«Не постите мемы в рабочих чатах». 8 простых правил, как не бесить коллег в онлайн-переписке

Предыдущий пост и публикация об этике в деловом онлайн-общении Александры Говорухи, руководителя по развитию рынков в Израиле и Великобритании в Sigma Software, собрали под сто тыс. просмотров, тысячи лайков и перепостов. Александра решила продолжить свод гласных и негласных правил, которые облегчают взаимодействие между коллегами и партнерами по бизнесу.

Друзья, мы в редакции mc.today мечтаем публиковать ваши истории. С вами приключилось что-то странное и необычное на работе, в поездке, прямо на улице? Расскажите об этом нам, отправив письмо на news@mc.today.

Пожалуйста, не публикуйте мемы в общем чате

Возможно, это чат вашей компании, отдела или проектной группы. Здесь все просто: нужно помнить, что чат, во-первых, рабочий, а во-вторых, общий. Это значит, что писать в него стоит только то, что связано с работой и касается всех. Либо то, что, может быть, важно сообщить всем. Все, что не первое и не второе, вы либо не пишете, либо пишите напрямую тому, кому предназначено ваше сообщение.

Помню историю, как в одной из компаний, где я работала, было несколько активно-общительных сотрудников, которые регулярно устраивали бурные переписки в общем Skype-чате на 100 человек. Они не останавливались только на переписке: высылали шутки, мемы, гифки. Все это превращало рабочий процесс в бесконечное отвлечение внимания из-за постоянного сигнала чата и мелькания ярких картинок на мониторе. Закончилось это тем, что большинство коллег отключили уведомления от чата, в результате чего стали пропускать важные объявления. Бедные сотрудники HR-отдела ломали голову, что же им делать.

Вывод. Хотите пообщаться друг с другом – перейдите в отдельный чат на свою маленькую группу. И приберегите открытки, мемы и шутки для близких друзей и родственников. Думаю, что их использование оправданно только в случае, если они как-то помогают разрядить обстановку, быстрее решить рабочий вопрос или объяснить свою идею.

Не ругайтесь с коллегами в переписке с копией «на всех»

Здесь сразу несколько моментов. Иногда коллеги превращают групповую переписку в бесконечную цепочку из коротких писем-сообщений из серии:

• вот общая презентация (письмо 1);
• спасибо (письмо 2);
• вот еще одна (письмо 3);
• круто! (письмо 4);
• и посмотри эту таблицу, в ней могут быть важные цифры (письмо 5);
• ОК, понял (письмо 6) и так далее.

Письма загружают почту и мозг, снижая эффективность работы. Что нужно делать, чтобы так не происходило? Думать. Думать, что отправить, перед тем как отправить. Группировать свои идеи и доводы в одно письмо. Помнить о том, сколько адресатов получат это письмо, и беречь их время и нервы. Быть кратким и писать по делу.

Еще хуже эмоциональная переписка на группу коллег, затеянная с целью решения каких-то конфликтов. Особенность текста в том, что каждый человек может трактовать тон письма по-своему, и если получатель в плохом настроении, то совершенно нейтральное письмо  может показаться ему обидным.

В конфликтных ситуациях лучше провести звонок один на один, чтобы решить все быстрее и эффективнее и не устраивать «игры на публику».

Другая крайность – когда вам пишут с копией на всех, а вы отвечаете только на одного. Так стоит делать, если это информационная рассылка на всю компанию. Но если дело касается какого-то проекта, куда вовлечена рабочая группа, которая и добавлена в копию письма, то, пожалуйста, просто нажмите «Ответить всем».

Если не уверены, что хотите отвечать на всех, уточните напрямую у отправителя, действительно ли это важно (чаще всего да). Иначе ключевые люди проекта могут пропустить важную информацию.

Назначайте встречи на время, когда удобно всем, а не только вам

В больших проектах на встречах иногда задействованы 5-7 человек одновременно. Удобно, если у вас есть доступ к календарям всех участников встречи, чтобы выбрать время, которое всем подходит. Если вы работаете в одной компании, то, по идее, так и должно быть. Такая функция есть во многих почтовых программах. Также можно использовать сервис типа Calendly, который синхронизирует все ваши учетные записи в один календарь (например, в личной и рабочей почте) и показывает ваши свободные окна всем, кому вы вышлете ссылку.

Если участники не имеют доступа к календарям друг друга, то можно использовать сервис типа Doodle, в котором можно проголосовать за предложенные временные слоты и затем выбрать тот, который удобен большинству.

После этого вы выбираете слот, свободный у всех, и высылаете приглашение в календари всем участникам. В приглашение здорово добавить план встречи с описанием ее целей, задач и желаемых результатов, чтобы все могли к ней подготовиться заранее, понимать, о чем пойдет речь. И чтобы вы получили желаемый результат, конечно. Очевидно, что тема встречи должна звучать понятно и отображать ее суть.

Если встреча онлайн, то неплохо заранее согласовать с участниками, какой способ связи всем наиболее удобен, если только это не предусмотрено корпоративными правилами. Хотя и тут бывают исключения. Например, у Даши все время зависает Skype. Поэтому вряд ли стоит проводить Skype-встречу, если в ней участвует Даша. Надо выбрать Google Hangouts. Критерием выбора способа связи также может быть ее качество.

