3 поради від Grammarly, як ефективно спілкуватися з командою в переписці і об’єднувати людей

Керівник команди з комунікацій у Grammarly Сенка Хадзімуратович поділилася порадами щодо спiлкування з командою, які підготувала для менеджерів компанії. Редакція MC.today приводить скорочений варіант матеріалу, який було опубліковано на сайті Fast Company.

Друзья, мы написали книгу о бизнес-принципах Дмитрия Дубилета «Бизнес на здравом смысле». В ней много полезных советов и вдохновляющих идей от Дмитрия. Купить можно тут. Так вы зарядитесь новыми мыслями и поддержите нашу редакцию 🙂

Через пандемію COVID-19 бізнес вимушений переходити на формат віддаленої роботи. Багато хто вперше працює з дому — і розпочати довелося дуже раптово. І поки різні технологічні платформи допомагають нам залишатися на зв’язку, є інструмент, що має велику силу – письмове слово. Ефективна письмова комунікація може не лише передати важливу інформацію — вона має здатність об’єднувати людей та підтримувати колективний дух.

Наша місія у Grammarly — покращувати життя, удосконалюючи спілкування. Моя роль як спеціалістки з комунікацій — забезпечити, щоби ми як компанія самі «практикували те, що проповідуємо». У цей незвичний та бентежний час я частіше, ніж будь-коли раніше, думаю, що ж робить комунікацію справді ефективною. І сформувала поради, які зможуть допомогти тим, хто шукає шлях до мотивування та об’єднання команди.

Сприймайте інформацію як провідник

У період кризи особливо важливо, щоб менеджери підходили до письмової комунікації з особливою обережністю та чуйністю. Члени команди мають отримувати послідовні та чіткі повідомлення, і ця інформація має залишатися доступною, щоб вони могли переглянути чи опрацювати її у будь-який час. Вичерпна інформація як провідник у темряві: помилки чи непослідовність можуть мати суттєві наслідки всередині компанії.

Перед тим як надіслати повідомлення, менеджерові треба поставити собі такі питання:

1. Чи зібрана у ньому лише найважливіша інформація?
   Відберіть лише «те, що необхідно знати», і пропустіть «те, що було б добре знати». Це допоможе вам уникнути непорозумінь та зробити своє повідомлення чітким та сфокусованим.
2. Чи не перевантажить воно людей?
   У період нескінченного потоку інформації люди вже завантажені величезною кількістю повідомлень — як особистих, так і робочих. Тож важливо бути лаконічними — щоб команді не доводилося читати більше ніж необхідно.
3. Чи правильні слова були дібрані?
   Правильний тон дуже важливий для того, щоб донести ваше повідомлення. Він допомагає досягти балансу: залишатися серйозним та інформувати і водночас зменшити відчуття тривоги.

Комунікація сприяє зміцненню зв’язків

Комунікація від бізнес-лідерів допомагає зміцнювати зв’язки між членами команди, а також впливає на ставлення кожного окремого члена команди до компанії загалом.

Під час віддаленої роботи, що здiйснюється без особистих зустрічей, заходів чи неформальних бесід, вкрай необхідно приділяти цьому особливу увагу. Кожен електронний лист чи повідомлення у чаті дають можливість зміцнювати відносини. Є три аспекти, на які варто звернути увагу під час підготовки повідомлень для команди:

1. Керуйте з теплом та співпереживанням
   Кожне ваше повідомлення говорить про вас як керівника – приємне і тепле враження допомагає побудувати довіру команди. 
2. Розвивайте вже сформовані відносини
   Адаптуйте повідомлення до вашої аудиторії. Це дає людям змогу відчути, що ви писали саме для них. Привітати команду з відмінною роботою, перепитати колегу, як вирішилося особисте питання, про яке ви вже говорили, —  такий індивідуальний підхід дозволить кожному члену команди відчути турботу.
3. Діліться особистим досвідом там, де це доречно.
   Додаючи «особисту нотку» до вашого спілкування, ви показуєте іншим, хто ви, розкриваєтеся як особистість. І немає значення, пишете ви від себе чи від імені компанії. Це допомагає членам команди почуватися комфортніше та також ділитись своїми думками та почуттями.

Оцінюйте повідомлення «поглядом редактора»

Коли ми спілкуємося письмово, ми не можемо використати інтонацію чи мову тіла, щоб аудиторія краще зрозуміла наше ставлення до повідомлення. Тож члени команди мають розуміти один одного, спираючись виключно на написані слова.

Тут доречно буде створити рекомендації для чіткої та продуктивної комунікації команд — щоб визначити спільні межі та однаково розуміти правила спілкування. Три «кращі практики», які ви можете ініціювати у вашій команді:

1. Пам’ятайте про мету
   Попросіть членів команди обдумувати мету кожного письмового повідомлення. Вона може бути дуже різною — від «поділитися жартом» до «нагадати про строки». Попросіть людей перед надсиланням ставити собі запитання: «Яка мета цього повідомлення?»
2. Пишіть коротко і ясно
   Нагадайте команді, що варто оцінювати свої повідомлення «з погляду редактора». Спочатку викладіть найважливішу інформацію, потім додайте те, що можна, але не першочергово.
3. Підбирайте доречний тон
   Підбір доречного тону (tone matching) — це практика адаптації тональності залежно від повідомлення, на яке ви відповідаєте. Така адаптація важлива, щоб показати: ви розумієте почуття адресата і готові допомогти. Це може бути дуже корисним для команд, які працюють віддалено і яким часто бракує додаткових підказок у спілкуванні, як-то інтонація чи мова тіла.

З власного досвіду можу сказати: що більше замислюєшся над тактиками та стилем комунікації, то більше шляхів її поліпшити знаходиш. Я поділилися кількома порадами, які застосовую сама, але я постійно вчуся новому. Письмове спілкування може бути потужним союзником, щоб об’єднувати вашу команду. А відчуття зв’язку в період фізичної дистанції ще ніколи не було таким важливим.