Данило Жигульский
Команда на ремоуте – настоящая проблема для менеджера. Мы в агентстве пережили пандемию, проходим войну и сохраняем удаленный формат работы. Поэтому хочу поделиться советами, как эффективно выстроить такой формат.
Эта колонка будет состоять из двух частей – эмоциональной и практической. Поехали.
Sad male freelancer in eyewear for vision protection working overtime on laptop computer before deadlines, tired hipster guy feeling headache because of problems with online project on netbookЧасть первая – эмоциональная
Для любого хорошего менеджера важен эмоциональный конект с командой.
Из-за специфики работы в креативной индустрии качество работы специалиста напрямую связано со следующими элементами его жизни в команде:
- профессионализм;
- понимание того, что он – чрезвычайно весомый для вас (но не перегибаем палку и не слишком боготворим специалиста);
- его собственное эмоциональное состояние и чувство вдохновения;
- понимание, что его менеджер – это не дядя-тетя с палкой, с которым поделиться личным нельзя, а лучше всего – обсуждать его за спиной;
- адекватные дружески-рабочие отношения (пожалуйста, разделяйте личные отношения и рабочие отношения, в украинском языке даже есть отдельные слова для этого).
Эмоциональный контакт и построение отношений между членами команды постепенно утрачиваются во время удаленной работы. Восстановить их бывает очень тяжело. Поэтому важным моментом в построении работы на расстоянии есть регулярное общение.
Только не начинайте задалбывать ваших подопечных. Делайте это нативно и не влезайте в личное. Если человек захочет поделиться, то он это сделает, если нет – не надоедайте. Можно сделать только хуже. «А как общаться нативно?» – именно такой вопрос у вас должен появиться. Рассказываю.
Помните, что рассказывают сотрудники: персонализируйте коммуникацию
Инсайт: перечитывайте вчерашние переписки и обновляйте информацию в голове, чтобы ничего не спутать.
Спросите, как себя чувствует приболевший человек (если знаете об этом). Поинтересуйтесь, как обстоят дела у того члена вашей команды, который выехал за границу.
Вкладывайте себя, будьте на связи и не ждите, пока вам напишет кто-нибудь из команды. Будьте тем человеком, который переживает «за каждого своего цыпленка».
Предлагайте идеи для проекта естественно
Не пишите «сделай это». Дайте совет: «Было бы круто реализовать это для (название проекта)». Так вы можете начать диалог, развить желание специалиста придумывать что-то прикольное, чтобы быть с вами на одной волне. А также нативно интегрировать то, что вы предлагаете.
Кстати, крутой ход: закинуть мем, который и смешной, и можно адаптировать под проект. Но давайте вашему специалисту возможность принимать самостоятельные решения по его проекту. Не будьте наседкой.
Еще один важный совет – отдавайте ровно столько, сколько хотите получать, и даже больше. Будьте открыты и откровенны. Если вас спрашивают – говорите прозрачно, без возможности для специалиста что-либо додумать самостоятельно.
Часть вторая – практическая. Техническая организация работы
В 2020 году за месяц до первого covid-карантина на «две недели» мы с командой перешли на улучшенный планировщик с возможностью треккинга времени Planfix (на этой платформе мы потом проработали около года, но все же сменили его) и мессенджер для рабочих вопросов Slack.
До этого мы использовали Trello и личные чаты в Telegram, где был микс из всего. Что-то пропустить было довольно просто, и был непонятен порядок загрузки документации и материалов проекта. Все хранилось на личных google-дисках и передавалось только ссылками. Менеджеры размышляли, как лучше, и пришли к тому, что создали отдельную почту, где на google-диске находились папки проектов.
Создание виртуального рабочего пространства – процесс очень кропотливый. Особенно когда необходимо переломить себя и начать работать по-новому. Сейчас мы работаем с Google Workspace, Worksection и Slack.
- Google Workspace – это продукт от Google, дающий бизнесам возможность создания рабочего онлайн-пространства, совместного диска для хранения материалов, корпоративную почту с вашим доменом и возможность ограничивать роли на диске для предотвращения диверсий внутри команды.
- Worksection – онлайн-система управления проектами. Дает возможность создания проектов, меток к ним, планирование работы команды, контроль сроков и бюджетов, отчеты, коммуникацию с клиентом и командой в виде комментариев к задачам.
- Slack – корпоративный мессенджер с простым интерфейсом, заточенный под рабочее общение сотрудников внутри команды любого размера.
Перед вводом всех данных в ваш планировщик я рекомендую сначала ознакомиться с интерфейсом, испытать его для себя – поставить таски, попытаться потрекать время, просмотреть все моменты, которые вы не можете объяснить за секунду своему специалисту.
Далее нужно сформировать черновой вариант заполнения на бумажке. То есть визуализировать то, что вы планируете – названия проектов, команду проектов, метки в проект, регулярные таски, данные о проекте и так далее.
Организация рабочего дня специалистов
Работа из дома, кафе и других удаленных мест характеризуется отсутствием контакта со специалистом. У вас нет возможности подойти и посмотреть, над чем работает один из членов вашей команды, как в офисе. Мы вывели идеальные месседжи:
- каждое утро приветствие с командой в общем треде – приятная проверка, кто на связи и готов к работе;
- в рамках рабочего дня поддержка общения: вопросы в чатах проекта, анонс постановки задачи в планировщике, предоставление комментариев или наоборот – получение предложений от специалистов или напоминание о задачах;
- анонс об обеденном перерыве. Перед обеденным перерывом мы ввели обязательное предупреждение об этом в виде фразы в основном треде «На обед».
Измерение эффективности работы сотрудников
Worksection дает возможность трекать время при выполнении каждого задания. Это поможет менеджеру:
- проверить количество рабочих часов специалиста в конце дня;
- спрогнозировать количество заданий, выполненных специалистом за один рабочий день;
- сосчитать затраты на дополнительные задания от клиентов или агентские нужды;
- и самое главное – видеть, что специалист на рабочем месте и работает.
В заключение хочу сказать: вводите новые решения для организации удаленной работы специалистов, но не забывайте об эмоциональной связи.
Этот материал – не редакционный
Это – личное мнение его автора. Редакция может не разделять это мнение.
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: