Ви будете бачити всі ресурси та процеси компанії в цьому додатку. Як це допоможе уникати рутини

Vymex – українська продуктова IT-компанія, заснована в Києві 2019 року. Її команда розробляє мобільний застосунок, який допомагає малому та середньому бізнесу ефективно управляти ресурсами і внутрішніми процесами компанії.

У партнерському матеріалі MC.today директор з маркетингу компанії Vymex Володимир Юхименко розповідає, як платформа допомагає власникові економити час і гроші.

Чому старі системи себе зжили

Старі системи для управління ресурсами в компаніях давно себе зжили. В основному вони будуються на людях, які під себе вибудовують ланцюжок і структуру роботи всередині компанії. Але коли одна з ланок не спрацьовує, цей ланцюжок руйнується.

Наприклад, звільняється керівник відділу маркетингу і забирає із собою матеріали щодо підбору і співпраці із ключовими підрядниками, стратегічну документацію на кшталт PR-стратегії, медіапланування тощо. У таких ситуаціях, як ця, можна легко втратити ресурси – і тимчасові, і фінансові, і людські.

Наша компанія розробляє мобільний застосунок для управління ресурсами і процесами, який допомагає бізнесу контролювати результати і всієї компанії, і відділів, і співробітників.

Vymex позбавляє користувачів від зайвих рутинних процесів: наприклад, від управління відділами, побудови планів і прогнозів, інвентаризації та іншого. Крім того, не доведеться довго вводити в курс справ новачка, оскільки вся необхідна інформація вже буде в системі. Усе це дозволяє власнику бізнесу сфокусуватися на головних цілях.

Є кілька компаній у світі, які фундаментально змінювали методи отримання результатів у своїх сферах: Uber, Booking, iPhone і Revolut. Усі їхні продукти – не спроба поліпшити щось, а повний перегляд принципів роботи. Наша технологія – подібний крок, але тільки у випадку з бізнесом.

Як з Vymex можна вибудувати структуру компанії

Наведу як приклад стандартний бізнес. Коли компанію розширюють, то з’являються додаткові відділи – наприклад, маркетинговий і відділ продажів. Функціонал стає складнішим, а кількість людей зростає.

Тоді бізнес стикається із труднощами, які не вирішити, просто збільшивши обсяги продажів або виторг. Часто на такому етапі не впорядкована структура компанії і немає комунікації, наприклад, між маркетологами і продавцями. Інструменти, які допомагали б вести облік завдань, часто не синхронізовані між собою, а отже, і між відділами. Усе це призводить до хаосу в корпоративних процесах. Така ситуація може спричинити зменшення прибутковості аж до закриття. Тільки 10% усіх компаній на цьому етапі залишаються на плаву.

У таких випадках більшість купує ERP-систему (стратегія, яка допомагає планувати ресурси компанії. – Прим. ред.), яка підсилює структуру бізнесу і захищає його дані. ERP-фахівці проводять масштабний аудит і беруть за це великі гроші – залежно від розміру компанії сума може сягати декількох сотень тисяч доларів. Звичайно, бізнесу така перевірка дасть більше пов’язаних процесів всередині компанії: від прибирання офісу до продажу частки компанії.

При цьому частину обов’язків на себе бере фахівець з ERP, і будь-яку зміна йому потрібно оплачувати додатково. Повноцінні ERP-системи не доступні мікро- та малому бізнесу, тому що в них немає великих бюджетів і таких об’ємних процесів, які знадобиться «пов’язувати».

Принцип Vymex: будуємо компанію зі структурних одиниць

Метод, який Vymex застосовує і на якому будує мобільний застосунок, робить процеси прозорими, а комунікацію між відділами і людьми зручною. Наша система побудована за принципом фракталу. Один результат дробиться на тисячі дрібних.

Будь-яка компанія будується зі структурних одиниць. Візьмемо відділ продажів, на чолі якого знаходиться структурна одиниця – керівник відділу продажів. У його підпорядкуванні – менеджери з продажу з різним або однаковим набором обов’язків. Вони теж є структурними одиницями відділу продажів.

Усе це – набір структурних одиниць, куди люди мають доступ з допомогою програми Vymex. Там у команди є весь потрібний функціонал, щоб отримувати і розвивати результати: структура, файлове сховище, опис процесів, корпоративний месенджер тощо.

Як побудувати компанію у Vymex

При реєстрації в застосунку власник бізнесу потрапляє на головну сторінку, де зможе створити компанію, а потім і структурні одиниці. Так він автоматично побудує весь необхідний набір застосунків для структурних одиниць будь-яких рівнів і наповнюватиме їх ресурсами та матеріалами. Дані та застосунки співробітників зв’язуються між собою автоматично.

Наведу як приклад, як будується компанія.

