logo

Як Asana вирішує 5 головних проблем, що гальмують вашу команду: від планування до вигорання

Как Asana решает 5 главных проблем, которые тормозят вашу команду: от планирования до выгорания

Уявімо звичайний робочий понеділок. Ви з командою зібралися, щоб розподілити завдання на тиждень – це зайняло півтори-дві години. Узгодити план з топменеджерами – ще стільки ж. Потім співробітники пару годин обговорювали деталі в чаті. Минуло пів дня – а за проєктом толком нічого не зроблено.

Творці системи з управління проєктами Asana провели дослідження і вивели п’ять основних проблем, через які співробітники даремно витрачають робочий час.

В Україні продажем і налаштуванням Asana займається компанія Cloudfresh. У партнерському матеріалі її директор з продуктів (Chief Product Officer) Віталій Сафанюк розповів MC.today, з якими проблемами стикаються компанії і як їх вирішити.

Партнер проєкту?

Проблема № 1. Організація роботи займає більше часу, ніж сама робота

Напевно у вас було таке: ви запланували на день одні завдання, але раптово від начальства прилетіло щось більш термінове. Пріоритети зміщуються, і виникає хаос.

Виталий Сафанюк, СРО в Cloudfresh

Віталій Сафанюк, СРО у Cloudfresh

Дослідження Asana показало: у такій ситуації постійно опиняються майже 88% співробітників. Замість спокійної системної роботи їм доводиться «гасити пожежі» з термінових завдань. При цьому фахівці витрачають тільки 27% часу на те, для чого їх найняли. А решту часу – вибудовують процеси.

Планувати і один робочий день, і цілі проєкти легше у спеціальних сервісах, де всі завдання та терміни показані наочно. В Asana для цього є кілька способів: список завдань, дошка, таймлайн (з англ. timeline – лінія з відмітками часу. – Прим. ред.) та календар.

список задачЩоб співробітникам не довелося нічого «гасити», краще використовувати список завдань. Він допоможе скласти план на день і чітко зрозуміти свої пріоритети. Та й керівники зможуть простежити, щоб завдання в проєкті не «горіли». Інструмент покаже, за ким вони закріплені, скільки годин займуть і в які терміни їх потрібно виконати.

Дошка виглядає як стовпці для задач різної готовності. Це дуже зручно для відділу продажів. Якщо назвати стовпці як етапи воронки – «Перший дзвоник», «Презентація» і так далі, менеджери зможуть швидко відслідковувати, скільки в компанії потенційних замовників, кому з них потрібно передзвонити, а також що і коли розповісти. А керівникові буде зрозуміло, чим зайняті його підлеглі.

Таймлайн підійде, якщо у процесі є чітка послідовність. Наприклад, креативна агенція створює рекламну кампанію. Команда вивчає конкурентів, придумує ідею, проводить знімання. Тут немає одночасних дій: усі фази проходять одна за одною. Тому хід такого проєкту зручно контролювати на таймлайні. Там відразу видно, на якому ви етапі, скільки роботи ще залишилося і чи вписується команда в терміни на кожній стадії.

А якщо робота команди зав’язана на датах і строках, їй більше підійде календар. Наприклад, SMM-фахівцям важливо розуміти, що вони публікуватимуть у соцмережах і коли. У календарі, у кожній комірці з датою, відображається назва публікації і відповідальний співробітник – усе просто й наочно.

Список
Дошка
Таймлайн
Календар

Проблема № 2. Погана координація в команді

Злагоджена робота – мрія будь-якої команди. Але в житті часто буває по-іншому: люди витрачають час на зайві розмови, ходять по колу від фахівця до іншого з одним і тим самим завданням. Аналітики Asana зазначають: на це йде понад 10% робочого часу – у середньому 4 годині 38 хвилин на тиждень.

Щоб заощадити час співробітників, в Asana розробили формы. З їх допомогою колеги можуть створювати одне для одного заявки. Наприклад, комусь потрібна допомога дизайнера – зробити макет. Він заповнює форму, вказує вимоги і терміни. Після цього заявка автоматично відлітає на дошку в дизайн-відділ.

Це швидше, ніж писати в чаті – не потрібно відволікати співробітника і витрачати час на пояснення. І завдання точно не загубиться.

