Как сделать в Украине конференцию, от которой в восторге спикеры из Google и IBM. Опыт Devoxx

1-2 ноября в Киеве во второй раз пройдет конференция Devoxx Ukraine, на которой ждут больше 1300 участников. Она входит в международную группу конференций для Java-программистов.

Организаторы события – крупнейшая украинская IT-компания EPAM, JUG UA и агентство Magic Factory. В PR-материале координатор Devoxx Ukraine Елена Лесничая рассказала МС Today, каково готовить в Украине масштабное международное событие и что ждет участников в этом году.

Как прошла первая конференция Devoxx Ukraine

С 2001 года мы проводили в Украине конференцию JavaDay. В прошлом году получили франшизу Devoxx и впервые провели событие под новым брендом. Конференцию посетило около 1200 участников, из них примерно 20% – иностранцы. Среди докладчиков были специалисты из Google, Oracle, IBM, Netflix, Uber, Twitter.

Елена Лесничая

От прошлогоднего события спикеры остались в восторге. Участникам тоже понравилось. Мы просили оценить событие по четырем критериям: питание, техническое обеспечение, программа мероприятия и общие впечатления. Средняя оценка Devoxx Ukraine была выше, чем JavaDay.

Владелец франшизы Стефан Дженсен похвалил визуальное оформление конференции – она была посвящена космосу, видеопродакшен, работу волонтеров, работу со спикерами, церемонию открытия. И указал, какие моменты можно улучшить: сократить время на розыгрыши, автоматизировать регистрацию и сбор контактов на спонсорских стендах. Мы постарались учесть большую часть этих мелочей.

С коммерческой точки зрения мероприятие тоже было успешным. Нам удалось вернуть расходы и заплатить отчисления за использование франшизы. Примерно 60% дохода принесли билеты, около 40% – спонсоры конференции.

Какие требования к организаторам

Devoxx – массовое мероприятие высшего класса. Для конференции нужна большая, удобная и популярная площадка, которая сможет вместить более 1000 человек. Залы и сцены должны быть оригинально оформлены, мощно оснащены технически, гостям нужно обеспечить качественный кейтеринг. Значительная статья расходов – церемония открытия, во время которой на главной сцене происходит шоу.

Devoxx Ukraine 2018

Наша задача – сделать так, чтобы каждый докладчик остался доволен. Большая часть наших спикеров – иностранцы, нередко VIP-уровня. В Украине мы сопровождаем их от прибытия до отлета, а еще обеспечиваем активный досуг. За это отвечает два отдельных человека.

В этом году Devoxx Ukraine начнется для спикеров с обзорной экскурсии по Киеву и ужина в ресторане. В пятницу и субботу они будут на вечеринках, а в воскресенье снова поедут на экскурсию по городу или в Чернобыль. Он, кстати, всегда пользуется популярностью среди иностранцев.

Одна из основных сложностей – учесть пожелания спикеров по технической части и  времени докладов и идеально вписаться в их планы. Когда ты везешь из Америки человека, с которым коммуникация проходила только по имейлу, до самого конца переживаешь, что что-то пойдет не так.

В прошлом году мы пригласили известного во всем мире физика-теоретика и космолога Лоуренса Краусса. Выдохнули всей командой, только когда увидели ученого на месте за час до старта конференции.

Как мы готовились к Devoxx Ukraine 2019

Подготовка к конференции практически не прекращается. Мы немного перевели дух и снова взялись за работу. Сначала программный комитет составил список основных тем, а оргкомитет Devoxx подобрал варианты концепций. В результате Devoxx Ukraine 2019 будет посвящена роботам.

Активная фаза подготовки началась в апреле, когда мы анонсировали сбор заявок от спикеров. Кстати, в этом году мы усилили программный комитет – «мозговой центр» конференции, который отвечает за доклады. В него вошли 20 человек – разработчики и эксперты, признанные на международном уровне. Среди них есть ребята из Facebook, Netflix, Hazelcast. А возглавляет комитет Андрей Родионов, известный в тусовке джавист, лидер JUG Community.

