Заботитесь о компании? Не работайте за взятки: как тендеры помогают отсеивать слабых подрядчиков

– Ой, здравствуйте! Мы так хотим поработать с вашей компанией! Сколько денег вам занести, чтобы наше сотрудничество стало возможным?

Это реальный разговор со мной в очереди за кофе на одной из конференций в Киеве. Сказать, что я потеряла дар речи, – ничего не сказать. Это был первый раз, когда мне предлагали дать взятку, чтобы стать подрядчиком крупной компании. Жизнь меня к этому не готовила. К счастью, в компании, где я тогда работала, действовала жесткая система закупок – мне достаточно было сослаться на них, чтобы закончить разговор.

Откуда берутся взятки

Добавлю еще одну зарисовку из жизни крупной корпорации, которая работала с коммуникационным агентством «по знакомству». Чтобы вы в полной мере могли оценить, насколько это бывает больно.

Агентство N работало с несколькими поколениями пиарщиков в команде. Если изначально ребята из N очень старались – нужно было не ударить в грязь лицом, ведь руководители агентства и компании дружили между собой, то потом расслабились. К примеру, предложение для годового проекта состояло из одной фразы «нужно работать с библиотеками».

Ребята не стали утруждать себя уточнением бизнес-задач компании, анализом целевой аудитории, проведением качественных исследований и, конечно, предложением KPI – сочли, что это все лишнее. Зачем тратить свое драгоценное время, если и так все понятно? Они не учли только того, что команда в корпорации сменилась окончательно и им уже никто не верил просто так. Через три месяца сотрудничество, которое длилось 7 лет, закончилось. Новое агентство выбирали через тендер.

Таких случаев много. Я лично сталкивалась с тем, что, пользуясь хорошими отношениями, подрядчики завышали цену втрое. А компания об этом даже не догадывалась до поры до времени.

Почему лучше любить тендеры

Несмотря на такие истории, многие пиарщики, маркетологи и ивентщики не просто не любят тендерные процедуры (я не встречала людей, которые их любят, скажем так), а искренне считают, что закупки губят любой креатив. И есть агентства, которые принципиально в тендерах не участвуют. Я люблю закупочные процедуры, тендеры и конкурсы, вот почему:

Вы можете выбрать самый лучший вариант из существующих на рынке

Годами работая с одним подрядчиком, вы формируете прекрасные дружеские связи, а то и семьи, понимаете друг друга с полуслова и знаете, чего ожидать. Но вы лишаете себя стороннего взгляда, лучших  идей и инноваций, закрываетесь от новых игроков и новых возможностей.

Вы сможете аргументированно объяснить руководству, почему этот креатив столько стоит

Стоимость нематериальных услуг – больная тема для пиарщиков, маркетологов, ивентщиков и других специалистов, которые работают над созданием смысла и вдохновения. Проводя тендер, вы делаете мини-анализ рынка и знаете цены хотя бы нескольких компаний.

Например, мы проводили конкурс для выбора подрядчика по фотосъемке. Несколько фотографов прислали примеры своих работ и цены с разбивкой по виду работ. Мы их посмотрели и поняли, что у человека, который поставил, на первый взгляд, самую низкую цену, ретушь фотографий стоит в пять раз дороже, чем у других участников. В итоге мы бы экономили на базовых услугах, но сильно переплатили бы за обработку. Посмотрев цены, выбрали подрядчика, цены которого нас устроили.

Вы получаете взгляд со стороны

Да, этот взгляд – со стороны отдела закупок и службы безопасности, а их часто справедливо критикуют за прямолинейность, слабую фантазию и непонимание великой идеи. Зато эти специалисты уберегут от работы с нечистыми на руку партнерами, подскажут, если цены завышены, или вообще продемонстрируют другой способ решения вашей задачи.

Просто далеко не все специалисты из креативных индустрий считают нужным налаживать горизонтальные связи с коллегами из вышеназванных департаментов. А зря – у них в запасе всегда есть масса баек о некомпетентных заказчиках. В некоторых из них вы точно узнаете себя.

Вы защищены от обвинений в том, что оказываете преференции кому-то из подрядчиков

Не самая хорошая слава в крошечном украинском корпоративном мире, скажу я вам.

Ваша компания приобретает репутацию надежного партнера

Причем партнера, который принимает решения по понятной процедуре, а не по велению сердца кого-то из руководителей. А это значит, что люди к вам потянутся.

Почему же их никто не любит?

Проводить тендеры и конкурсы – это долго. Участники процесса не всегда компетентны. Есть ужасно слабые потенциальные подрядчики, которые выигрывают за счет жуткого демпинга, и от них потом воет вся компания.

К примеру, среди пиарщиков притча во языцех – одна из систем мониторинга СМИ и соцсетей. Компания сразу приходит на встречу с корзиной, набитой деликатесами, и с порога заявляет, что абсолютно некомпетентна в мониторинге, но будет демпинговать до последнего и писать на меня жалобы. А если я этого не хочу, должна пробить покупку другого их продукта. И тогда они найдут способ оказать качественные услуги мониторинга – просто купят их у нормального сервиса.

Таких «затейников» нужно с порога посылать в дальнее плавание – ну как минимум на повторный тендер. Но я искренне считаю, что в нормальном коллективе можно решить любой вопрос так, чтобы от этого выиграло общее дело. Если нет, меняйте работу.