Я — финансовый директор и ремонтирую офисы сама. Вот почему

S-PRO — аутсорсинговая IT-компания с офисами в Запорожье и Киеве. Во время карантина киевская команда компании решила переехать поближе к центру. Арендовали офис на Подоле, и пока сотрудники работали удаленно, отремонтировали его с нуля. Чтобы уложиться в очень сжатые сроки, использовали метод Kanban, по которому обычно планируют IT-проекты. 

Организовываю ремонты наших офисов сама

Я уже больше 15 лет работаю в финансах и почти пять лет сама занимаюсь дизайном и планировкой наших офисов. Все началось с того, что мне захотелось отвлечься от цифр и бумажной работы. В 2015 году мы открывали новый большой офис нашей компании в Запорожье. Ремонт стал отличной возможностью попробовать себя в совсем новой сфере. 

Мы арендовали мастерскую, и между составлением финансовой отчетности и расчетом зарплат я превращалась в столяра — пилила и обрабатывала дерево.

Мы ожидали, что сэкономим, но получилось наоборот. Например, чтобы покрасить столы, арендовали оборудование и купили дорогие костюмы и чехлы. Потом подсчитали, что одни только костюмы стоили как работа профессионального мастера.

В итоге ремонт обошелся в 4 раза дороже, чем если бы мы наняли рабочих. Но это был интересный опыт.

Потом были еще 3 офиса: два в Запорожье и один в Киеве — каждые полтора года новый ремонт. Я уже точно знаю, что нужно для комфортной работы в офисе для команды, поэтому с каждым новым ремонтом было все легче планировать размещение переговорных комнат, кабинетов, столов, освещения и т. д. 

Переехали в карантин

Наш предыдущий офис в Киеве был на Оболони. Нам очень нравилось работать возле набережной и парка, но оказалось, что добираться многим сотрудникам было абсолютно неудобно. Мы давно  задумывались о переезде, и вот в мае нашлось отличное помещение на Подоле, в 30 метрах от станции метро «Контрактовая площадь».

Этот район — популярное место для общения IT-специалистов. До карантина за таким помещением пришлось бы охотиться полгода. Сейчас нам сделали почти 40 % скидки на аренду до конца года и бесплатный месяц на время ремонта.

Офис был очень темным, с черными потолками, а в некоторых комнатах не было окон. Наша офис-менеджер была против: казалось, что помещение нам не очень подходит. Но мы продумали хорошую планировку, оценили условия аренды, расположение и поняли, что это идеальный вариант. Поэтому согласились и подписали договор. 

На следующий день в 9:00 в помещение уже заехала демонтажная команда, которая за 2 дня убрала все лишнее и вывезла четыре КАМАЗа мусора. Я, как финансовый директор, не хотела платить за аренду, пока в нем еще работают строители, и планировала уложиться с ремонтом в месяц, до конца карантина (на тот момент — конец июня).

Но все-таки главной мотивацией была наша уверенность, что сотрудники соскучатся по работе в офисе. Хотелось, чтобы им было куда вернуться, как только можно будет вырваться из дома. (Как же мы ошибались − «удаленку» все успели полюбить и в офис, даже в новый, после карантина не стремились :))  

Подошли к ремонту как к рабочему проекту

Мы в компании успешно применяем разные методы организации процессов, поэтому у меня уже был такой опыт. S-PRO работает по Scrum, но иногда мы планируем свои задачи по Kanban. Мы решили, что эта система отлично подойдет для того, чтобы организовать ремонт.

Kanban — это система планирования проектов, которую придумали в Toyota. Сначала надо составить список задач. По мере выполнения каждая задача двигается вперед — из колонки «Сделать» передвигается в статус «В работе», потом «Готово к проверке» и так далее.

Мы накидали список задач по ремонту с четкими сроками и обновляли его по ходу работы. План работ помог составить архитектор Олег Волосовский, мы купили у него мастер-класс с индивидуальной консультацией.

Всех подрядчиков поделили на 14 команд: демонтажники, электрики, сантехники, маляры и так далее. Разделили все задачи на этапы: «согласование ТЗ», «выполнение», «контроль», «оплата». Для каждой задачи назначили ответственного и сроки. 

Мы встречались на объекте со строителями и определяли, подходят они или нет. Выбирали узкопрофильных подрядчиков, чтобы быть уверенными в результате. Предпочтение отдавали тем, кто мог предложить решения лучше, чем у нас уже были. Если человек сильно опоздал или обещал позвонить, но забыл — мы его отметали и не работали с ним.

Правильно подобрать команду строителей не менее важно, чем собрать команду программистов. Например, ребята, которые делали нам раковины в виде бочек, кайфовали от процесса и фотографировали свою работу на каждом этапе, чтобы выложить себе на сайт. Мы мотивировали строителей как могли. Иногда приходилось приезжать и помогать физически — это стимулировало их работать.

