«Лично я была готова горло перегрызть за своего руководителя»: зачем собственникам нужен личный ассистент и как найти хорошего

В колонке я хочу объяснить, почему и когда собственнику необходим личный ассистент, и поделиться кейсами украинских предпринимателей.

Вы руководитель, у вас миллион и одна задача. Ваш мозг и интуиция – главные двигатели бизнеса. Именно от вас зависит развитие контактов, представительство и стратегические цели и насколько быстро будут расти масштабы и прибыль.

Что мешает и что поможет быстрее развиваться? Вот что говорят об этом сами собственники:

Михаил Гайчук, собственник консалтинговой компании:

«Когда ты предприниматель, и начинаешь бизнес с нуля – ты выполняешь практически все функции одновременно. Поначалу приходится выполнять не только творческие, но и рутинные вещи, которые могут тебе не нравиться. И поэтому очень важно вовремя, в нужный момент нанять личного ассистента».

Тарас Дроворуб, JDС consulting:

«После того как в моей команде появилась личный ассистент Карина, мы за неделю смогли сделать больше, чем за два месяца. Поэтому я считаю, личный ассистент – это именно то, с чего нужно начинать масштабирование компании».

Идея подбирать и обучать личных помощников пришла ко мне после того, как я сама проработала ассистентом более двух лет и сама справлялась со всеми вопросами.

Никто меня не учил, никто не рассказал, как правильно коммуницировать с руководителем и его партнерами, как выполнять задачи и что значит быть персональным ассистентом.

Все, что я знала на тот момент про ассистента руководителя, было из фильма «Дьявол носит Prada».

Вот несколько ситуаций из моего личного опыта, к которым я была бы рада быть подготовленной заранее.

Когда я только начала работать ассистентом, приближался день рождения моего руководителя. Я понятия не имела, как он его празднует, кого приглашать, делать ли это мне или этим займется его девушка.

И вот за день до этого события один из его друзей спрашивает: «Лора, так Женя празднует день рождения?» Я смотрю на него, он – на меня, и я понимаю: все ожидают, что я все подготовила и от меня только хотят знать, где будем праздновать и кто приглашен.

Когда я осознала, что у меня осталось полдня, чтобы все организовать, поначалу стало страшно. Но я решила: главное – вовремя, а не идеально.

Попросила одного из друзей моего руководителя поделиться контактами тех, кого надо пригласить, добавила всех в общую группу в телеграме, описала повод и предпочитаемые подарки (и чек-лист «Взаимодействия с руководителем», заполненный год назад, наконец-то пригодился).

И так как это все было очень спонтанно, то получилось очень круто, единственный нюанс, что после яркого пира руководителю все же пришлось оплатить ресторан 🙂

В другой раз моего руководителя пригласили выступить на бизнес-завтраке, и на той же неделе выступал его конкурент. Как только я увидела это, в ту же секунду попросила организаторов убрать, в крайнем случае перенести конкурента на следующую неделю.

Что они и сделали. Ведь грамотный ассистент понимает: хорошее настроение начальника – первый фактор удачной недели всего коллектива.

А вообще я за своего руководителя была готова горло любому перегрызть. Бывали случаи, когда он, будучи творческим человеком, просто ничего не хотел делать.

И вот в один из таких дней, который был полностью расписан встречами, он говорит: «Я никуда сегодня не пойду, отмени все».

Его я, конечно, не трогала, если творцу нужна перезагрузка – пусть будет. С запланированными встречами я поступала так: где могла – провела сама, где были суперважные клиенты – очень извинялась, что у руководителя застрял ключ в замке и он не успевает на встречу, присылала фото сломанного ключа в замке (таких фото у меня было много и с разных ракурсов).

Конечно, ни один мужчина не оставит квартиру открытой или под присмотром у соседей, поэтому всегда срабатывало. Главное – потом нужно было предупредить об этом самого руководителя.

Я благодарна своему начальнику за терпение и опыт, который получила. Я горела этой работой! У меня было чувство, что это я несу ответственность за ошибки компании, за каждый доллар, который мы заработали или потеряли.

Хотя зарплата ассистента редко привязана к KPI, понимание, что он прямо или косвенно влияет на показатели, должно быть и у него, и у руководителя.

«Правильный» ассистент тонко чувствует ситуацию и подсказывает условия, при которых у руководителя и команды есть ресурс для выхода на новый уровень или подписание важного контракта. Действия хорошего ассистента, как правило, точечные и едва заметные, но влияющие на весьма внушительные суммы.

