Как правильно создать волонтерский штаб во время войны: 7 ошибок, которые стоит учесть

24 февраля я, по-видимому, как и все, читала новости. Наверное, каждую секунду листала ленту мессенджеров и сайтов. А еще заклеивала окна скотчем, проверяла, где находятся бункеры под домом и стояла в очереди за консервами.

На следующий день я поняла: это плохая стратегия. И решила переключиться на активные действия: записаться в тероборону, сдать кровь, принести туда домашние закрутки и расфасовать то, что принесли другие. Работа увлекла – уровень тревожности упал в разы. Я решила, что это хорошая идея и стоит продолжать в том же духе.

Создали волонтерский штаб 

Когда настало время разгребать ту кучу продуктов, которую принесли люди, а затем распределять ее по соответствующим ротам, началось самое интересное. 

Чтобы доставить ребятам на блокпост, скажем, каремат, нужно: 

• получить его у благотворителей или купить – за свои средства или волонтеров; 
• организовать его доставку к нам, волонтерам;


• принять и расфасовать вещи, если их приходит слишком много; 
• получить запрос от командира взвода и отложить необходимые вещи и продукты;
• снова организовать логистику, то есть доставить каремат в точку, если она не секретная и если за ним никто не приехали лично;
• получить подтверждение доставки. 

А еще нужно собирать запросы на необходимые вещи и нужды, искать фонды гуманитарной помощи, координировать доставку военной амуниции, находить меценатов для оплаты, вести учет, коммуницировать с военными, налаживать собственное производство и многое другое. 

Так я вместе с другими добровольцами начала активно систематизировать работу. В первые дни в наш штаб приходили десятки человек. Все, как и я, хотели работать, а также понизить уровень тревоги и страха. Одним словом, быть частью процесса.

Разделили штаб на подразделения 

Мы поделили штаб на подразделения и назначили главных, начали создавать базу волонтеров и собирать информацию от военных. 

Моя сестра стала во главе отдела связи. Очень правильным решением было сразу записывать волонтеров, которые хотели помочь: кто-то умеет шить, у кого-то есть авто, а кто-то занимается ремонтом техники. В дальнейшем нам это невероятно помогло. Также девочки из отдела связи начали выстраивать коммуникацию: вести социальные сети, делать запросы на благотворительные фонды и бизнесменов-меценатов.

Появилось отдельное подразделение фасовки продуктов. Пришлось искать морозильные камеры, распределять продукты на складе, следить за сроком годности. Это подразделение взяло на себя одежду, карематы, обувь, подушки, одеяла и многое другое.

Когда инструменты начали ломаться, мы создали отдел ремонта и электроники. Подразделение электроники занимается также проводами, телефонами, зарядными станциями и павербанками. К примеру, прежде чем отдавать павербанки на фронт, их обязательно нужно зарядить. 

Мы сформировали три подразделения производства, где производим противотанковые ежи, «бандера-смузи» и плетем сетки. Подразделения возглавили профессионалы, которые прошли АТО. 

Мы назначили координатора защитных сооружений, который руководил доставкой песка, организовывал волонтеров, чтобы те тягали мешки и строили заграждения. 

Также у нас есть подразделения медицины для приема и фасовки лекарств, и подразделение для приема амуниции.

Когда встал вопрос питания теробороновцев в штабе и волонтеров на месте, у нас появилась кухня. На ней начали готовить бутерброды, а соседние кафе стали приносить горячую еду. 

Отдельно стоит рассказать о транспорте. Сейчас у нас в базе более 35 активных машин: от легковых и бусов до тридцатитонников. Около 50 авто в настоящее время в запасе. Мы сформировали базу волонтеров, у которых есть возможность ремонтировать авто на СТО. Есть схема закупки и хранения горючего. 

Мы развернули масштабную деятельность. Все это произошло благодаря простым людям, которые с первого дня очень хотели помочь.

Ошибки, допущенные во время работы штаба

Но, оглядываясь на проделанную работу, я вижу сотни ошибок. В хаосе мы о них не думали. Тем не менее я хочу о них рассказать:

1. Мы не вели учет. В состоянии хаоса первых дней мы просто принимали вещи от людей и предоставляли по запросу военных. Очень многое ушло, а мы ничего не фиксировали. Позже мы ввели накладные, и записываем все туда: сколько, чего, кому и куда пошло. Накладные выписываем в двух экземплярах. Наш вариант подписывает человек, принявший помощь. Чуть больше писанины, но на 100% лучше понимание проделанной работы. И есть возможность анализа и отчетности.

2. Мы не сразу поняли, кому первым следует поставлять продукцию. Запросов типа «у нас там все голые-босые» было сотни в день. А как их проверять, никто не знал. Мы потратили очень много времени на коммуникацию с армией, командирами теробороны, юристами. Для того чтобы понять, куда действительно нужно посылать помощь, кого обеспечивает государство, а кто вообще не имел никакого отношения к реальной войне. 

Сегодня ребята, которые нуждаются в помощи, подают запрос на командира. Тот формирует заявку от роты и посылает нам. Мы проверяем контакт – многих уже знаем лично – и отгружаем товар из списка. Мы также сотрудничаем с девушками из отдела материально-технического обеспечения теробороны.

3. Мы не сразу разобрались в юридическом статусе теробороны: не отличали добровольное формирование от подразделения ВСУ в составе сил территориальной обороны. Для этого мы тщательно прочли законодательство и поговорили с юристами. Теперь мы понимаем иерархическую структуру и очередность оказания помощи.

4. Мы юридически не оформили волонтерскую организацию. Мы пытались это сделать с первого дня. Но в военное положение ни один человек не будет заниматься регистрацией нового общественного объединения или благотворительного фонда. Нам сказали подождать, и мы ждем. Работаем пока через оформление сделок на батальон теробороны или другие благотворительные организации.

5. Поступления от обычных людей закончились. Конечно, самоотверженность наших людей безумная: в первые дни к нам заходили, наверное, все жители города. Но, конечно, деньги и продукты когда-нибудь заканчиваются. И где-то со второй недели мы поняли: придется переформатировать нашу работу. Отдел связи сконцентрировался на поиске гуманитарной помощи от фондов из-за границы, общался с меценатами, сотрудничал с крупным бизнесом. Это было правильное решение, и сейчас у нас есть постоянные поступления, чтобы обеспечивать потребности наших ребят.

6. Волонтеры устали. 20 дней подряд все волонтеры, координаторы подразделений работали ежедневно с 9 до 18. И это совершенно бесплатно. Первый выходной выдался, когда по области ввели комендантский час на сутки. Истощение – как физическое, так и психологическое – к добру не приводит. Именно поэтому мы назначили замов и сделали график работы в две смены. Помогла база волонтеров, которую мы регистрировали с самого начала. Благодаря ей у нас есть резерв, из которого можно приглашать новых людей.

7. Люди начали разъезжаться. С каждым днем ​​к городу приближались вражеские танки. Многие из гражданского населения начали выезжать. Это нормальный процесс, но и в нашем штабе стало меньше волонтеров. Благодаря тому, что все процессы уже были настроены, работа в штабе кипит даже с меньшим количеством людей. А отдел связи работает удаленно.

Есть ошибки, но наш штаб теперь – это маленькая вселенная, где мы нашли новые связи на всю жизнь. Алкоголь сегодня покупать нельзя. Но у нас припрятана бутылка шампанского. И каждый волонтер знает, что откроем ее мы только в день победы. И обязательно все вместе!