Параллельно со всем этим мне приходилось выполнять функции финансового директора. Чтобы контролировать процесс, весь этот месяц мы работали в коворкинге через дорогу. А однажды я выступала на конференции и прямо сидя на сцене экстренно решала вопрос, где взять зеленую краску в 20:00, чтобы рабочие не простаивали. 

Все преимущества Kanban:

1. Полное понимание, на какой стадии находится каждая задача и укладываемся ли мы в дедлайн. Когда я понимала, что предыдущий этап завершается, начинала искать подрядчиков на следующий этап. В итоге у нас не было простоев, а иногда в офисе параллельно работали 8 команд строителей.
   
2. Не приходилось тратить время на синхронизацию работы. Я видела все процессы комплексно и мгновенно могла оценить ситуацию. Например, понимала, что завтра закончат работу маляры. Значит, можно запускать электриков.
   
3. Если мне нужна была помощь других членов команды, я назначала их ответственными за конкретную задачу, и человек сразу понимал, что от него требуется. Так было легче делегировать задачи и контролировать их выполнение. Никто ничего не забывал, а я видела, на какой стадии находится решение.
4. Самое главное − мы уложились в срок: закончили ремонт за 4 недели. Это космическая скорость для такого ремонта.
   

Что получилось

Офис получился красивым и удобным. У нас много дерева, натуральных материалов и ярких сочных цветов. Мы оборудовали переговорные комнаты и сохранили концепцию открытого офиса. В нашей компании принято, что клиенты или партнеры могут в любое время прийти у нас поработать. 

А еще мы концептуально объединили киевский офис и запорожский. Даже хотели поставить в офисе настоящий автомобиль «запорожец», но потом просто нарисовали его на стене. В нем сидит космонавт, который летит в космос, как Tesla Roadster Илона Маска.

Пять советов для тех, кто хочет отремонтировать офис самостоятельно

1. Хорошо подумайте: а оно вам надо? Это уже мой пятый офис, и каждый раз получается все лучше. Но в первый раз вместо экономии мы получили убытки. Поэтому, если вы не уверены в своих силах и никогда не управляли ремонтом, лучше наймите специалиста. Но если любите сложные вызовы и новый опыт — почему бы не попробовать?
   Не будь я совладелицей компании, я бы не пошла на подобную авантюру. Для такой затеи нужна свобода принятия решений и возможность согласовывать их очень оперативно.
2. Составьте план работ. Перед началом ремонта нужно составить четкий список работ и выстроить хронологию — что и за чем вы будете делать. Kanban идеально подходит, чтобы планировать такие работы. Он для «быстрых забегов», когда есть четкий набор задач, жесткие сроки и много подрядчиков, которые работают параллельно.
   Для строительства дома я бы Kanban не использовала. Тут больше подходит Agile или PRINCE.
   
3. Просчитайте бюджет. Как финансовый директор, я мыслю цифрами, поэтому первым делом просчитала бюджет ремонта. Для этого я еще до начала работ обзвонила основных подрядчиков и узнала, сколько стоят их услуги.
   Планировали, что потратим как минимум $15 тысяч, но готовы были потратить $20 тысяч. В итоге уложились в $20. Учитывая размер помещения (360 кв. м), это $55 за «квадрат» — очень дешево. Такая цена получилась благодаря «карантинным» скидкам подрядчиков.
   Кроме того, в помещении не пришлось переделывать вентиляцию и пол, а мебель мы привезли из предыдущего офиса. Если бы я руководила процессом не сама, было бы дороже процентов на двадцать.
   Прораб обычно берет за работу как минимум 10−15 % от стоимости ремонта. Еще 5−10 % экономишь за счет того, что следишь за работой подрядчиков и минимизируешь брак и потерю времени.
   
4. Не пытайтесь навешать на исполнителей непрофильные задачи. Все мои промахи были связаны с тем, что я пыталась поставить людям задачи, на которых они не специализировались. Например, попросила гипсокартонщиков проложить трубы.
   Мыслила так: «Они же строители, должны уметь все». Они, конечно, согласились, но результат был так себе: получилось некрасиво и нефункционально. Я заплатила им за работу, но сразу же вызвала сантехника, чтобы он все переделал. Таких историй за время ремонта у меня было несколько.
   Поэтому совет такой: не пытайтесь отдать дополнительные задачи непрофильным специалистам − получите убытки.
   
5. Без команды никак. Даже имея опыт, в одиночку я бы не справилась. В процессе стройки наша офис-менеджер взяла 2 дня отпуска, и я еле пережила эти дни.
   До этого мне казалось, что я не так уж много задач ей поручаю. Когда ее не было, поняла, что зашиваюсь. К примеру, привозят гору стройматериалов, которые надо проверить и оплатить, а у меня совещание по финансовому планированию на ближайшие 3 месяца.
   Так что слаженная команда в деле ремонта на первом месте. Впрочем, как и в IT-проектах. Не случайно мы считаем команду одной из главных ценностей нашей компании. Правильные люди — залог успеха в любом деле.