Помимо них в подготовке конференции задействовано пять человек из EPAM и четыре из агентства, которое помогает нам с организацией.

Кто выступит на Devoxx Ukraine 2019

В этом году мы приняли около 200 заявок от потенциальных докладчиков из США, Германии, Австралии, Франции, Сербии, Швеции. Отобрали 83. Это на 20 с лишним больше, чем в прошлом году.

У нас выступят специалисты из Google, Netflix, IBM, eBay, Huawei, Amazon Web Services  и других топовых компаний. Каждый спикер – признанный эксперт с внушительным послужным списком. А все доклады – максимально практичные и соответствуют запросам аудитории. Одна из центральных тем Devoxx Ukraine 2019 – «облачная» разработка, очень перспективное направление.

Нам очень хотелось привести ребят из Boston Dynamics (компания, известная своими шагающими четвероногими роботами – Прим. ред.). Увы, не вышло. Зато удалось заполучить в докладчики Клифа Клика. Клиф – настоящая звезда мира Java, он стоял у истоков этого языка. Он обладатель более 20 научных патентов и совладелец h2o.ai – компании, которая специализируется на аналитике данных.

Основные доклады в этом году достались также Эдсону Янаге из Red Hat, Крису Таленгеру из Twitter. Все эти ребята – настоящие гуру мира разработки.

Мы не имеем права разглашать гонорары спикеров. Могу сказать, что благодаря бренду Devoxx они охотнее соглашаются ехать в Украину и идут на компромиссы.

Какие уроки мы вынесли

Во время подготовки и проведения Devoxx Ukraine мы вынесли несколько уроков и хотим поделиться советами.

1. Если вы делаете что-то – делайте это хорошо. Нашу команду знают по Java Day и Devoxx и воспринимают как профессионалов, которые смогут организовать и провести событие любого масштаба. Стефану Дженсену так понравилось в Украине и на украинской конференции, что он рассматривает идею провести саммит команд Devoxx со всего мира у нас.
2. Ведите честную статистику своей эффективности, постоянно собирайте и сохраняйте данные: от отзывов участников до финансовых показателей и история взаимоотношений со спонсорами. Мы вели учет всех ключевых для ивент-бизнеса показателей и сформировали убедительное предложение о сотрудничестве с франшизой Devoxx. Каждую цифру мы могли подтвердить. А ещё детальная статистика помогает планировать расходы новой конференции и определять, над чем ещё стоит поработать.
3. Не бойтесь мыслить глобально. Даже если вы проводите не самые масштабные события, вы всегда можете попробовать «постучаться» к зарубежным партнерам – сейчас многие находятся в поиске новых ниш и рынков. Под брендом Devoxx могут проходить только те конференции, которые собирают больше тысячи участников. Мы в JavaDay немножко не дотягивали до этой цифры, но Стефан все-таки предоставил нам франшизу.

Какой будет Devoxx Ukraine 2019

В этом году конференция пройдет на территории ивент-площадки М82, площадь которой 7 тыс. кв. м. Мы планируем принять более 1300 участников, примерно 300 из них иностранцы. Помимо докладов их ждет масштабное шоу на открытии и вечеринка закрытия, подробности которых мы держим в секрете.

Мы добавили новый поток – Mind the Geek. Он будет посвящен искусственному интеллекту, роботам, разработке гаджетов и игрушек. Это темы, с которыми хотел бы работать практически каждый разработчик, но далеко не всем это удается.

Формат – небольшие выступления. Джейми Коулман из IBM расскажет о работе дата-центров и их влиянии на окружающую среду, Олег Докука из Netifi выступит с темой, посвященной искусственному интеллекту и обучению ботов.

Еще из нового – формат Small Talks, который будет полезен начинающим спикерам. Это выступления по 15 минут для тех, кто может поделиться своим опытом решения какой-то задачи и хочет отточить навык выступлений на международных конференциях.

В этом году все доклады будут на английском, это требование распространяется и на спикеров из Украины. Но для Small Talks мы делаем исключение. Мы верим, что Devoxx может стать «трамплином» для наших разработчиков, которые хотят развиваться как публичные эксперты международного уровня.

Купить билет на конференцию