Как я с нуля освоила проведение вебинаров и почему это легче и проще, чем кажется – колонка

Оксана Дмитровская, специалист по коммуникациям, автор и тренер марафонов и курсов по копирайтингу, в колонке для MC.today рассказала, как начала проводить вебинары и какое программное обеспечение и приемы использует для их организации.

Как я с нуля освоила проведение вебинаров и почему это легче и проще, чем кажется – колонка

Оксана Дмитровская

Раньше я никогда не думала о проведении вебинаров. Полностью избегала видеоформатов. Писать – да, это мое любимое. Живые встречи – реже, но да. Но на камеру, в интернете – не планировала. Мне  казалось, что я в камере выгляжу не очень, голос не такой и т. д.

Но так сложились обстоятельства, что теперь нужно осваивать новые инструменты проведения встреч и лекций. Проводить первый вебинар было страшновато, но я решила просто взять себя, как Мюнхгаузен за косичку, и попробовать. И получилось. Вот что я делала.

Как выбирала площадку

Сервисов для проведения вебинаров много: Skype, Zoom, Meet и другие. Есть бесплатные и платные услуги. Например, бесплатная версия Skype позволяет проводить звонки для группы из 25 человек. В платной версии Skype For Business участников может быть 250. Бесплатный пакет Zoom дает 40 минут на вебинар до 100 участников. За $15 в месяц можно купить безлимитные встречи для 100 человек, а за $20 можно купить еще более расширенные возможности.

Для себя я выбрала Zoom. Он позволяет общаться один на один или с группой людей (мне пока очень большие группы не нужны), показывать себя вперемежку с презентацией, переключаться на другие документы, параллельно пользоваться чатом и записывать вебинар. Мне такой формат подходит.

Готовлю презентацию к каждому вебинару

На обучающих вебинарах удобно слушать и основные мысли запоминать глазами или даже записывать/скринить. Слайды с большим количеством текста обо всем подряд не воспринимаются. Я стараюсь кратко писать тезисы, даю понятные кейсы или смысловые фото/картинки.

Презентацией я помогаю себе не сбиться с мысли, структурирую информацию для других и включаю у слушателей визуальную память. Понятные, читабельные, визуально приятные и грамотные слайды хорошо дополняют рассказ.

Сколько по времени выступаю

Комфортное для меня время вебинара – около часа. Иногда чуть меньше или больше. Зависит от темы и аудитории. Сначала будет много времени уходить на организационные моменты: как слышно, ой, кому-то не видно, а кто-то не может подключиться, а где же кнопочка и так далее. Я это учитываю и стараюсь заранее предусмотреть все по максимуму, чтобы не тратить время эфира.

Чтобы лучше ориентироваться во времени, я разбиваю свое выступление на части и планирую, сколько приблизительно минут я потрачу на каждую часть.

Например:

• 10 минут на все организационные моменты, подключения, проверка связи с аудиторией.
• 5 минут – приветствие, знакомство, какая-то вводная история, представление себя, кто я такая и почему меня сейчас должны послушать. Это установка контакта и разогрев аудитории.
• 15-25 минут – основные вопросы.
• 10 минут – практика: разбираю конкретные примеры.
• 10 минут – дополнительные уточнения, вопросы из чата.

Остальное время – реклама, обмен впечатлениями, прощание.

Точно следовать не получается, но приблизительно – да. Поглядывая на часы, я уже понимаю, успеваю ли я или можно более подробно остановиться на каком-то вопросе. А если не успеваю, значит нужно ускоряться, делать акценты на главном и идти дальше.

Вопросы, уточнения, дополнительную информацию оставляю на конец выступления. Рекламу тоже. Как участник чужого вебинара видела, что реклама в самом начале агрессивно воспринимается аудиторией.

Заранее проверяю возможности сервиса

Чтобы не оказаться в неловкой ситуации, я заранее изучила все кнопочки, которые предлагает мне Zoom. Заходила в кабинет одна, пробовала включать демонстрацию экрана, чтобы показать презентацию участникам, проверяла, корректно ли она отображается, переключалась на другие документы или на страницу в интернете, убирала демонстрацию экрана, проверяла, как удобнее приглашать участников, смотрела, где запись, как поставить ее на паузу, где чат, как его включить/выключить и так далее.

Мне это здорово помогло, потому что в ходе проверки выяснилось, что, когда у вас включена демонстрация экрана, панель управления меняется: появляется вверху и немного иначе выглядит последовательность кнопок. Если этого не знаешь, в эфире это может быть неприятным сюрпризом.

Я даже протестировала все это на друге: пригласила его на видеоконференцию, чтобы понять, как он меня и мою презентацию видит.

Выбираю однотонный фон

Интерьер сзади не должен интересовать аудиторию больше, чем спикер. Всегда смотрю, чтобы в кадре на голову не падала полка, а из головы не торчали цветы, чтобы сзади не красовалась незаправленная кровать и не валялся забытый одинокий носок или огрызок яблока где-то на полке рядом.

Фон должен быть аккуратным, не отвлекающим внимания. Главный герой – это спикер, то есть я! Поэтому мой фон – однотонная, светлая стена «без ничего».

Как готовлюсь к вебинару

Я готовлюсь к вебинару так же, как и к любой другой важной встрече. И считаю, что «Сойдет и так, я ж дома» – не пойдет!

Приведите себя в порядок. Вымойте голову, сделайте аккуратный макияж (если пользуетесь, конечно) и прическу, наденьте опрятную не вызывающую одежду, желательно однотонную.