Використовувати форми можна і на сайті компанії, наприклад, для клієнтської підтримки. Людина напише у форму своє запитання і номер телефону, а співробітник отримає заявку на дошку своїх завдань.

Налаштувати Asana разом із Cloudfresh

Заявка у формі і на дошці
Заявка у формі і на дошці

Проблема № 3. Співробітники постійно перемикаються між різними застосунками

Спілкуєтеся із замовником електронною поштою, обговорюєте завдання в Slack, йдете на зустріч в Zoom, а потім міняєте статус проєкту в Jira – знайома ситуація? Якщо так, ви не самотні – дослідження Asana показало, що в середньому співробітники компаній перемикаються між 10 застосунками майже 25 разів на день.

Вирішити цю проблему допомагає інтеграція Asana з іншими сервісами: застосунки Google і Microsoft, Slack, Zoom, Jira, Adobe, Tableau і так далі.

Наприклад, я працюю в пошті Gmail. Справа в мене висить панель з Google-календарем, і там же я бачу свої завдання з Asana – перемикатися між вікнами різних програм не потрібно.

Інтеграція з Gmail
Інтеграція зі Slack
Інтеграція із Zoom

З інтеграцією в Zoom починати відео можна прямо із завдання в Asana, а після зідзвону посилання на запис дзвінка зберігається в коментарях до завдання. А за допомогою зв’язки з інструментами бізнес-аналітики на кшталт Power BI або Tableau можна витягти дані з Asana і побудувати на їх основі звіт. Зручно і швидко.

Проблема № 4. Керівники грузнуть у дрібних завданнях

Не тільки звичайні співробітники витрачають час на «операційку» – менеджери страждають від цього ще більше. Вони під’єднані до всіх проєктів і постійно відволікається, щоб щось узгодити або комусь відповісти.

Аналітики Asana з’ясували: найчастіше керівників відволікають електронні листи або повідомлення в чатах (41%), на другому місці – раптові зустрічі або дзвінки з колегами (36%), на третьому – хаос із узгодженням завдань (34%). А скільки ще часу з’їдають нескінченні звіти, страшно навіть уявити. Але в Asana придумали, як вирішити всі ці проблеми.

 

Налаштувати Asana разом із Cloudfresh

Щоб менеджер не грузнув у дрібницях, а бачив загальну картину бізнесу, Asana автоматично збирає й оновлює головну інформацію про кожний проєкт. Наприклад, імена учасників, співвідношення виконаних і прострочених завдань, ключові результати. Усе це зберігається в історії проєкту: недобросовісний працівник не зможе нишком пересунути крайній термін і сказати, що так і було.

Детально контролювати хід проєкту дозволяє сторінка з інфографікою. Там можна подивитися статуси проєктів. Якщо майже всі зелені («усе в порядку»), а два – червоні («під загрозою зриву»), то відразу зрозуміло, чому приділити увагу. Немає ризиків, що керівник упустить якусь проблему.

Инфографика

Інфографіка

Для правок і погоджень теж є свій інструмент. Уявімо, що керівнику надіслали роботу дизайнера. У нього є одне зауваження – змістити логотип на банері. З Asana йому не потрібно описувати текстом, що саме потрібно змінювати. Достатньо клікнути на конкретне місце картинки або PDF-документа і створити нотатку. Ця «фішка» називається пруфінг (з англ. proofing – перевірка. – Прим. ред.).

Пруфинг

Пруфінг

А коли дизайнер поправить банер, йому не доведеться знову писати менеджеру і просити перевірити роботу. Досить відзначити керівника в картці із завданням – і він побачить повідомлення.

Проблема № 5. Вигорання співробітників

Вигорання стало дійсно важливою проблемою: Всесвітня організація охорони здоров’я офіційно визнала його хворобою. В Україні із професійним вигоранням – виснаженням через хронічний стрес, пов’язаний з роботою, уже зіткнулися 64% співробітників.

Одна з головних причин вигорання – переробки. Дослідження Asana показало, що 30% фахівців постійно затримуються на роботі, тому що не встигають доробити свої поточні завдання.

Щоб це виправити, керівникам варто відстежувати, наскільки завантаженими є підлеглі. В Asana це можна перевірити, об’єднавши кілька різних проєктів у  портфель.

Припустимо, бізнес-аналітик працює відразу з декількома командами. В інфографіці портфеля видно, скільки в нього завдань на тиждень. Якщо сумарний час їх виконання – 48 годин, а робочий час – 40, стає ясно: фахівця давно треба розвантажити.

