С 1 августа торговцам разрешат выдавать электронные чеки: что изменится и как приготовиться

Осенью 2019 года в Украине приняли новые законы. Теперь все бизнесы ФЛП на едином налоге 2-й, 3-й и 4-й групп, которые работают с наличкой и принимают платежи картами, должны вести реестр расчетных операций (РРО). Кроме того, вводится новый тип РРО — программный.

Мы в Poster, системе автоматизации для кафе, ресторанов и магазинов, уже интегрировались напрямую с налоговым «облаком», теперь программное РРО — бесплатная функция в нашем сервисе. Поделюсь опытом и расскажу, что вообще происходит с украинской фискальной системой, что такое программные РРО и кому они подойдут. 

Программные РРО позволят сэкономить на лишнем «железе»

Что меняется

Закон вступает в силу в несколько этапов.

1 августа начинается первый этап перехода на новые правила фискализации:

• Официально запускается «программное», или «облачное» РРО — это технология, которая дает возможность работать без фискальных регистраторов.
• Разрешается использование электронного чека вместо бумажного.

С 1 января 2021 года начнется второй этап: обязательное использование РРО для определенных категорий ФЛП 2-й, 3-й и 4-й групп. К ним относятся владельцы ресторанов, кафе и других заведений общественного питания, интернет-магазины, турагентства, гостиницы, продавцы ювелирных изделий из драгоценных металлов и камней, товаров б/у, запчастей для автомобилей.

С 1 марта 2021 года РО должны стоять у всех ФЛП 2-й, 3-й и 4-й групп, кто связан с продажами. Даже у тех, кто не торгует подакцизными товарами и имеет оборот менее 1 млн грн.

Исключения: ФЛП, которым не нужно РРО, прописаны в  статье 9 закона. В ресторанной сфере это, например, столовые и буфеты в учебных заведениях, но только при продаже блюд и напитков во время учебного процесса.

Какие РРО используют сейчас

Сейчас все рестораторы и владельцы магазинов, которые по закону обязаны фискализировать свои продажи, используют один из двух типов классических РРО:

• Автономные (старый вариант, где много кнопочек; могут работать сами по себе) — средняя стоимость 6 тыс. грн плюс сервисное обслуживание каждый месяц — 256 грн, разовые оплаты при опломбировании и введении в эксплуатацию — 1,5 тыс. грн.
• Фискальные регистраторы (мало кнопочек, внешне похожи на принтеры, работают от компьютера или планшета) — средняя стоимость 10 тыс. грн, сервисное обслуживание каждый месяц — 256 грн, разовые оплаты при опломбировании и введении в эксплуатацию — 1,5 тыс. грн.

Новые программные РРО

С 1 августа бизнес сможет начать тестировать программные РРО. Те, которые сейчас представлены на рынке, можно условно разделить на три группы:

• Телефон или планшет плюс бесплатная программа «пРРОсто» от налоговой.Ограниченные функции, по сути, просто возможность продавать товары.

• «Альтернативы» государственному сервису от частных поставщиков. Это могут быть как виртуальные сервисы (мобильное приложение, web-страница), так и устройства 3 в 1 (принтер, терминал, предустановленная программа «пРРосто» или подобный минимальный софт). Цены за устройства 3 в 1, например, начинаются от 6 тыс. грн.

Такие сервисы позиционируются как альтернатива государственным, но по количеству функций они недалеко ушли от «пРРОсто» и кнопочных касс.

Основная их возможность – по-прежнему только продажа, никакой аналитики, склада, статистики и работы с клиентами там нет. Они будут интересны тем, кто не заинтересован в полном учете своего бизнеса, а планирует выполнить закон формально.

• «Облачные» системы автоматизации для ресторанов и ритейла, интегрированные напрямую с налоговым «облаком».

Такие системы автоматизации решают комплексно все вопросы: продажи, склад, финансы, аналитика, CRM, интеграция с бухгалтерскими сервисами, системами доставки, программами лояльности и т.д. Программное РРО просто встроено в их основной сервис, дополнительно за его использование клиент ничего не платит.

Будет достаточно одного планшета, чтобы начать продавать

Цена базового тарифа, например, системы автоматизации Poster, стартует от 350 грн/мес в зависимости от количества технических карт и необходимых функций. При этом функции системы учета Poster постоянно бесплатно обновляются.

Связка системы автоматизации и налогового «облака» подойдет тем предпринимателям, которые не только хотят «подогнать» свой бизнес к новым законодательным требованиям, но и заинтересованы в учете продаж и усовершенствовании бизнес-процессов.

