«Заощадимо на HR до $2 млн». Як «Метінвест» і «Фармак» надихають команду досягати цілей

SAP SucсessFactors – система для управління співробітниками. Вона автоматизує всі HR-процеси: від пошуку та найму до оцінки та розвитку членів команди. Систему вже використовують 120 млн осіб із 7000 компаній по всьому світу.

У спецпроєкті з IT-компанією SAP редакція MC.today розпитала фахівців «Метинвест» і «Фармак», як SucsessFactors допомогла їм заощадити бюджет і час HR-фахівців й керівників, а також мотивувати співробітників.

Як працює і що собою являє SuccessFactors

SuccessFactors користуються понад 7 тис. компаній у світі: від невеликих пекарень і держустанов до атомних електростанцій. Система складається з основної частини, кадрового обліку, і шести модулів з управління талантами. Вони охоплюють весь «життєвий цикл» співробітника: пошук, рекрутинг, адаптацію новачка, навчання, управління цілями й оцінку, а також управління кар’єрою.

Платформа містить майже 2000 аналітичних HR-метрик. Панель з будь-яким показником, наприклад зростанням числа співробітників, можна вивести на головну сторінку.

«Ми це називаємо “прибирати машину з людини”, – каже Едіта Камінскайте, керівниця підрозділу SAP, що відповідає за бізнес-розвиток SuccessFactors у Центральній і Східній Європі. – Система скорочує число рутинних операцій, кількість ручної роботи, звільняючи час і мозок ейчара для спілкування зі співробітниками і їхнього розвитку».

Простий приклад: рекрутери можуть витрачати дні, щоб розмістити нові вакансії на різних порталах і відключити неактуальні. SuccessFactors дозволяє робити це автоматично.

Бізнес може почати з модуля, який для нього у пріоритеті. Гнучкість – головна «фішка» SuccessFactors. Аналітичну панель можна налаштувати в залежності від цілей компанії і завдань конкретного співробітника. Наприклад, працівники можуть бачити оцінки та завдання один одного і статистику ефективності всієї компанії.

Клієнт купує підписку на користування системою, найчастіше на три роки, і домовляється з експертами з консалтингу, щоб ті налаштували SuccessFactors під його потреби. Зазвичай на впровадження, тестування та запуск, у залежності від модуля і складності бізнес-процесів, йде від двох до шести місяців.

Чому вести справи співробітників у «цифрі» зручніше й ефективніше, ніж на папері

«Фармак» – лідер фармацевтичного ринку України із часткою 6% і найбільший експортер лікарських засобів. На внутрішньому ринку, за даними Proxima Research, виробник лідирує вже десять років. Продукцію «Фармак» продають у більш ніж 20 країнах.

Ще 2014 року в компанії почали впроваджувати два HR-процеси: оцінку співробітників за ключовими показниками ефективності (KPI) та оцінку за компетенціями – корпоративними і управлінськими. Кожного з 2100 співробітників оцінювали раз на квартал по KPI і один раз на рік за корпоративними компетенціями, а керівників – додатково за управлінськими. «Усі ці процеси забирали багато часу в команди, керівників і фахівців HR-дирекції й ускладнювалися нескінченними погодженнями в паперовому й електронному вигляді», – розповідає Вікторія Кондрашихіна, директорка з персоналу компанії «Фармак».

У 2017-му процеси вирішили автоматизувати. На той момент в компанії працювали вже 2,5 тис. осіб. У «Фармак» вивчили кілька IT-продуктів і вибрали хмарну платформу SuccessFactors. При виборі орієнтувалися на кілька факторів: чи охоплює система всі HR-процеси, як швидко її можна впровадити, наскільки вона безпечна, багатофункціональна та надійна. До того ж з 2012 року в компанії використовують ERP-систему (систему управління підприємством. – Прим. ред.) від SAP.

«Після впровадження системи постановка цілей та оцінка їх виконання і щорічна оцінка за компетенціями стали займати у два рази менше часу: два місяці замість чотирьох. А також на 95% скоротився час на пошук і збір інформації для прийняття зважених управлінських рішень», – ділиться Вікторія Кондрашихіна.

