Научитесь отдыхать и говорить «нет»: как не превратиться в овощ, клацающий по кнопкам в офисе

С 2019 года веду Telegram-канал Sad But True, в котором делюсь своим опытом об управлении, маркетинге, организации рабочих процессов и в целом о жизни. Хочу рассказать об этом и в блоге на MC.today.

Про рабочее и личное время

Сложно достичь  успехов в работе и карьере, работая просто полный рабочий день, с 10 до 19. Это не хорошо или плохо, просто факт.

В саморазвитии и работе задач всегда больше, чем времени на их выполнение. Даже с самым правильным тайм-менеджментом и суперкрутым подходом к приоритетам, даже у людей с атрофированной прокрастинацией времени не хватит и на половину того, что хочешь успеть.

Чтобы расти, становиться умнее и профессиональнее, чтобы больше получать, нужно делать больше. А чтобы делать больше, нужно инвестировать больше времени. И по чуть-чуть, по 20–30 минут за раз, такой рост поедает твое личное время.

Математика 33% (где 8 часов на сон, 8 часов на работу и 8 часов на личное) ломается. Первым страдает личное время, а потом и сон.

Если ты будешь брать работу на дом, если начнешь отвечать «по работе» перед сном, ты будешь это делать всегда. И все вокруг будут ждать этого от тебя и удивляться, почему это ты вдруг не ответил в час ночи.

Избежать такого практически невозможно. Но можно бороться с тем, что сильнее тебя, по его правилам.

Поэтому я добавляю все запланированные личные дела в календарь и трактую их так же, как трактую важные рабочие задачи и встречи – все внимание на встречу, никаких ответов в мессенджерах и других задач.

Если я не могу пропустить важную рабочую встречу, то я не могу пропустить и прогулку с ребенком. Если я не заглядываю в почту, пока нахожусь в потоке и готовлю сложную таблицу, то я не заглядываю в почту и пока ужинаю с семьей. Когда в календаре слот занят – его уже не может занять что-то другое.

Ничего лучше для разделения времени я пока не придумал.

Отдыхать сложно, но нужно

Общая проблема всех тружеников умственного труда – организм часто не чувствует себя уставшим тогда, когда он действительно устал. Вы вроде как опустошены и разбиты, но при этом у вас куча энергии, которую вы никуда не потратили за день.

Чтобы не превратиться в овощ, клацающий по кнопкам в офисном кресле, я вывел для себя суперпростое правило отдыха на 10 минут каждый рабочий час.

Для контроля времени я использую программу Aware (она работает на Macbook, наверняка для винды есть аналоги) – она просто висит в трее и показывает, сколько времени вы не отрывались от работы. Как только на счетчике показывает больше 59 минут – я стараюсь прервать работу и отвлечься: сделать чай, покурить или просто пройтись по коридору.

По той же причине я всеми силами стараюсь избегать встреч длиной более часа. Если это что-то стратегически важное, то аналогично делаю перерывы на 5–10 минут каждые час-полтора.

Если нет жесткой привязки к рабочему месту (то есть с ноутбуком можно поработать в любой части офиса) – еще лучше каждые пару часов менять место работы. Передислокация и новое окружение занимают часть внимания и позволяют мозгам еще немного отдохнуть.

В общем, вариантов сделать короткую передышку множество: главное –не забывать делать это регулярно и часто, а не сидеть по 4–5 часов, не вставая.

Со стрессом нужно бороться

Сегодня для многих работа топ-менеджера, который сидит в кресле за ноутбуком в уютном офисе и зарабатывает выше среднего, кажется работой мечты: вы просто сидите, что-то там нажимаете и зарабатываете деньги. И некоторая правда в этом есть.

Тем не менее работа топа входит в десятку самых стрессовых профессий, хотя сами топы наверняка и так это знают. 

Со стрессом нужно бороться, и каждый сам решает, как именно. Точно могу сказать, что лежать на диване с телефоном в руках – не помогает. Мозги не отключаются и не переключаются, а это основное, что нужно для отдыха.

Самый лучший и очевидный рецепт – отпуск несколько раз в год, путешествия по новым местам и расширение кругозора.

Но обычно этого недостаточно, нужны возможности ежедневного переключения и отключения. Тут лучше всего помогает однообразная, механическая и физическая работа, в идеале – занятие спортом, пробежка.

А мой секретный способ борьбы со стрессом – помыть посуду. Поздно вечером я иду на кухню, включаю воду, беру в руки мочалку и начинаю мыть вилки и тарелки. Мозги отключаются, внимание сосредотачивается на простой задаче, и эти 15–20 минут перед сном снимают весь накопившийся за день стресс.

Перфекционизм нужно тушить

Очень важно уметь выявлять бескомпромиссный перфекционизм в себе или своих коллегах, распознавать его уровень и по возможности немного тушить. Ведь есть огромная пропасть между бескомпромиссным перфекционизмом и перфекционизмом здоровым.

Бескомпромиссный перфекционизм сжирает десятки человекочасов, как воронка затягивает в себя новых участников и идеи. А твой проект в конце концов выглядит как стаканчик кофе из «Макдональдса» в центре Одессы. Пустой, на пол не выкинуть, а до ближайшей мусорки нести еще два квартала.

В начале любого дела стоит сказать себе:

• У тебя не получится сразу сделать самый быстрый и красивый сайт, самую четкую службу доставки, самую вежливую поддержку и собрать всех лучших поставщиков. Делай хорошо, а не идеально. На идеально никогда нет времени.
• Определись с основными целями и задачами, которые нужно реализовать перед запуском: сайт должен быстро загружаться, должно быть понятно, как искать товар, удобно реализована покупка и есть возможность задать вопрос в саппорт. И да, поставь себе дедлайн. Перфекционизм обычно расправляется с дедлайном в первую очередь.
• Если в процессе разработки до запуска у тебя останется время на доработки, оптимизацию и украшательства – вот тогда этим и займись. Это безопасный верняк, так как времени у тебя не останется.

Здоровый перфекционизм, наоборот, позволяет не делать «тяп-ляп», позволяет трезво видеть всю картину и сосредотачивать усилия не на том, какое эмодзи выбрать для заголовка рассылки, а на реально нужном и полезном.

Если к дедлайну задача выполнена на 90% – это нормально. Остальные 10% можно доработать после запуска. Иначе эти 10% похоронят весь проект.

Как надо говорить «нет»

Очень простой и короткий ответ – отказывай мотивированно. 

В процессе ты, например, можешь понять, что адекватной причины отказать нет. Я учу всех подходу «мне надо больше всех». Если тебе от кого-то нужно что-то по твоей задаче – добейся быстрого и качественного выполнения. 

И часто я сам сталкиваюсь с плодами такого подхода. Например, «задача нужна срочно, возьмите в эту итерацию и выкиньте что-то другое», или «ты так красиво оформляешь доксы – посмотри мой и отредактируй текст, ты же так хорошо пишешь» и так далее.

Чтобы не испортить отношения с коллегами и при этом отказать, я обычно даю им очень много информации.

В примере с впихиванием задачи в текущую итерацию я стараюсь не просто отказывать – я показываю задачи в текущей итерации и предлагаю выбрать задачу, которую можно убрать. Затем я рассказываю, почему эту задачу нельзя убрать.

На просьбу «посмотреть докс» я обычно говорю, что смогу посмотреть через Х дней и, если будет актуально, – кинуть мне информацию в почту. И я действительно посмотрю и отредактирую его через Х дней. Но в 60% случаев никто ничего на почту не присылает.