Проєкти і навантаження співробітників у портфелі
Проєкти і навантаження співробітників у портфелі
Проєкти і навантаження співробітників у портфелі

Тут же видно, хто із працівників закриває найбільше задач, а хто зовсім не справляється.

Ще одна причина вигорання – безглузда робота. 57% фахівців не знають мети своєї компанії на рік, а 54% не розуміють, чи є важливою їхня робота. Щоб це виправити, в Asana розробили розділ «Цілі», де можна показати, до яких глобальних результатів прагне бізнес.

Керівник вносить мету – наприклад, отримати дохід $10 млн. До неї можна прописати більш конкретні підцілі:

  • зменшити витрати на 15%,
  • підвищити ефективність на 50%.

Уже до них топменеджер призначає виконавців. Щотижня вони фіксують свій прогрес.

Раздел “Цели”

Розділ «Цілі»

Так усі співробітники залишаються на одній хвилі. Кожен співробітник знає, як його особисті завдання наближають бізнес до спільної мети. А це вдвічі підвищує мотивацію працювати.

Налаштувати Asana разом із Cloudfresh

Чому Asana є такою популярною і як налаштувати її під себе

Asana – одна з найпопулярніших у світі систем з управління проєктами. Вона допомагає командам працювати на 50% ефективніше, тому її використовують у Google, Uber, Deloitte, Vodafone, Spotify, PayPal, Avon, SoftServe та інших топових компаніях.

Одна з переваг Asana в тому, що її не потрібно встановлювати на комп’ютер – вона запускається у веббраузері або через мобільний застосунок. Компанії залишається тільки налаштувати продукт під себе: вибрати відповідні шаблони і перенести в систему свої робочі процеси.

У цьому допомагаємо ми: проводимо двогодинну демонстрацію, у якій на прикладах показуємо всі основні функції Asana. Часто розбираємо із клієнтом якийсь один процес або проєкт і «заводимо» його в систему: створюємо завдання, будуємо зв’язки між ними, налаштовуємо інфографіку, прописуємо автоматизацію.

Ще ми як партнер Asana беремо на себе технічну підтримку, у тому числі робимо інтеграцію системи з іншими застосунками й API.

З нами можна оплатити підписку Asana у гривні, ми допоможемо підписати договір і оформити всі супровідні бухгалтерські документи. А ще ми пропонуємо спеціальні ціни і знижки.

Партнер проєкту?

Представим обычный рабочий понедельник. Вы с командой собрались, чтобы распределить задачи на неделю – это заняло полтора-два часа. Согласовать план с топ-менеджерами – еще столько же. Потом сотрудники пару часов обсуждали детали в чате. Прошло полдня – а по проекту толком ничего не сделано.

Создатели системы по управлению проектами Asana провели исследование и вывели пять основных проблем, из-за которых сотрудники впустую тратят рабочее время.

В Украине продажей и настройкой Asana занимается компания Cloudfresh. В партнерском материале ее директор по продуктам (Chief Product Officer) Виталий Сафанюк рассказал MC.today, с какими проблемами сталкиваются компании и как их решить.

Партнер проекта?

Проблема № 1. Организация работы занимает больше времени, чем сама работа

Наверняка у вас было такое: вы запланировали на день одни задачи, но внезапно от начальства прилетело что-то более срочное. Приоритеты смещаются и возникает хаос.

Виталий Сафанюк, СРО в Cloudfresh

Виталий Сафанюк, СРО в Cloudfresh

Исследование Asana показало: в такой ситуации постоянно оказываются почти 88% сотрудников. Вместо спокойной системной работы им приходится «тушить пожары» из срочных задач. При этом специалисты тратят только 27% времени на то, для чего их наняли. А остальное время – выстраивают процессы.

Планировать и один рабочий день, и целые проекты легче в специальных сервисах, где все задачи и сроки показаны наглядно. В Asana для этого есть несколько способов: список задач, доска, таймлайн (с англ. timeline – линия с отметками времени – Прим. ред.) и календарь.

список задачЧтобы сотрудникам не пришлось ничего «тушить», лучше использовать список задач. Он поможет составить план на день и четко понять свои приоритеты. Да и руководители смогут проследить, чтобы задачи в проекте не «горели». Инструмент покажет, за кем они закреплены, сколько часов займут, и в какие сроки их нужно выполнить.