Сейчас, подбирая и обучая личных помощников, я основываюсь прежде всего на их персональных навыках самоорганизации и взаимодействия больше, чем на их опыте в этой должности.

Толковый ассистент освоит любую офисную программу, быстро подтянет иностранный язык, разберется в сфере деятельности компании. А на получение важных для профессии «гибких навыков» могут уйти годы и неизвестно, будете ли вы довольны результатом.

Для прогрессивных руководителей старый функционал этой профессии просто утратил актуальность. Информационные технологии отлично выполняют многие задачи ассистента: забронировать, заказать, назначить встречу можно в один клик.

Однако технологии не могут обратить внимание на потенциальную проблему, выявить сложности коммуникации в команде, учесть особенности настроения присутствующих, расставить приоритеты, быть «правой рукой».

Ассистент – это ваша вторая пара рук/ног, «клон» мозга и нервной системы. Он забирает на себя всю рутину, давая вам возможность заниматься глобальным – миссией и стратегией компании.

Он помнит то, что вы не должны помнить. Знает, когда у жены партнера день рождения, в какой папке хранятся нужные файлы и с кем у вас встреча завтра вечером.

При выборе персонального ассистента нужно четко понимать, кто именно сейчас будет полезным для руководителя, какие задачи вы готовы делегировать и насколько могли бы ему довериться.

Условно позицию ассистента можно разделить на три типа в зависимости от функционала и уровня ответственности:

• Секретарь

Это самая первая ступенька, на которую приходит ассистент. Ведет календарь, отвечает на входящую почту, назначает встречи, что-то оплачивает, владеет информацией о своем руководителе и его окружении. Зарплата обычно у такого ассистента не больше $450.

Такой помощник чаще всего подходит для стартапов, когда вы только начинаете свой бизнес, но уже понимаете, что можно забыть назначить встречу, кому-то ответить, что-то оплатить или часто отвлекаетесь на эти вопросы от глобальных.

• Персональный помощник

Ассистент, который может отвечать на звонки от вашего имени, предлагать решения; советуясь с вами, он ведет коммуникацию с юристом, финансистом, маркетологом. Он знает, как правильно коммуницировать с клиентами и подрядчиками.

Находит к каждому индивидуальный подход, потому что чувствует людей. Обычно первый тип «вырастает» до второго через 7–8 месяцев. Зарплата у такого ассистента начинается от $600. Такой вид помощника больше всего подходит для малых и средних бизнесов.

• Бизнес-ассистент

Это кто-то вроде Донны из фильма «Форс-мажоры». Он знает абсолютно все о своем руководителе, о компании, обо всех сотрудниках и даже о продавце кофе через две улицы. Он видит варианты решения проблемы еще до руководителя. Он не спрашивает, как выполнить задачу, а творчески предлагает варианты, несет за них ответственность.

Эйнштейн говорил: «Невозможно решить проблему на том же уровне, на котором она возникла. Нужно стать выше этой проблемы, поднявшись на следующий уровень». И дело не столько в том, выше или ниже уровень, а в том, что профессиональный ассистент наблюдает за процессами отстраненно и влияет на них для пользы компании.

Как именно это у него получается, со стороны непонятно. Поэтому и зарплата такого ассистента может расти до уровня топ-менеджера. Этот тип подходит для среднего и крупного динамичного бизнеса.

Личный помощник – это кто-то вроде копии руководителя, и выбирать его стоит не по шаблонам. То, что может быть полезно для одного начальника, другому будет совершенно некомфортно. Под комфортом имеется в виду, не бесит ли вас его голос, как он выглядит, насколько быстро он включается и реагирует. Вы с этим человеком будете проводить большую часть своего времени, подумайте над этим! Дело в личных предпочтениях и приоритетах.

Уверена, стереотипы об ассистенте будут все быстрее уходить в прошлое. Ведь от ценного ассистента выигрывают как сам собственник, так и вся его компания. Личный ассистент – это не «птица-секретарь» или симпатичная девушка в приемной, а разносторонняя личность с глубоким внутренним миром, проявляющая инициативу и берущая на себя ответственность.

Как видите, выбор ассистента больше похож на выбор партнера, чем на подбор рядового сотрудника, подходите к этому избирательно, обращайтесь к профессионалам и доверяйте своим ощущениям.