Ще один приклад успішного впровадження SuccessFactors – проєкт із групою «Метінвест». Це міжнародна металургійна компанія і один з найбільших в Україні роботодавців з більш ніж 80 тис. співробітників.

«Метінвест» уже кілька років проводить активну цифрову трансформацію HR-процесів. Автоматизація повинна серед іншого допомогти бізнесу залучити молоді таланти. «Робота в металургії – малоприваблива для молоді. Ми автоматизуємо процеси, щоб компанія була сучасною та інноваційною в її очах», – пояснює Юлія Ряховська, директорка департаменту підтримки бізнесу «Метінвест».

За її словами, SuccessFactors – одне з найкращих рішень на ринку: «Ми з IТ-партнером, “Метінвест Діджитал”, вибрали його, оскільки платформа підтримує весь шлях просування та розвитку працівників». Система працює на двох металургійних заводах, трьох гірничозбагачувальних комбінатах, коксохімічних підприємствах, підприємстві продажів і в керівній компанії.

Як правильно ставити цілі

За спостереженнями експертки SAP, українські компанії зазвичай зосереджені на управлінні цілями й оцінці співробітників. «Це модулі, які можна запустити за лічені місяці й отримати від них вигоду вже першого року», – розповідає Едіта Камінскайте.

«Фармак» запустив два модулі: «Управління ефективністю та цілями» і «Кар’єрне зростання». Вибір був невипадковим. «Наш співробітник – це комбінація професіоналізму, ефективності та бажання працювати на результат. Усіх нас об’єднують такі риси, як відповідальність, розуміння та застосування цінностей компанії, орієнтація на навчання й розвиток», – пояснює Вікторія Кондрашихіна.

За словами директорки з персоналу, впроваджені модулі дозволили автоматизувати найважливіші та найбільш трудомісткі HR-процеси: постановку й оцінку виконання цілей, оцінку за компетенціями, складання індивідуальних планів розвитку та формування кадрового резерву.

Після цього процес постановки цілей став прозорим і зрозумілим: кожен співробітник бачить, як виконання його цілей впливає на результати підрозділу та досягнення глобальних цілей компанії.

«Ми орієнтуємося на стратегічні цілі бізнесу. Кожна мета каскадується від топменеджерів до керівників структурних підрозділів, а ті спускають їх своїй команді», – зазначає Вікторія Кондрашихіна.

У «Метінвест» теж запустили модуль «Управління ефективністю та цілями». Співробітник компанії в залежності від своєї посади та системи оцінки може ставити місячні, квартальні чи річні цілі, проводити самооцінку, а керівник – підтверджувати цілі й оцінювати співробітника.

Велика частина співробітників групи працює на виробництві і не використовує комп’ютери. Вони можуть заходити в систему SuccessFactors із особистих смартфонів і планшетів через вебінтерфейс. Посилання на вхід в систему запам’ятовувати і зберігати не потрібно – його завжди можна запитати в чат-бота MetinvestHR .

За словами Едіти Камінскайте, цілі повинні бути конкретні, вимірні, досяжні і своєчасні. Вони можуть бути пов’язані з поточними завданнями, навчанням, кар’єрним зростанням чи особистим розвитком.

У SuccessFactors є окремий модуль «Управління наступністю та розвитком». У ньому до досягнення цілей можна прикріпити план навчання і простежити за прогресом. «Система може проаналізувати, скільки навчальних відео чи сторінок PDF-документа переглянула людина, наскільки успішно вона пройшла тестування», – наводить приклад експертка SAP.

Це важливо для таких компаній, як «Фармак», де постійний розвиток співробітників і можливість кар’єрного зростання – частина корпоративної культури. У компанії є програми розвитку менеджерів різних рівнів і кадрового резерву на управлінські позиції. Працює також програма Soft skills training Farmak: будь-який співробітник, у якого є експертиза та навички в якійсь галузі, передає їх колегам. Фахівці «Фармак» регулярно проходять навчання в Україні та за кордоном. Наприклад, в 2019-му 58 співробітників побували на практиці в Чехії, Данії, Німеччини, Австрії та Іспанії.