Доска выглядит как столбцы для задач разной готовности. Это очень удобно для отдела продаж. Если назвать столбцы как этапы воронки – «Первый звонок», «Презентация» и так далее – менеджеры смогут быстро отслеживать, сколько у компании потенциальных заказчиков, кому из них нужно перезвонить, а также что и когда рассказать. А руководителю будет понятно, чем заняты его подчиненные.

Таймлайн подойдет, если в процессе есть четкая последовательность. Например, креативное агентство создает рекламную кампанию. Команда изучает конкурентов, придумывает идею, проводит съемки. Здесь нет одновременных действий: все фазы проходят одна за другой. Поэтому ход такого проекта удобно контролировать на таймлайне. Там сразу видно, на каком вы этапе, сколько работы еще осталось и вписывается ли команда в сроки на каждой стадии.

А если работа команды завязана на датах и сроках, ей больше подойдет календарь. Например, SMM-специалистам важно понимать, что они будут публиковать в соцсетях и когда. В календаре, в каждой ячейке с датой, отображается название публикации и ответственный сотрудник – все просто и наглядно.

Список
Дошка
Таймлайн
Календар

Проблема № 2. Плохая координация в команде

Слаженная работа – мечта любой команды. Но в жизни часто бывает по-другому: люди тратят время на лишние разговоры, ходят по кругу – от специалиста к другому – с одной и той же задачей. Аналитики Asana отмечают: на это уходит более 10% рабочего времени – в среднем 4 часа 38 минут в неделю.

Чтобы сэкономить время сотрудников, в Asana разработали формы. С их помощью коллеги могут создавать друг для друга заявки. Например, кому-то нужна помощь дизайнера – сделать макет. Он заполняет форму, указывает требования и сроки. После этого заявка автоматически улетает на доску в дизайн-отдел.

Это быстрее, чем писать в чате – не нужно отвлекать сотрудника и тратить время на объяснения. И задача точно не потеряется.

Использовать формы можно и на сайте компании, например, для клиентской поддержки. Человек напишет в форму свой вопрос и номер телефона, а сотрудник – получит заявку на доску своих задач.

Настроить Asana вместе с Cloudfresh

Заявка у формі і на дошці
Заявка у формі і на дошці

Проблема № 3. Сотрудники постоянно переключаются между разными приложениями

Переписываетесь с заказчиком по электронной почте, обсуждаете задачи в Slack, идете на встречу в Zoom, а потом меняете статус проекта в Jira – знакомая ситуация? Если да, вы не одиноки – исследование Asana показало, что в среднем сотрудники компаний переключаются между 10 приложениями около 25 раз в день.

Решить эту проблему помогает интеграция Asana с другими сервисами: приложения Google и Microsoft, Slack, Zoom, Jira, Adobe, Tableau и так далее.

К примеру, я работаю в почте Gmail. Справа у меня висит панель с Google-календарем, и там же я вижу свои задачи из Asana – переключаться между окнами разных программ не нужно.

Інтеграція з Gmail
Інтеграція зі Slack
Інтеграція із Zoom

С интеграцией в Zoom начать видеоконференцию можно прямо из задачи в Asana, а после созвона ссылка на запись звонка сохраняется в комментариях к задаче. А с помощью связки с инструментами бизнес-аналитики вроде Power BI или Tableau можно извлечь данные из Asana и построить на их основе отчет. Удобно и быстро.

Проблема № 4. Руководители вязнут в мелких задачах

Не только обычные сотрудники тратят время на “операционку” – менеджеры страдают от этого еще больше. Они включены во все проекты и постоянно отвлекается, чтобы что-то согласовать или кому-то ответить.

Аналитики Asana выяснили: чаще всего руководителей отвлекают электронные письма или сообщения в чатах (41%), на втором месте – внезапные встречи или звонки с коллегами (36%), на третьем – хаос с согласованием задач (34%). А сколько еще времени съедают бесконечные отчеты – страшно даже представить. Но в Asana придумали, как решить все эти проблемы.

