Як Asana вирішує 5 головних проблем, що гальмують вашу команду: від планування до вигорання

Уявімо звичайний робочий понеділок. Ви з командою зібралися, щоб розподілити завдання на тиждень – це зайняло півтори-дві години. Узгодити план з топменеджерами – ще стільки ж. Потім співробітники пару годин обговорювали деталі в чаті. Минуло пів дня – а за проєктом толком нічого не зроблено.

Творці системи з управління проєктами Asana провели дослідження і вивели п’ять основних проблем, через які співробітники даремно витрачають робочий час.

В Україні продажем і налаштуванням Asana займається компанія Cloudfresh. У партнерському матеріалі її директор з продуктів (Chief Product Officer) Віталій Сафанюк розповів MC.today, з якими проблемами стикаються компанії і як їх вирішити.

Проблема № 1. Організація роботи займає більше часу, ніж сама робота

Напевно у вас було таке: ви запланували на день одні завдання, але раптово від начальства прилетіло щось більш термінове. Пріоритети зміщуються, і виникає хаос.

Дослідження Asana показало: у такій ситуації постійно опиняються майже 88% співробітників. Замість спокійної системної роботи їм доводиться «гасити пожежі» з термінових завдань. При цьому фахівці витрачають тільки 27% часу на те, для чого їх найняли. А решту часу – вибудовують процеси.

Планувати і один робочий день, і цілі проєкти легше у спеціальних сервісах, де всі завдання та терміни показані наочно. В Asana для цього є кілька способів: список завдань, дошка, таймлайн (з англ. timeline – лінія з відмітками часу. – Прим. ред.) та календар.

Щоб співробітникам не довелося нічого «гасити», краще використовувати список завдань. Він допоможе скласти план на день і чітко зрозуміти свої пріоритети. Та й керівники зможуть простежити, щоб завдання в проєкті не «горіли». Інструмент покаже, за ким вони закріплені, скільки годин займуть і в які терміни їх потрібно виконати.

Дошка виглядає як стовпці для задач різної готовності. Це дуже зручно для відділу продажів. Якщо назвати стовпці як етапи воронки – «Перший дзвоник», «Презентація» і так далі, менеджери зможуть швидко відслідковувати, скільки в компанії потенційних замовників, кому з них потрібно передзвонити, а також що і коли розповісти. А керівникові буде зрозуміло, чим зайняті його підлеглі.

Таймлайн підійде, якщо у процесі є чітка послідовність. Наприклад, креативна агенція створює рекламну кампанію. Команда вивчає конкурентів, придумує ідею, проводить знімання. Тут немає одночасних дій: усі фази проходять одна за одною. Тому хід такого проєкту зручно контролювати на таймлайні. Там відразу видно, на якому ви етапі, скільки роботи ще залишилося і чи вписується команда в терміни на кожній стадії.

А якщо робота команди зав’язана на датах і строках, їй більше підійде календар. Наприклад, SMM-фахівцям важливо розуміти, що вони публікуватимуть у соцмережах і коли. У календарі, у кожній комірці з датою, відображається назва публікації і відповідальний співробітник – усе просто й наочно.

Проблема № 2. Погана координація в команді

Злагоджена робота – мрія будь-якої команди. Але в житті часто буває по-іншому: люди витрачають час на зайві розмови, ходять по колу від фахівця до іншого з одним і тим самим завданням. Аналітики Asana зазначають: на це йде понад 10% робочого часу – у середньому 4 годині 38 хвилин на тиждень.

Щоб заощадити час співробітників, в Asana розробили формы. З їх допомогою колеги можуть створювати одне для одного заявки. Наприклад, комусь потрібна допомога дизайнера – зробити макет. Він заповнює форму, вказує вимоги і терміни. Після цього заявка автоматично відлітає на дошку в дизайн-відділ.

Це швидше, ніж писати в чаті – не потрібно відволікати співробітника і витрачати час на пояснення. І завдання точно не загубиться.

Використовувати форми можна і на сайті компанії, наприклад, для клієнтської підтримки. Людина напише у форму своє запитання і номер телефону, а співробітник отримає заявку на дошку своїх завдань.

Налаштувати Asana разом із Cloudfresh

Проблема № 3. Співробітники постійно перемикаються між різними застосунками

Спілкуєтеся із замовником електронною поштою, обговорюєте завдання в Slack, йдете на зустріч в Zoom, а потім міняєте статус проєкту в Jira – знайома ситуація? Якщо так, ви не самотні – дослідження Asana показало, що в середньому співробітники компаній перемикаються між 10 застосунками майже 25 разів на день.

Вирішити цю проблему допомагає інтеграція Asana з іншими сервісами: застосунки Google і Microsoft, Slack, Zoom, Jira, Adobe, Tableau і так далі.

Наприклад, я працюю в пошті Gmail. Справа в мене висить панель з Google-календарем, і там же я бачу свої завдання з Asana – перемикатися між вікнами різних програм не потрібно.

З інтеграцією в Zoom починати відео можна прямо із завдання в Asana, а після зідзвону посилання на запис дзвінка зберігається в коментарях до завдання. А за допомогою зв’язки з інструментами бізнес-аналітики на кшталт Power BI або Tableau можна витягти дані з Asana і побудувати на їх основі звіт. Зручно і швидко.