Можно навести марафет только по пояс, если вы не планируете дефилировать перед камерой. Я проводила вебинар из дому в блузке и в теплых шерстяных носках со снегирями – мне так тепло и удобно. Но если кто-то хочет ощутить торжественность этой минуты, то почему бы и туфли не надеть. Хороший, свежий внешний вид поможет создать приятное впечатление с самого начала.

Важно не переусердствовать: не наряжаться, как будто вы идете на бал или в ночной клуб. Внешний вид должен соответствовать характеру встречи.

Как я настраивала освещение

Без света нормального кадра не будет, даже если все остальное будет идеально. Я тщательно подошла к вопросу и продумала не только то, с какой стороны поставить лампу. Я приобрела ее заранее. Свет должен хорошо освещать лицо, чтобы изображение было качественнее. Я искала, как лучше это сделать в моих условиях.

Прямо над столом, где я обычно провожу вебинары, у меня светит лампа, которая дает эффект нездоровых мешков под глазами. Вот тут мне и пригодился мой новый led-прибор.

Я выключаю лампу сверху, включаю другое освещение в комнате и настраиваю led-лампу. Она регулируется по высоте и по мощности, что очень удобно. У нее есть держатель для телефона, но я провожу встречи через ноутбук, поэтому применяю только для света. Можно использовать любой другой торшер, настольную лампу или более профессиональные напольные лампы для фото и видео.

Как выбирала микрофон

Можно использовать встроенные микрофоны и дополнительные. Лучше заранее проверить, каким будет звук.

Если слышится эхо, звук расползается – лучше подключить отдельный микрофон. Для обычных вебинаров используют USB-микрофоны: ими легко пользоваться и они доступны по стоимости. Если вам нужен очень хороший звук или у вас эфир через профессиональную камеру, то потребуется и соответствующий микрофон – динамический для бродкастинга (широкое вещание − прим. ред.), например.

Иногда вполне нормально получается проводить вебинары через встроенные микрофоны устройств, как в моем случае. А отдельный, кстати, у меня не сработал.

Zoom позволяет управлять микрофонами других участников, и я сразу их выключила, чтобы меня не сбивали дополнительные звуки и шумы. Включаю участников, когда задаю вопрос или передаю кому-то слово.

На вебинарах смотрю прямо в камеру

Чтобы выглядеть пропорционально в кадре, я подбирала соответствующую высоту устройства с камерой. Если записывать снизу, то плечи (а то и грудь) будут намного больше головы и слушатели могут заглядывать спикеру в нос. Если у вас там ничего интересного, то лучше и не предлагать такой вариант. Хорошо смотрится ракурс, когда камера находится на уровне лица. Тогда и глаза смотрят почти на участников вебинара, даже если вы не будете смотреть прямо в камеру.

Я стараюсь выбирать оптимальную для себя дистанцию. Не слишком близко, чтобы не заполнять собой все свободное пространство в экране, но и не прятаться где-то вдалеке за столом. Учтите, что чем дальше от ноутбука, тем хуже звук, если используется встроенный микрофон. Оптимальный кадр, когда в него попадают ваши голова, плечи, грудь, возможно, руки. Можно сидя за столом или стоя – как удобнее.

Заранее готовлю подручные материалы

Я подготовила все необходимые для вебинара документы заранее. Список участников, чтобы понять, все ли дошли, и свои записи-подсказки. Подумала, что, возможно, опаздывающие участники будут писать в мессенджеры, из-за чего в эфире мне уже будет неудобно смотреть и отвечать. Мне помог ноутбук рядом, где я убавила звук и реагировала на сообщения.

Также на всякий случай я ставлю рядом стакан воды. И если пью в кадре, то делаю это красиво, как аристократка, без громких глотаний на все помещение. Соответственно, и стакан подобрала приличный: красивый, серебристый, непрозрачный, небольшого размера.

У других спикеров видела спортивную ярко-розовую пластиковую бутылку огромного размера, хотя тема вебинара и вид спикера никакого отношения к спорту не имели. И это произвело неожиданно яркое впечатление, даже больше, чем слова спикера.

Каким тоном говорю со слушателями

Большая часть информации воспринимается по тому, как говорят, – доказанный факт. Можете рассказывать даже ерунду, но если вы это делаете очень выразительно и захватывающе, люди будут слушать. Поэтому я стараюсь вкладывать в свои слова энергию и эмоции (ерунды, соответственно, избегаю). Монотонность чтения только убаюкает внимание слушателей, и они отключатся, не дождавшись главного. Я этого не хочу.

Стараюсь улыбаться, где это корректно, помогать себе жестами. Но без резких движений. И с самого начала настраиваю себя на то, что я общаюсь с друзьями (а где-то так и есть). Я же рассказываю о том, что знаю. Хочу поделиться этим, научить кого-то чему-то полезному. Люди сами пришли на мой вебинар, значит им уже интересно. Поэтому я радуюсь и отдаюсь общению от души.

Уже давно я для себя выбрала определенный тон общения с людьми. И не только на вебинарах, а и в соцсетях, и личной переписке. Для меня это следующее: быть проще, непринужденнее, дружелюбнее, без пафоса и себялюбия, без высокомерия, общаться уверенно, не показывая другим людям, даже если они ошибаются, что они темень необразованная, блондинки из села, с дуба упали и так далее. Потому что подобное общение будет в минус только мне.

По ту сторону экрана – обычные люди. С ними можно даже пошутить, но осторожно и без истеричного смеха над своими же шутками (я такое наблюдала). А если почувствовали, что потеряли связь с аудиторией, попросите в чате ответить на какой-то вопрос, спросите мнение.

Если вы еще сомневаетесь, но вам надо, то просто берите и делайте.

Искренне желаю удачи!