Эти подходы помогают Tickets.ua, «Шагу» и EVO сделать работу команд продуктивной. Вот их секреты

Успешные украинские компании не дожидаются, пока их команды начнут лажать. Они играют на опережение, занимаясь профилактикой, и используют для этого различные инструменты. MC Today вместе с «Битрикс24» узнавал их секреты.

Инструменты для обучения новичков от «Шага» и Tickets.ua

Достигать максимальной эффективности командам компьютерной академии «Шаг» помогают более 12 внутренних инструментов, созданных собственными разработчиками. Одна из самых важных программ – тренажер, который вводит в должность новичков.

«Обучение нового человека занимает до месяца, для этого нужно отвлечь множество экспертов. Разработанный нами сервис берет все проблемы на себя, экономит до 90% ресурсов других сотрудников. Обучать можно не одного человека, а сразу 50, и факапят после этого они существенно меньше», – рассказывает Дмитрий Корчевский.

Похожие проблемы стояли перед Tickets.ua. Компания работает в 29 странах, и в 20 из них вышла только за последний год.

«Каждая страна – это новое обслуживание, новые языки, новые люди, которых мы должны научить. Мы начинали в 2009 году, и первые пять лет в компании было до 100 человек. Сегодня у нас более 750 сотрудников. Мы выписываем более 9000 билетов в день и проводим около 17 000 звонков в месяц», – говорит Илона Винничук, тренер по обучению Tickets.ua.

Обучение новичков в компании длится до двух месяцев и проходит в системе «Битрикс24».

«Раньше этим занимался HR, который должен был не пропустить ни одного этапа: встретить, приготовить рабочее место, заказать технику, провести инструкцию, экскурсию, обучение, оформить допуски, установить различные программы.

Сейчас задачи автоматически падают на нужное подразделение с дедлайнами. Сотрудник приходит на работу и видит: встретить человека или открыть ему доступ, дедлайн – сегодня», – довольна Илона Винничук.

Таким же образом на задачи автоматически разбиваются все бизнес-процессы, обучающие курсы и интегрированные модули.

Как организована коммуникация в команде у «Таблеточек» и CoverBox

Отсутствие единого информационного поля сильно снижает продуктивность командной работы. Когда сотрудник попросту не знает о какой-то новости, либо проекте.

«У себя в компании мы используем Телеграмм с десятком тематических чатов. Подключил к ним даже руководителя одного из цехов, которой 55. Зато теперь все обо всем знают», – делится Артем Шишкин, сооснователь и руководитель Coover Box.

Эту же проблему при помощи Битрикса24 решили в «Таблеточках».

«Раньше у нас было примерно 40 чатиков в Facebook. В одном обсуждали медикаменты, в другом – партнеров, в третьем – еще что-то. Терялись документы, заваливались проекты. Теперь у нас есть место для сохранения документов, удобный внутренний сайт и CRM-ка. Мы больше не теряем компании, которые приходят к нам с желанием помочь», – рассказывает Светлана Пугач, руководитель фонда «Таблеточки».

В маленьких компаниях над повышением продуктивности командной работы трудится руководитель.

«Никакие нематериальные мотиваторы и космические перспективы не нужны украинскому человеку, если он не понимает, что будет завтра»

«Кроме правильных бесед и денежного вознаграждения не работает ничего, считает Анна Боднарчук, директор супермаркета лицензионного программного и аппаратного обеспечения Softkey.ua.

Competera: Как ставить цели, которые мотивируют команду

Одних инструментов для повышения продуктивности недостаточно. Команде, которая за год выросла с 10 до 50 человек, сложно бежать в одном направлении.

Для увеличения продуктивности в Competera используют фокус на целях – OKR (от англ. Objectives and Key Results). Этот метод придумали в Intel и используют во многих компаниях мира, например, в Google.

«Продуктивность снижается из-за непонимания людьми целей. Ради чего они живут, ради чего они пришли сегодня на работу. У нас каждая команда ставит на месяц, квартал и год по три цели, к которым прописывает три-четыре ключевых результата», – объясняет основатель Competera Александр Галкин.

