Четыре совета, как избавиться от хаоса в финансах или не допустить его вовсе

В новой колонке для MC.today исполнительный директор компании fuelfinance Алена Мысько продолжает рассуждать о финансах. В новом тексте – о том, как избавиться от хаоса в финансах или не допустить его вовсе.

Друзья, мы в редакции mc.today мечтаем публиковать ваши истории. С вами приключилось что-то странное и необычное на работе, в поездке, прямо на улице? Расскажите об этом нам, отправив письмо на news@mc.today.

1. Вести учет движения денежных средств

То есть фиксировать потраченные и полученные деньги, указывать источники, цели и формы их получения (наличная, безналичная), а также то, на какое именно юридическое лицо они пришли (ФЛП, ООО и так далее).

Чтобы эффективно вести финансовый учет, нужно выбирать программу по управлению финансами: например, 1С либо ERP. Или вести отчетность в виде Google-таблиц, например, для компаний, которые предоставляют услуги или у которых небольшое количество операций. Но это временная мера, пока бизнес не сильно разросся.

В производстве все по-другому, поскольку процессы, которые нужно контролировать, сложнее. Там с самого начала нужно считать намного больше показателей: рассчитывать себестоимость, оборотный капитал, вести складской учет, проводить инвентаризацию. То есть чем сложнее процессы, тем больше показателей вам необходимо держать на контроле, чтобы все работало эффективно.

2. Вести платежный календарь

Этот инструмент поможет справиться с кассовым разрывом. В нем вы планируете свои денежные поступления и расходы понедельно.

Часто календарь уже есть в программе по финансовому управлению, но вы можете разработать его самостоятельно или же поручить вести его бухгалтеру. При этом предпринимателю нужно понимать, как устроен платежный календарь, и управлять денежными потоками. Бухгалтер не всегда понимает, какие платежи действительно критичны, а какие можно отложить с точки зрения эффективности бизнеса.

Заполнять календарь нужно каждый день или неделю, там должны быть такие разделы: поступления, расходы, остаток средств на начало дня/недели и остаток на конец.

3. Считать прибыль

Деньги в кассе на конец периода и на вашем счете — это не прибыль компании. Чтобы узнать свою прибыль, вы должны от полученной в конце месяца суммы отнять себестоимость проданных услуг или продуктов, а также все дополнительные расходы: зарплаты, аренда, налоги.

Отнимать вы должны так, чтобы доходы и затраты действительно касались именно этого месяца, а не, например, авансов за следующие периоды.

Прибыль нужно подсчитывать хотя бы раз в месяц. Вы можете сравнить все данные с планом и с показателями предыдущего периода. Тогда вы поймете, эффективно ли работает ваш бизнес, растет ли он и что нужно изменить. А при необходимости – быстро принять решение о том, куда двигаться дальше.

Если вы знаете, какая у вас прибыль, можете привязать к этому показателю зарплату или бонусы сотрудников. Это будет их мотивировать, и все будут работать на одну цель. Более того, прибыль — главный показатель результата предпринимателя. Все остальное — пыль в глаза.

4. Построить финансовую систему

На первых порах очень сложно достичь систематичности. Важно, чтобы в таблицы и формы для финансового учета, которые вы создаете, вносили достоверную и своевременную информацию.

Для этого всем сотрудникам нужно понять свои зоны ответственности. Важно наладить такой механизм, где каждый знает, когда и какую информацию он должен предоставить. Нужно вести учет продаж, затрат и эффективности направлений.

Многие сотрудники могут не захотеть вести такую отчетность. В моей практике были случаи, когда после таких требований работники просто увольнялись, и владельцу бизнеса приходилось быстро искать новых людей. Бывают и саботажи: люди не готовы брать ответственность и специально ставят палки в колеса новым процессам.

В таких случаях надо выявлять таких сотрудников, вводить и наказания, и систему бонусов за участие в процессах реорганизации. Потому что для построения единой финансовой системы очень важен сбор данных со всей компании, без них это будет не правдивая информация, а просто цифры.

В таком формате нужно поработать хотя бы три месяца, и тогда на четвертый появятся понимание, систематичность и привычка. Все прописанное станет негласным правилом в команде, и система начнет работать.