Для работы с системой автоматизации понадобится планшет или ноутбук. Например, за 6 тыс. грн можно купить новый телефон на базе Android или поддержанный iPad-вариант — по сути, за ту же цену можно купить обыкновенную кнопочную кассу с минимальными функциями.

По новому закону владелец бизнеса не обязан выдавать печатные чеки, а может обходиться электронным вариантом, но если предприниматель захочет подключить принтер — стоит знать, что Poster интегрирован со многими моделями. Что касается цен, то за 3,5 тыс. грн вы сможете купить средний по цене проверенный принтер с подключением по USB и Ethernet. 

Плюсы и минусы 

Программное РРО позволит предпринимателям отказаться от покупки кнопочных касс или фискальных регистраторов и сэкономить на их обслуживании. Можно будет избежать и долгой и ресурсозатратной регистрации классического РРО. Раньше договор, настройка, опломбировка и получение свидетельства на фискальный регистратор от налоговиков занимало в среднем около пяти дней. Многие предприниматели отдавали эту процедуру на аутсорс посредникам, что еще больше увеличивало расходы. 

Регистрация того же «пРРосто» проходит в онлайне и занимает несколько часов — нужно скачать приложение и зарегистрировать предприятие. В сторонних системах автоматизации, например, в Poster, интеграция с «облаком» налоговой проходит таким образом: пользователю нужно выбрать соответствующий пункт в админ-панели сервиса и загрузить ключи электронной цифровой подписи (ЭЦП) в систему.  

Интеграция с налоговым облаком

Кому программные РРО не нужны

По закону переходить на программные РРО необязательно, они всего лишь альтернатива аппаратным. То есть те заведения и магазины, которые сейчас работают с классическими фискальными регистраторами, могут спокойно продолжать работать в таком же режиме. Инвестиции в оборудование уже сделаны, система работает отлаженно — нет смысла что-то менять.

Тестирование РРО

Программное РРО будет активно только с 1 августа, когда официально начнет работать налоговое «облако». Решений 3 в 1 еще как таковых нет на рынке, их кассовое ПО, по сути, потестить до запуска еще нельзя, а вот весь функционал систем автоматизации можно протестировать уже сейчас, так как это уже давно работающие обкатанные решения. С августа в них просто добавится функция отправки данных в налоговое «облако». 

Мы в Poster, например, предлагаем 15 бесплатных дней для теста ПО, чтобы владельцы малого бизнеса уже сейчас смогли поближе познакомиться с решением.

Опыт других стран

Во многих странах Европы, например, в Чехии, Словении, Хорватии и Черногории, уже давно действует подобная схема «облачной» фискализации, и довольно успешно. Единственное отличие – там нет бесплатного сервиса от государства.

В Германии система работает немного по-другому: к USB-port компьютера подключается специальная флешка c зашитым в ней криптоключом — физическим носителем, гарантом того, что предоставленная информация достоверна. На компьютер загружается специальная программа. Она отправляет всю информацию о продажах заведения в фискальное «облако», а уже оттуда информация обрабатывается налоговой. Немецкая система работает и на планшетах. В этом случае дополнительно используется недорогой коннектор — ARM-, Windows- или Linux-устройство. В него подключается флешка с криптоключом, и с ним планшеты общаются по интернету.

Вместо того чтобы подключать фискальную флешку у себя в заведении, немецкие рестораторы могут подключиться по интернету к сервису, который предоставляет такие услуги. Конечно, когда в ресторане пропадет интернет, официанты не смогут печатать фискальные чеки. Но в Германии разрешается на этот период выписывать фискальные чеки от руки, а потом, когда интернет восстановится, отправить их в фискальное «облако». 

Еще интересно то, что чеки немецкое государство не хранит, их обязан хранить бизнес в течение 50 лет. Поэтому на рынке существуют посредники, компании, которые, по сути, выполняют роль накопителя фискальных данных. 

Что в итоге

К новым правилам все относятся по-разному. Большинство негатива касается именно расширения круга тех, кто должен использовать РРО. Но введение «облачной» альтернативы старым кассовым аппаратам — идея сама по себе правильная. И если сравнить схему работы налогового «облака» в Украине с европейскими странами, то все, в принципе, неплохо: дополнительные прослойки поставщиков не создаются, есть минимальный бесплатный софт от государства, в отличие от большинства стран. 

Конечно, то, как это будет на практике, мы узнаем в начале следующего года, когда всем, кто еще не фискализировал свои заведения и магазины, придется это сделать.