У работы с такой методологией есть правила:

• цель должна действительно вдохновлять работать;
• она должна быть понятной твоей маме или бабушке;
• KPI не может быть целью: правильно не «продать за месяц 100 клиентам», а «научиться продавать более чем 50 клиентам в месяц»;
• на первую цель приходится 70% фокуса, на вторую – 50%, третью – 30%;
• на четвертую цель фокуса не хватит;
• цель, которая достигнута на 30-40% – слишком сложная, а на 100% – слишком простая;
• глобальные цели вроде «нам нужно выиграть суперкубок» разбиваются на более мелкие в рамках команд.

«Когда мы сделали оценку, получилось, что первые цели были вроде «будем мочить драконов», как будто это очень просто. Через квартал народ понял: чтобы мочить драконов, нужно ездить на лошадях и мечи какие-то нужны. То есть цели стали поменьше и попроще вместо недостижимых вроде «сделать клиентов счастливыми», – смеется Александр Галкин.

EVO: Как не ошибиться при построении системы бонусов и мотивации

В поиске системы мотивации главное – не переусердствовать.

«Однажды, создавая новое направление в продажах, мы долго подбирали для сотрудников лучшую систему мотивации. И допустили ошибку – сменили мотивацию за год трижды.

И хотя мы обсуждали все изменения с командой, часть сотрудников была демотивирована. Когда мы потеряли часть уставшей команды, то взяли паузу.

Первый вывод, который мы тогда сделали: лучше неидеальная мотивационка, чем слишком переменчивая», – делится Анна Кивлюк, руководитель HR-департамента компании EVO.

После этого каждую идею системы мотивации в компании примеряли на существующие результаты команды, и лучшее решение презентовали команде.

«В презентации, мы показали, сколько бы команда заработала, если бы эта система работала уже с прошлого месяца. Этим мы сняли часть опасений и переживаний перед неизвестным», – говорит Анна Кивлюк.

Как правильно подбирать членов проектной команды: опыт Tickets.ua

Одной мотивации мало – нужно учитывать, к какому типу относятся люди в команде. В Tickets.ua для этого используют DISC – умение различать людей по четырем основным типам:

•  тип D, “деятель” – руководитель, директор;
•  тип І, “вдохновитель” – вдохновляющий и влияющий;
•  тип S, “союзник” – командный, внимательный к другим человек;
•  тип С, “мыслитель” – любит инструкции, правила и процедуры.

«Каждый тип очень важен для командной работы. Если в проекте будут только «І», он никогда не закончится – они будут постоянно ссориться; «С» увязнут в процедурах, а о «D» говорят «на два человека три гетьмана», – поясняет Илона Винничук.

Протестировать 759 сотрудников компании помог «Битрикс24». В специальном приложении системы каждый прошел тестирование, руководители изучили результаты, и поняли, в какой команде кого не хватает. Сотрудники также узнали свои типы и опубликовали их в своих профилях.

«Корпоративная сеть объединяет людей для использования приложений на любую тему. Но есть еще одна хорошая вещь – можно добавлять людей на этапе подачи резюме. Они проходят тестирование, и вы видите, подходит ли он в команду или нет, как его правильно обучать, как с ним разговаривать, и какие задачи ему не нужно давать, потому что он с ними не справится», – говорит Илона Винничук.

Каждая компания использует возможности систем управления работой, в том числе «Битрикс24», исходя из своих потребностей. Помимо упомянутых инструментов, можно настроить всевозможные счетчики, оформить задачи для поручений или наблюдений, в которых руководство может оставлять свои комментарии.

Все это доступно оффлайн – интернет нужен только для синхронизации. После завершения каждой задачи можно ставить ее оценку.

На виртуальной доске задачи можно расположить в любом порядке – срочное, несрочное, делаю сегодня или до конца месяца. Загруженность каждого сотрудника видна в виде диаграммы Ганта.

Бонус для читателей MC Today от «Битрикс24»
Регистрируйтесь на сайте bitrix24.ua до 31 декабря 2017 года и укажите промо-код mctoday2017, чтобы получить дополнительные 20 ГБ дискового пространства на год.

Уверены, вам также будет интересно, как «Таблеточки», «Шаг», TemplateMonster и Competera ставят цели сотрудникам и мотивируют их добиваться