У меня в разных мессенджерах при одинаковом сигнале интернета бывает очень разное качество звука. Также выбор способа связи зависит от целей и задач звонка. Надо ли будет делиться экраном, обмениваться файлами во время звонка, делать его запись, добавить внешнего гостя не из вашей компании и так далее. Должно быть максимально удобно и быстро.

Поэтому важно выяснить этот вопрос не в момент начала встречи, а заранее. И желательно сразу, когда высылаете приглашение в календарь, указать способ связи или дать ссылку на подключение.

Тогда в назначенный день и час все участники просто перейдут по ссылке и начнут общение, не тратя время на организационные и технические моменты.

Приглашаете на бизнес-мероприятие? Расскажите детали!

В тексте письма важно указать детали: где, когда и во сколько, дать ссылку на программу мероприятия, описание спикеров и гостей, дресс-код. Важно также упомянуть, какой формат ждет приглашенного: дискуссия, выступление спикеров и вопросы, прием с ужином, с напитками, можно ли брать с собой еще гостей.

Ссылка в теле письма на «Добавить событие в календарь» очень упростит жизнь гостя. Если же гостей немного, то будет здорово выслать личные приглашения в календарь почты. Например, спикерам или спонсорам мероприятия.

После встречи напишите письмо на всех ее участников

В корпоративном мире есть понятие «письмо с итогами встречи». Обычно такое письмо пишет доброволец или доверенное лицо одной из сторон, участвующих в встрече. Это краткое содержание разговора с обязательной фиксацией достигнутых договоренностей – кто, когда и в какой срок что пообещал сделать.

После встречи данный документ, отправленный на всех ее участников, позволит не забыть, зачем вообще собирались, и актуализировать дальнейшие шаги.

Не превращайте почту в мессенджеры и наоборот

Мессенджеры хороши для скорости связи, напоминаний и быстрых уточнений. Все важные договоренности, документы, утвержденные дизайн-макеты лучше отправлять прямиком в почту с копией на тех, кому это надо знать.

Почему так? Потому что мессенджеры часто ненадежны и переписка в них не всегда хранится долго, потому что в почте проще не потерять и проще найти по поисковому слову. Потому что некоторые форматы файлов не поддерживаются мессенджерами или не проходят в них по объему.

Большие файлы/фото высылайте не файлами, а ссылками на Dropbox, Google Drive, WeTransfer и другие сервисы, которые с радостью дадут вам немного места в своем хранилище, чтобы вы не останавливали работу почтового аккаунта своего собеседника презентацией в 100 Мб.

Сюда же: очевидные, казалось бы, вещи, но я все еще получаю текстовые файлы в Excel, таблицы с расчетами в Word. Пожалуйста, не надо так, используйте программы по назначению. Презентации, кстати, лучше высылать в pdf-формате – тогда в них не «слетают» шрифты и весят они намного меньше, чем в PowerPoint, например.

Если же презентацию после вас будут редактировать, то оптимально делать ее сразу в Google Slides, чтобы не гонять в почте один и тот же файл туда-сюда после правок. Google docs – это вообще суперудобный способ совместной работы с документами, вот только небезопасный для информации, которая относится к коммерческой тайне.

В переписке дайте знать, чего ждете от получателя в ответ

Аббревиатуры FYI, JFYI, TBD придуманы не зря. Поставленные в начале пересылаемого письма, они сразу дают понять получателю, чего вы хотите от него. В идеале – еще и набросать краткий вывод/суть пересылаемого письма, чтобы сэкономить время коллеги.

Не заставляйте человека гадать, что ему делать с полученной информацией. Добавьте несколько строк, в которых сформулируйте, чего именно вы ожидаете в ответ. Если же получить ответ вам не так важно, а нужно просто уведомить коллегу о чем-то, то добавьте в начале письма аббревиатуру FYI (for your information) или JFYI (just for your information – почти то же самое, но с еще меньшей важностью для получателя)

В случае, когда вы высылаете коммерческое предложение с презентацией ваших услуг или продуктов, к нему необходимо добавить сопровождающее письмо. Цените время и внимание получателя. Для того чтобы он захотел открыть презентацию, его нужно заинтересовать.

Только не пишите, сколько лет вы на рынке и в каких городах у вас офисы, если только клиент сам об этом не спросил. Помните, что важно говорить на языке ценностей клиента. Напишите, какую проблему клиента решит ваш продукт и как уже помогает решать вашим другим клиентам.

Аккуратно используйте смайлы в деловых письмах

Я слышала разные мнения об использовании смайлов и эмоджи в деловых письмах. Есть нейтрально настроенные, есть откровенные ненавистники такой «фамильярности».

Думаю, что здесь все зависит от того, как ваш виртуальный собеседник относится к этому, насколько вы давно и близко знакомы. Конечно, важно учитывать тон письма, культуру страны, куда вы отправляете послание, и текущую ситуацию. Позитивные эмоции к адресату можно выразить словами, а негативные лучше трансформировать в нейтрально-сдержанный тон или проговорить голосом.

Эффективных вам коммуникаций и не бесите друг друга!