 

Настроить Asana вместе с Cloudfresh

Чтобы менеджер не вязнул в мелочах, а видел общую картину бизнеса, Asana автоматически собирает и обновляет главную информацию о каждом проекте. Например, имена участников, соотношение выполненных и просроченных задач, ключевые результаты. Все это сохраняется в истории проекта: недобросовестный сотрудник не сможет втихомолку передвинуть крайний сроки и сказать, что так и было.

Детально контролировать ход проекта позволяет страница с инфографикой. Там можно посмотреть статусы проектов. Если почти все – зеленые («все в порядке»), а два – красные («под угрозой срыва»), то сразу понятно, чему уделить внимание. Нет рисков, что руководитель упустит какую-то проблему.

Инфографика

Инфографика

Для правок и согласований тоже есть свой инструмент. Представим, что руководителю прислали работу дизайнера. У него есть одно замечание – сдвинуть логотип на баннере. С Asana ему не нужно описывать текстом, что именно нужно менять. Достаточно кликнуть на конкретное место картинки или PDF-документа и создать заметку. Эта «фишка» называется пруфинг (с англ. proofing – проверка – Прим. ред.).

Пруфинг

Пруфинг

А когда дизайнер поправит банер, ему не придется снова писать менеджеру и просить проверить работу. Достаточно отметить руководителя в карточке с задачей – и он увидит уведомление.

Проблема № 5. Выгорание сотрудников

Выгорание стало действительно важной проблемой: Всемирная организация здравоохранения официально признала его болезнью. В Украине с профессиональным выгоранием – истощением из-за хронического стресса, связанного с работой, уже столкнулись 64% сотрудников.

Одна из главных причин выгорания – переработки. Исследование Asana показало, что 30% специалистов постоянно задерживаются на работе, потому что не успевают доделать свои текущие задачи.

Чтобы это исправить, руководителям стоит отслеживать, насколько загружены подчиненные. В Asana это можно проверить, объединив несколько разных проектов в портфель.

Допустим, бизнес-аналитик работает сразу с несколькими командами. В инфографике портфеля видно, сколько у него задач на неделю. Если суммарное время их выполнения – 48 часов, а рабочее время – 40, становится ясно: специалиста давно пора разгрузить.

Проєкти і навантаження співробітників у портфелі
Проєкти і навантаження співробітників у портфелі
Проєкти і навантаження співробітників у портфелі

Тут же видно, кто из сотрудников закрывает больше всего задач, а кто совсем не справляется.

Еще одна причина выгорания – бессмысленная работа. 57% специалистов не знают цели своей компании на год, а 54% – не понимают, важна ли их работа. Чтобы это исправить, в Asana разработали раздел «Цели», где можно показать, к каким глобальным результатам стремится бизнес.

Руководитель вносит цель – например, получить доход $10 млн. К ней можно прописать более конкретные подцели:

  • уменьшить затраты на 15%,
  • повысить эффективность на 50%.

Уже к ним топ-менеджер назначает исполнителей. Каждую неделю они фиксируют свой прогресс.

Раздел “Цели”

Раздел “Цели”

Так все сотрудники остаются на одной волне. Каждый сотрудник знает, как его частные задачи приближают бизнес к общей цели. А это вдвое повышает мотивацию к работе.

Настроить Asana вместе с Cloudfresh

Почему Asana так популярна и как настроить ее под себя

Asana – одна из самых популярных в мире систем по управлению проектами. Она помогает командам работать на 50% эффективнее, поэтому ее используют в Google, Uber, Deloitte, Vodafone, Spotify, PayPal, Avon, SoftServe и других топовых компаниях.

Одно из преимуществ Asana в том, что ее не нужно устанавливать на компьютер – она запускается в веб-браузере или через мобильное приложение. Компании остается только настроить продукт под себя: выбрать подходящие шаблоны и перенести в систему свои рабочие процессы.

В этом помогаем мы: проводим двухчасовую демонстрацию, в которой на примерах показываем все основные функции Asana. Часто разбираем с клиентом какой-то один процесс или проект и «заводим» его в систему: создаем задачи, строим связи между ними, настраиваем инфографику, прописываем автоматизацию.

Еще мы, как партнер Asana, берем на себя техподдержку, в том числе делаем интеграцию системы с другими приложениями и API.

С нами можно оплатить подписку Asana в гривне, мы поможем подписать договор и оформить все сопроводительные бухгалтерские документы. А еще мы предлагаем специальные цены и скидки.

Партнер проекта?

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: