Будьте открыты к не связанным с работой разговорам в соцсетях. Как сохранить контакт с коллегами во время удаленной работы

Бывает ли так, что вас раздражают действия ваших удаленных коллег? Они заняты? Иначе почему они не отвечают на ваше письмо по электронке? Возможно, они и не получали этого письма? Когда мы не находимся в том же месте, что и те, с кем мы общаемся, мы придумываем собственные объяснения их действий. 

То, как мы взаимодействуем друг с другом, очень сильно меняется, когда мы работаем удаленно. На Medium вышла колонка о том, как установить свое «присутствие» в команде во время удаленной работы. Редакция MC.today публикует пересказ текста.

Для сохранения авторского стиля и лучшего восприятия деталей истории мы публикуем ее от первого лица – как в оригинальном тексте.

Когда мы не находимся в одном месте с теми, с кем общаемся, мы выстраиваем собственные объяснения их действий и размышляем об их возможных мотивах. Об этом говорят Пол Леонарди и Цедал Нили в своей последней книге «Цифровое мышление: что действительно нужно для процветания в эпоху данных, алгоритмов и искусственного интеллекта».

Даже небольшое отдаление между людьми ставит под угрозу их способность к взаимопониманию. Вы можете легко потерять связь со своими коллегами, менеджерами или клиентами, если вы не в их поле зрения. Поэтому удаленным работникам часто трудно эффективно общаться друг с другом. Как следствие, удаленные команды распадаются, а сотрудничество страдает.

Чтобы предотвратить это, нам нужно изучить стратегии цифрового «присутствия». Авторы книги утверждают, что основным способом культивирования цифрового присутствия является обеспечение отсутствия длительных перерывов в общении с другими и поддержание синхронизации с удаленными сотрудниками, менеджерами и клиентами.

Пол Леонарди и Цедал Нили предлагают несколько простых способов заложить основу цифрового «присутствия».

Отправляйте обновления вместо того, чтобы ждать их

Не ждите, пока руководители и коллеги спросят вас, как дела или что вы думаете о конкретных вопросах. Будьте проактивны и свяжитесь с ними сами – даже если вашу точку зрения не спрашивали. Сообщайте другим о своем прогрессе и будьте чрезвычайно открыты относительно того, как обстоят дела.

На практике это означает, что вы копируете своего менеджера в электронные письма коллегам и клиентам. Также тегаете его в инструменте для сотрудничества, когда достигаете определенной цели, и пишете короткие прямые сообщения менеджеру и другим коллегам, предоставляя им обновления по вашим задачам.

Сначала кажется странным регулярно сообщать другим о своем рабочем статусе и деятельности. Однако с практикой вы научитесь делать это. Вы можете беспокоиться, что коллеги и начальство будут раздражены вашей чрезмерной коммуникабельностью. Но авторы книги не находят этому доказательств. В то же время они обнаружили, что менеджеры и сотрудники, получавшие большее общение, ценили работу членов команды.

Создайте чувство любопытства

Наверняка вас учили, что лучший способ общения, особенно в профессиональном контексте, – быть ясным и точным.

Однако именно двусмысленность, а не ясность, лучше работает для установления связи с другими. Профессор Университета Южной Флориды Эрик Айзенберг исследовал, что люди могут стратегически использовать двусмысленность в общении. Он обнаружил, что когда связанное с работой сообщение – будь то электронное письмо или текст о миссии компании – написано намеренно неоднозначно, возникает два эффекта.

Во-первых, люди больше обдумывают сообщение и пытаются понять его значение, сосредотачиваясь на отправителе. Во-вторых, они начинают делать собственные интерпретации. В обоих случаях двусмысленность привлекает внимание и сосредотачивает людей на коммуникантах. Эти неоднозначные сообщения создают ощущение любопытства, повышающего концентрацию внимания во время виртуальной работы.

Но если каждое сообщение создано так, чтобы вызвать любопытство, ваша аудитория быстро начнет уставать. Поэтому не присылайте неоднозначные сообщения одному и тому же человеку чаще, чем раз в четыре-шесть месяцев. 

Общайтесь по их графикам, а не по своим

Когда дело доходит до того, насколько хорошо воспринимается сообщение, время имеет значение. Время влияет на то, когда люди, скорее всего, будут более или менее реагировать на ваше сообщение.

Лучший шанс наладить связь с человеком, чье внимание атакуют другие, тогда, когда он наиболее восприимчив к вашим сообщениям. Но большинство людей общаются с другими тогда, когда это удобнее всего для них самих, а не тогда, когда это лучше всего для других.

Общаясь с коллегами по команде, учитывайте их графики и часовые пояса. Небольшие изменения, например задержка на час перед отправкой электронного письма, иногда могут оказать значительное влияние на то, удастся ли вам успешно наладить цифровую коммуникацию с вашими виртуальными коллегами.

Оптимально взаимодействуйте через соцсети

Кроме регулярной отправки обновлений, создания ощущения любопытства и коммуникации с соблюдением графиков коллег, развитие цифрового «присутствия» также предполагает продуктивное взаимодействие с сотрудниками с помощью инструментов внутренних соцсетей.

Авторы книги рекомендуют следующие стратегии для оптимального использования внутренних соцсетей:

1. Осознайте назначение и потенциал внутренних социальных сетей в рабочей среде. Они не только предоставляют вам передаваемую информацию, но и помогают узнать, кто ее прислал и откуда она идет. 
2. Ищите полезную информацию. Платформы соцсетей не только делают возможным обмен информацией между удаленными работниками, но и позволяют общению стать видимым для больших групп, а не оставаться в ловушке обмена один на один.
3. Будьте открыты к случайным и не связанным с работой разговорам в социальных сетях. Они помогают наладить взаимопонимание, ведущее к лучшему сотрудничеству.
4. Следите за менее видимыми формами знаний, такими как знания об организациях, политике и процессах.
5. То, что записывается, запоминается. Поэтому оставайтесь активными на платформе.

Требования к цифровому присутствию поначалу могут показаться лишними или неудобными, но со временем вы будете чувствовать себя более непринужденно с цифровым «я», которое умеет целенаправленно общаться и конструктивно сотрудничать.

Источник: текст Medium.