 

1. Людина реєструється в застосунку, створює в ньому компанію та набір перших структурних одиниць, на яких усе будуватиметься і налаштовуватиметься надалі.
2. СЕО налаштовує компанію і створює нові структурні одиниці: керівника відділу маркетингу, продажів, фінансів тощо.
3. Спочатку користувач, який створив компанію, автоматично є людиною, яка виконує роль кожної одиниці.
4. Якщо СЕО знаходить людину на потрібну роль – наприклад, маркетолога, продавця або фінансиста, він автоматично заміщає себе новим членом команди.
5. Коли власник бізнесу додасть нового співробітника у структурну одиницю, то просто передасть йому управління та матеріали, які вже працюють у системі компанії: від корпоративних листувань до файлів, які використовували для роботи.

 

Аналогічно діє будь-який співробітник, який знаходиться на керівній посаді в компанії – наприклад, глава відділу маркетингу. Він обіймає роль SEO-фахівця, таргетолога, SMM-фахівця, дизайнера, копірайтера, піарника – доти, поки один. Коли він розширить відділ маркетингу і найме нових співробітників, то відходить виключно на керівну позицію.

Водночас Vymex сильно спрощує процедуру найму. Новачкові потрібно всього лише відправити резюме або підтвердити запрошення до роботи – і він відразу потрапить у структуру з усіма даними та ресурсами для роботи. Те ж саме, якщо ви поміняєте людей у структурній одиниці – Vymex просто передасть усе напрацьоване новій людині, яку додадуть.

Застосунком повинен користуватися кожен співробітник. Протягом робочого дня він заносить туди дані про цілі, завдання і виконані плани.

У застосунку Vymex є диспетчер завдань і месенджер

Усередині системи Vymex уже є диспетчер завдань і месенджер, файлове сховище та застосунки для управління компанією і зв’язком зі співзасновниками. Їх варто тільки наповнювати потрібною інформацією.

У результаті система отримує дані кожного співробітника і робить вижимки: скільки завдань зроблено, який оклад і скільки бонусів і штрафів у людини, яку заробітну плату нарахували, скільки авансів видали, і цю суму система вже відняла від ставки, і так далі.

Також дашборд Vymex виводить баланс прибутку і витрат на рахунку і показує, скільки, коли і хто з працівників витратив грошей, а також яка кількість коштів, у який день і завдяки кому надійде в компанію. Найголовніше, що всі ці дані формуються наперед і їх видно, навіть коли вносяться зміни.

Крім того, усе зібрано в одному місці, що допомагає швидко знайти потрібний файл і не витрачати час на пошуки людини, яка могла б дати таку інформацію. Це спрощує процеси і дає зосередитися на важливіших завданнях.

Як Vymex допоможе зростати бізнесу

Система показує, як можуть рости співробітники. Вона також може повідомити, якого саме фахівця не вистачає в компанії, щоб підвищити ефективність або знизити ризики.

Завдяки Vymex ви зможете швидко перейти до будь-якого співробітника – від СЕО до вантажників або менеджерів. І побачите, за що відповідає людина, чи виконує вона плани і чи всього достатньо для досягнення мети.

У момент створення структурної одиниці Vymex структурує застосунок «Ресурси» на матеріальні та нематеріальні. Це дозволить побачити в подробицях усі матеріальні та нематеріальні ресурси, які людина використовує для досягнення цілей структурної одиниці. Матеріальними можуть бути комп’ютер, стіл тощо, а нематеріальними – клієнтська база, програмне забезпечення, що використовується, та інше.

Врахувавши всі ресурси, завдяки яким досягаються результати, ви зможете створювати гіпотези і пропонувати можливі зміни, які відіб’ються на результатах відділу, а потім і всієї компанії загалом. Причому в майбутньому ми хочемо зробити так, щоб ці рекомендації вибудовувалися автоматично.

Чому застосунком Vymex легко користуватися

Увесь функціонал розроблений для мобільних пристроїв. Він є безкоштовним для користувача, за використання платить компанія залежно від її розміру та кількості людей.

Ще один плюс Vymex – протокол шифрування, який розробили інженери проєкту. Він дозволяє компанії не будувати інфраструктуру із серверів, сисадмінів та уникнути додаткових витрат, які із цього випливають. Ви отримуєте рівень безпеки, який дозволить спокійно тримати дані у хмарі і розуміти, що це безпечніше, ніж тримати їх у «шафі».

До речі, Vymex буде корисним не тільки власникам бізнесу. Наприклад, фахівець зможе безкоштовно користуватися застосунком, щоб знайти роботу. Для цього потрібно заповнити свій профіль і завантажити резюме. А з допомогою месенджеру можна комунікувати як з майбутнім роботодавцем, так і в особистих цілях.

 

Vymex – це як 2007 року поміняти кнопкові телефони та диски із флешками на мобільний пристрій з операційною системою та набором застосунків, які вже налаштовані і готові до роботи.

ПРОТЕСТУВАТИ VYMEX