Microsoft Teams. Зі списку вибирає потрібний документ – наприклад, заявку на оплату відрядження.
• Програма сама визначає, хто повинен її підписати, і надсилає йому документ.
• Спеціаліст приймає або відхиляє заявку, підписуючи її з допомогою цифрового підпису.
• Прийнята заявка автоматично потрапляє до системи обліку 1С на оплату.

Тепер співробітники «Агросему» перестали витрачати час на поїздки до офісу, а бізнес заощаджує гроші на друк документів. Вартість такого рішення залежить від масштабу компанії та кількості платформ, які потрібно «подружити» між собою – але в середньому робота може коштувати 6 тис. євро.

Автоматизували документообіг в «Інтерпайпі»

Ми вже два роки співпрацюємо з компанією «Інтерпайп» – там виготовляють сталеві труби та залізничні колеса. Бізнес має офіси та заводи в Україні, США, країнах Європи, Саудівській Аравії та Казахстані, а в штаті працює 10 тис. осіб.

Ми допомогли клієнту оцифрувати більшість процесів: створили систему управління заявками та документами. Тепер співробітники можуть оформити та погодити потрібний папір за п’ять хвилин.

Система працює так:

• Співробітник формує заявку, заповнюючи форму на порталі або в мобільному застосунку: вона генерується у файл Word і зберігається в системі в електронному вигляді. Увійти в систему можна як з комп’ютера, так і зі смартфона через корпоративну програму.

• Менеджер, який повинен обробити запит, відразу отримує повідомлення про нову заявку і може підписати її в один клік. Якщо заявка десь затрималася, то можна побачити, чому і на якому етапі. Це корисно, коли в узгодженні беруть участь кілька учасників.

• Коли заявку підписали, співробітник отримує повідомлення. А повна історія узгодження залишається в системі.

Якщо хтось із співробітників – наприклад, маркетолог – хоче створити новий процес узгодження, він звертається до IT-відділу. Налаштування триває від двох днів до двох тижнів. Зазвичай з нею легко можуть впоратися штатні IT-фахівці, але якщо їм потрібна допомога, до розробки приєднуються Konica Minolta.

Тепер співробітникам «Інтерпайпу» більше не потрібно дзвонити колегам, щоб дізнатися про статус заявки або нагадати про себе. Через мобільний застосунок вони навіть у відрядженнях можуть легко створити заявку та, наприклад, замовити авто, коли прилетіли до іншої країни. А ті, хто працює віддалено, оперативно розв’язують свої питання, не приїжджаючи до офісу.

Результат підтверджують цифри: до автоматизації середній бал за виконаними заявками був 3,5 із п’яти, а зараз – 4,7, за оцінкою працівників.

Перевели у смартфон звіти про фінансові показники Konica Minolta

Розповім про рішення, яке ми запровадили в себе. Український офіс – це частина глобального холдингу Konica Minolta, і щодня через нас проходять величезні потоки даних – про контракти, відвантаження обладнання тощо.

Працювати з ними в Excel незручно. Нам доводилося щоразу «винаходити велосипед»: робити запити до бази даних, «упаковувати» цифри у зведені таблиці – на це витрачалося по кілька годин. Замість того, щоб зосередитись на аналізі даних, ми витрачали час на рутинну роботу.

Ми вирішили автоматизувати цей процес і впровадили сервіс Power BI від Microsoft. З ним наші топменеджери бачать усі фінансові показники компанії прямо у смартфоні.

Коли в Суецькому каналі сів на мілину контейнеровоз із нашим обладнанням, у нас було приблизно 4 тис. чинних контрактів з українськими клієнтами. Більшість із них – послуги із сервісного обслуговування техніки, включаючи постачання «витратників» і ремонт. Через затримку вантажу особливо постраждали поліграфісти, які заробляють гроші завдяки цим пристроям.

Менеджерам потрібно було зрозуміти наслідки для бізнесу: який саме вантаж затримується, для кого, у які терміни він мав би окупитися. З цього можна прорахувати, скільки грошей ми втратимо, якщо він запізниться на три дні, тиждень, місяць.

Завдяки Power BI ми отримали прогнози втрати за 15 хвилин – і швидко зрозуміли, як нам реагувати.

Вартість інтеграції рішення на базі Power BI розпочнеться від 3 тис. євро. А скільки коштуватиме повне використання та підтримка рішення для іншої компанії, залежить від того, які саме дані потрібно «підтягувати» і як влаштована архітектура системи.

Розробити рішення собі виявилося навіть складніше, ніж клієнтам – побачити помилки легше з боку. Але результат завжди вартий усіх зусиль. Найприємніше в нашій роботі – бачити, як рішення Konica Minolta реально допомагають компанії заощадити гроші та час своїх співробітників.