Проблема № 4. Керівники грузнуть у дрібних завданнях

Не тільки звичайні співробітники витрачають час на «операційку» – менеджери страждають від цього ще більше. Вони під’єднані до всіх проєктів і постійно відволікається, щоб щось узгодити або комусь відповісти.

Аналітики Asana з’ясували: найчастіше керівників відволікають електронні листи або повідомлення в чатах (41%), на другому місці – раптові зустрічі або дзвінки з колегами (36%), на третьому – хаос із узгодженням завдань (34%). А скільки ще часу з’їдають нескінченні звіти, страшно навіть уявити. Але в Asana придумали, як вирішити всі ці проблеми.

 

Налаштувати Asana разом із Cloudfresh

Щоб менеджер не грузнув у дрібницях, а бачив загальну картину бізнесу, Asana автоматично збирає й оновлює головну інформацію про кожний проєкт. Наприклад, імена учасників, співвідношення виконаних і прострочених завдань, ключові результати. Усе це зберігається в історії проєкту: недобросовісний працівник не зможе нишком пересунути крайній термін і сказати, що так і було.

Детально контролювати хід проєкту дозволяє сторінка з інфографікою. Там можна подивитися статуси проєктів. Якщо майже всі зелені («усе в порядку»), а два – червоні («під загрозою зриву»), то відразу зрозуміло, чому приділити увагу. Немає ризиків, що керівник упустить якусь проблему.

Для правок і погоджень теж є свій інструмент. Уявімо, що керівнику надіслали роботу дизайнера. У нього є одне зауваження – змістити логотип на банері. З Asana йому не потрібно описувати текстом, що саме потрібно змінювати. Достатньо клікнути на конкретне місце картинки або PDF-документа і створити нотатку. Ця «фішка» називається пруфінг (з англ. proofing – перевірка. – Прим. ред.).

А коли дизайнер поправить банер, йому не доведеться знову писати менеджеру і просити перевірити роботу. Досить відзначити керівника в картці із завданням – і він побачить повідомлення.

Проблема № 5. Вигорання співробітників

Вигорання стало дійсно важливою проблемою: Всесвітня організація охорони здоров’я офіційно визнала його хворобою. В Україні із професійним вигоранням – виснаженням через хронічний стрес, пов’язаний з роботою, уже зіткнулися 64% співробітників.

Одна з головних причин вигорання – переробки. Дослідження Asana показало, що 30% фахівців постійно затримуються на роботі, тому що не встигають доробити свої поточні завдання.

Щоб це виправити, керівникам варто відстежувати, наскільки завантаженими є підлеглі. В Asana це можна перевірити, об’єднавши кілька різних проєктів у  портфель.

Припустимо, бізнес-аналітик працює відразу з декількома командами. В інфографіці портфеля видно, скільки в нього завдань на тиждень. Якщо сумарний час їх виконання – 48 годин, а робочий час – 40, стає ясно: фахівця давно треба розвантажити.

Тут же видно, хто із працівників закриває найбільше задач, а хто зовсім не справляється.

Ще одна причина вигорання – безглузда робота. 57% фахівців не знають мети своєї компанії на рік, а 54% не розуміють, чи є важливою їхня робота. Щоб це виправити, в Asana розробили розділ «Цілі», де можна показати, до яких глобальних результатів прагне бізнес.

Керівник вносить мету – наприклад, отримати дохід $10 млн. До неї можна прописати більш конкретні підцілі:

• зменшити витрати на 15%,
• підвищити ефективність на 50%.

Уже до них топменеджер призначає виконавців. Щотижня вони фіксують свій прогрес.

Так усі співробітники залишаються на одній хвилі. Кожен співробітник знає, як його особисті завдання наближають бізнес до спільної мети. А це вдвічі підвищує мотивацію працювати.

Налаштувати Asana разом із Cloudfresh

Чому Asana є такою популярною і як налаштувати її під себе

Asana – одна з найпопулярніших у світі систем з управління проєктами. Вона допомагає командам працювати на 50% ефективніше, тому її використовують у Google, Uber, Deloitte, Vodafone, Spotify, PayPal, Avon, SoftServe та інших топових компаніях.

Одна з переваг Asana в тому, що її не потрібно встановлювати на комп’ютер – вона запускається у веббраузері або через мобільний застосунок. Компанії залишається тільки налаштувати продукт під себе: вибрати відповідні шаблони і перенести в систему свої робочі процеси.

У цьому допомагаємо ми: проводимо двогодинну демонстрацію, у якій на прикладах показуємо всі основні функції Asana. Часто розбираємо із клієнтом якийсь один процес або проєкт і «заводимо» його в систему: створюємо завдання, будуємо зв’язки між ними, налаштовуємо інфографіку, прописуємо автоматизацію.

Ще ми як партнер Asana беремо на себе технічну підтримку, у тому числі робимо інтеграцію системи з іншими застосунками й API.

З нами можна оплатити підписку Asana у гривні, ми допоможемо підписати договір і оформити всі супровідні бухгалтерські документи. А ще ми пропонуємо спеціальні ціни і знижки.