Результати всіх цих заходів вражають. «Протягом останніх двох років понад 80% керівних посад ми закриваємо внутрішнім резервом», – ділиться Вікторія Кондрашихіна.

Чому важлива не тільки оцінка

Оцінка ефективності співробітників – важливий елемент у системі управління персоналом «Метінвест». Її проводять щороку. За результатами можуть підвищити зарплату, зарахувати працівника до кадрового резерву компанії, виплатити йому бонуси або запропонувати більш високу посаду.

Окрім цього, для такої великої міжнародної компанії, як «Метінвест», система SuccessFactors – це інструмент каскадування стратегічних цілей до кожного співробітника.

Завдяки системі керівник може не тільки оцінювати виконання цілей, а й відстежувати, як виконуються завдання.

«При оцінці ефективності за минулий період результати вже не змінити. А якщо використовувати інструменти постійного зв’язку, менеджер може вчасно щось скорегувати, щоб людина досягла мети, наприклад, відправити на навчання, пообіцяти бонус за виконання завдань», – підкреслює Едіта Камінскайте.

Є компанії, де взагалі відходять від річної оцінки колег. SAP – одна з них. Замість цього співробітники регулярно спілкуються зі своїми керівниками й обговорюють, як вони просуваються до мети і що можна поліпшити.

На думку Едіти Камінскайте, компанія, яка проводить оцінку, повинна зрозуміти, що робити із цією інформацією далі. «Ставити запитання, оцінювати і потім із цим нічого не робити – гірше, ніж узагалі не оцінювати, – говорить експертка SAP. – Коли співробітники витрачають багато часу на звіт про роботу, але в них немає відчуття, що керівництво їх почуло, це погано позначається на мотивації».

Це добре розуміють у «Метінвест». У найближчих планах компанії – впровадити модулі «Кар’єрне зростання» й «Навчання та розвиток». А потім тиражувати рішення і процеси на інші підприємства групи.

Як SuccessFactors допомагає заощадити

Із SuccessFactors уже працюють майже 49 тис. співробітників групи «Метінвест». Майже 80% з них проходять оцінку в електронному вигляді. Постановка цілей та оцінка результатів зараз займає на 52% менше часу, ніж було до впровадження системи. А фахівці HR-підрозділів, які адмініструють ці процеси, витрачають на чверть менше часу.

За словами Юлії Рахівської, за п’ять років на підприємствах, де автоматизували процес постановки цілей та оцінки, планують заощадити близько $2 млн. «Це тільки половина від загальної чисельності компанії, тому потенціал великий», – зазначає директорка департаменту підтримки бізнесу «Метінвест».

Едіта Камінскайте каже, що найбільше користі від SuccessFactors отримують компанії, у яких понад 1000 співробітників. У цьому випадку вкладення в систему, як правило, окупаються протягом 3–5 років – завдяки автоматизації процесів, підвищення ефективності і продуктивності команди.

Крім того, SuccessFactors зменшує ризик штрафів. Наприклад, на виробництві система нагадає співробітникам здати тести з техніки безпеки.

Экспертка SAP підкреслює, що платформа сама по собі всі проблеми в бізнесі не вирішить. «Якщо в компанії є системні проблеми з управлінням, прозорістю або мотивацією співробітників, то будь-яка технологія – це лише пластир, яким можна тимчасово заклеїти рану, – каже Едіта Камінскайте. – SuccessFactors – це інструмент для керівників, які розуміють, що люди – головний актив будь-якого бізнесу, і знають, чого вони хочуть домогтися в управлінні».

Навіщо вашому бізнесу HR-транcформація, як побудувати навчання співробітників у нових реаліях, як добробут окремих співробітників і всієї команди посилює мотивацію та підвищує ефективність роботи – ці та інші теми обговорили на онлайн-заході Human Experience Live. Отримати безкоштовний доступ до всіх виступів експертів можна за посиланням.

 

Над текстом працювали Тетяна Гонченко і Лариса Кузора