«Ошибка стоила нам $150 тыс.»: как построить бюджет компании и где чаще всего ошибаются собственники

Занимаясь бизнесом, очень важно правильно уметь правильно рассчитывать его финансовую составляющую. На своем YouTube-канале я поговорил об учете средств, правильном финансовом планировании, инвестициях и самых частых предпринимательских ошибках с Андреем Остапчуком. Это украинский предприниматель, инвестор, сооснователь Young Business Club. 

Фокус на инвестиции

Сегодня основной фокус моей деятельности – предпринимательство и инвестиции. Инвестированием я начал заниматься в прошлом году. С февраля этого года я посмотрел около 120 компаний, в которые потенциально мог бы вложить деньги.

Сначала это были точечные консультации, сейчас я инвестировал в несколько проектов. Я начал с оценивания самих компаний для того, чтобы понимать, куда они движутся и как мы можем делать это вместе.

Далее я создал команду анализа. Первое, что оценивала команда, – финансы. В частности прошлые периоды в течение двух-трех последних лет. Кроме этого, мы анализировали рынки. Я сейчас говорю о бизнес-нишах в рамках Украины. Часто при равных усилиях можно получить разные результаты и прибыль.

На данный момент я инвестировал в несколько проектов, среди которых Lamour – сеть продажи материалов для наращивания ресниц и BigMag. Если говорить о Lamour, это достаточно необычная для меня ниша с интересной рентабельностью.

Это не просто об услугах, там есть дополнительная собственность в виде торговой марки. Фишка BigMag – продажа б/у техники Apple c постоянно расширяющейся сетью.

В сфере инвестирования у меня есть еще несколько проектов, о которых станет известно чуть позже. Что касается моих личных проектов, один из них – Young Business Club – насчитывает 1258 участников в Лондоне, Дубае, Нью-Йорке, Киеве, Харькове, Львове, Одессе и скоро в Днепре.

Строим бюджет с умом

Всегда важно понимать, насколько реально построить систему. Есть два подхода к управлению – с помощью потенциала собственника или потенциала системы, которую он создает.

Для того чтобы просчитать систему – нужен бюджет (финансовая модель. – Прим. ред.). Начинать следует с месячного планирования. Конечно, классически его формируют на год вперед, составляют финансовый план. Но начинать лучше с месячного планирования, когда человек видит количество денег при количестве расходов и доходов, важно анализировать их структуру. 

Когда мы начали анализировать бюджет по такому принципу, не было факторов, которые мы бы не нашли как сократить. Кроме того, это помогает эффективно планировать следующий период.

К примеру, когда мы создавали «Магию Утра», наш CEO невероятно вдохновился, когда несколько раз выполнил бюджет по месяцу. Потому что был четко понятен план/факт и то, в каком темпе двигаться дальше к следующему месяцу. Когда в компании есть бюджет, команда четко знает, сколько денег тратится на определенные вещи.

При инвестировании анализ помогает понять, стоит или не стоит вкладывать в проект деньги, есть ли точки роста в этом бизнесе и если да, то какие. Важно также понимать, готов ли менять свою позицию сам собственник. Когда человек готов меняться, результат будет, а если нет, то все останется прежним. Выбирая способ управления, стоит опираться на тот, который максимально подходит вашей нише.

1. Одна из частых ошибок – собственник берет на себя функцию казначея и самостоятельно занимается учетом доходов и расходов. При этом оборот бизнеса уже позволяет нанять специалиста. Под казначеем я подразумеваю человека, который операционно управляет деньгами бизнеса, а также имеет доступ ко всем счетам и транзакциям по бизнесу. В случае когда нужно что-то перечислить на счета, это делает не собственник, а именно казначей. 
2. Вторая ошибка – некорректное отображение финансовой картины. Как я уже сказал, не каждый менеджер может качественно углубиться в детали.
3. Третья ошибка – не отделять карман компании и карман собственника. Казначей может помочь избежать такой ошибки: открыть отдельный ФОП и построить грамотные финансовые операции.
4. Четвертая ошибка – использование физических карт, не имея белого дохода. Возвращаясь к вопросу о казначее: ему можно передать ведение транзакций. На основании этой информации он еженедельно рассчитывает ДДС – движение денежных средств, доходы и расходы. Внедряя какие-либо бюджеты, я смотрю план и факт доходов, расходов и процент выполнения плана. Это позволяет увидеть еженедельное движение к цели.

Распланировать все

Я бы хотел обладать некоторыми знаниями раньше. К примеру, при запуске Young Business Club в Лондоне. Ошибка стоила около $150 тыс. Это были накопительные кассовые разрывы.

Особенность британского рынка – нужно, чтобы все доходы и расходы были белыми. Мы не совсем понимали структуру, отсутствовал четкий бюджет и анализ. План был хаотично составлен в Excel.

Я помню, как мы переламывали этот процесс с моим партнером Сергеем Арчаковым, который долгое время живет в Великобритании. Тогда же мы взяли местного CEO, сократили некоторые расходы и вышли на самоокупаемость. Отчасти нам помогла пандемия – мы поняли, что либо мы что-то меняем, либо закрываем клуб и раздаем акции его участникам.

Всегда нужно начинать с понимания и учета бюджета. Его выполнение – ключевой KPI. 

К примеру, вы ставите цель в $100 тыс. и говорите человеку, что его годовой бонус – 10% от прибыли. Это решает две задачи – повышает прогнозированность прибыли компании и повышает мотивацию самого человека, связывая его цели на ближайший год с вашим бизнесом. Можно сделать это в более долгосрочной перспективе. К примеру, при выполнении бюджета пяти лет за четыре дайте этому человеку бонус в виде возможности выкупить долю акций. 

Разделяй и реинвестируй

Иногда случается так, что объемы продаж и обороты растут, но владельцы бизнеса зарабатывают меньше. Я думаю, вопрос в том, чтобы правильно расставить приоритетов. Каждый понимает, что нужно делать, но не каждый делает.

Точно так это работает в любой сфере. Многие знают, как построить многомиллионную компанию, но начинают ее строить далеко не все.

Вторая проблема – это окружение. Если у друзей все обстоит так же, не с чем сравнить. Ну и третья проблема – это отсутствие должного уровня финансовой грамотности.

Кроме того, если предприниматель является самозанятым, его бюджет часто либо не проставлен, либо неправильно сформирован. Я видел, как некоторые люди по десять лет занимаются самостоятельным учетом всех доходов и расходов вместо того, чтобы один раз нанять хорошего финансиста.

То, что мы делаем сами за три года, с хорошим ментором мы делаем за три3 месяца. Вообще, для того чтобы качественно увеличить прибыль, нужно уметь разделять доходы компании и свои личные.

Я не инвестирую в компании, где у собственника есть заработная плата. Потому что уверен в том, что владелец проекта всегда должен быть ориентирован на прибыль компании и ее масштабирование.

В прошлом у меня был кейс, когда я проинвестировал в компанию с таким подходом и, к сожалению, там ничего не вышло. Также часто бывает, что расходы преувеличены, развитие проекта стоит на месте, а деньги остаются на личные расходы собственника. При работе над проектом всегда есть две стратегии – cash сow (постоянный источник денег. – Прим. ред.) и капитализация.

Мой главный совет такой: необходимо помнить о бюджете и иметь политику реинвестирования, чтобы понимать, сколько денег реинвестируется, а сколько остается себе. Всегда нужно иметь правильное видение – чем внимательнее человек относится к финансовому планированию, тем эффективнее он распределяет средства и тем стремительнее растет его компания.