logo
- 26 Фев 2020
4673

«Не постите мемы в рабочих чатах». 8 простых правил, как не бесить коллег в онлайн-переписке

Предыдущий пост и публикация об этике в деловом онлайн-общении Александры Говорухи, руководителя по развитию рынков в Израиле и Великобритании в Sigma Software, собрали под сто тыс. просмотров, тысячи лайков и перепостов. Александра решила продолжить свод гласных и негласных правил, которые облегчают взаимодействие между коллегами и партнерами по бизнесу.

Друзья, мы в редакции mc.today мечтаем публиковать ваши истории. С вами приключилось что-то странное и необычное на работе, в поездке, прямо на улице? Расскажите об этом нам, отправив письмо на [email protected]mc.today.


Пожалуйста, не публикуйте мемы в общем чате

Возможно, это чат вашей компании, отдела или проектной группы. Здесь все просто: нужно помнить, что чат, во-первых, рабочий, а во-вторых, общий. Это значит, что писать в него стоит только то, что связано с работой и касается всех. Либо то, что, может быть, важно сообщить всем. Все, что не первое и не второе, вы либо не пишете, либо пишите напрямую тому, кому предназначено ваше сообщение.

Помню историю, как в одной из компаний, где я работала, было несколько активно-общительных сотрудников, которые регулярно устраивали бурные переписки в общем Skype-чате на 100 человек. Они не останавливались только на переписке: высылали шутки, мемы, гифки. Все это превращало рабочий процесс в бесконечное отвлечение внимания из-за постоянного сигнала чата и мелькания ярких картинок на мониторе. Закончилось это тем, что большинство коллег отключили уведомления от чата, в результате чего стали пропускать важные объявления. Бедные сотрудники HR-отдела ломали голову, что же им делать.

Вывод. Хотите пообщаться друг с другом – перейдите в отдельный чат на свою маленькую группу. И приберегите открытки, мемы и шутки для близких друзей и родственников. Думаю, что их использование оправданно только в случае, если они как-то помогают разрядить обстановку, быстрее решить рабочий вопрос или объяснить свою идею.

Александра Говоруха

Александра Говоруха

Не ругайтесь с коллегами в переписке с копией «на всех»

Здесь сразу несколько моментов. Иногда коллеги превращают групповую переписку в бесконечную цепочку из коротких писем-сообщений из серии:

  • вот общая презентация (письмо 1);
  • спасибо (письмо 2);
  • вот еще одна (письмо 3);
  • круто! (письмо 4);
  • и посмотри эту таблицу, в ней могут быть важные цифры (письмо 5);
  • ОК, понял (письмо 6) и так далее.

Письма загружают почту и мозг, снижая эффективность работы. Что нужно делать, чтобы так не происходило? Думать. Думать, что отправить, перед тем как отправить. Группировать свои идеи и доводы в одно письмо. Помнить о том, сколько адресатов получат это письмо, и беречь их время и нервы. Быть кратким и писать по делу.

Еще хуже эмоциональная переписка на группу коллег, затеянная с целью решения каких-то конфликтов. Особенность текста в том, что каждый человек может трактовать тон письма по-своему, и если получатель в плохом настроении, то совершенно нейтральное письмо  может показаться ему обидным.

В конфликтных ситуациях лучше провести звонок один на один, чтобы решить все быстрее и эффективнее и не устраивать «игры на публику».

Другая крайность – когда вам пишут с копией на всех, а вы отвечаете только на одного. Так стоит делать, если это информационная рассылка на всю компанию. Но если дело касается какого-то проекта, куда вовлечена рабочая группа, которая и добавлена в копию письма, то, пожалуйста, просто нажмите «Ответить всем».

Если не уверены, что хотите отвечать на всех, уточните напрямую у отправителя, действительно ли это важно (чаще всего да). Иначе ключевые люди проекта могут пропустить важную информацию.

Назначайте встречи на время, когда удобно всем, а не только вам

В больших проектах на встречах иногда задействованы 5-7 человек одновременно. Удобно, если у вас есть доступ к календарям всех участников встречи, чтобы выбрать время, которое всем подходит. Если вы работаете в одной компании, то, по идее, так и должно быть. Такая функция есть во многих почтовых программах. Также можно использовать сервис типа Calendly, который синхронизирует все ваши учетные записи в один календарь (например, в личной и рабочей почте) и показывает ваши свободные окна всем, кому вы вышлете ссылку.

Если участники не имеют доступа к календарям друг друга, то можно использовать сервис типа Doodle, в котором можно проголосовать за предложенные временные слоты и затем выбрать тот, который удобен большинству.

После этого вы выбираете слот, свободный у всех, и высылаете приглашение в календари всем участникам. В приглашение здорово добавить план встречи с описанием ее целей, задач и желаемых результатов, чтобы все могли к ней подготовиться заранее, понимать, о чем пойдет речь. И чтобы вы получили желаемый результат, конечно. Очевидно, что тема встречи должна звучать понятно и отображать ее суть.

Если встреча онлайн, то неплохо заранее согласовать с участниками, какой способ связи всем наиболее удобен, если только это не предусмотрено корпоративными правилами. Хотя и тут бывают исключения. Например, у Даши все время зависает Skype. Поэтому вряд ли стоит проводить Skype-встречу, если в ней участвует Даша. Надо выбрать Google Hangouts. Критерием выбора способа связи также может быть ее качество.

У меня в разных мессенджерах при одинаковом сигнале интернета бывает очень разное качество звука. Также выбор способа связи зависит от целей и задач звонка. Надо ли будет делиться экраном, обмениваться файлами во время звонка, делать его запись, добавить внешнего гостя не из вашей компании и так далее. Должно быть максимально удобно и быстро.

Поэтому важно выяснить этот вопрос не в момент начала встречи, а заранее. И желательно сразу, когда высылаете приглашение в календарь, указать способ связи или дать ссылку на подключение.

Тогда в назначенный день и час все участники просто перейдут по ссылке и начнут общение, не тратя время на организационные и технические моменты.

Приглашаете на бизнес-мероприятие? Расскажите детали!

В тексте письма важно указать детали: где, когда и во сколько, дать ссылку на программу мероприятия, описание спикеров и гостей, дресс-код. Важно также упомянуть, какой формат ждет приглашенного: дискуссия, выступление спикеров и вопросы, прием с ужином, с напитками, можно ли брать с собой еще гостей.

Ссылка в теле письма на «Добавить событие в календарь» очень упростит жизнь гостя. Если же гостей немного, то будет здорово выслать личные приглашения в календарь почты. Например, спикерам или спонсорам мероприятия.

После встречи напишите письмо на всех ее участников

В корпоративном мире есть понятие «письмо с итогами встречи». Обычно такое письмо пишет доброволец или доверенное лицо одной из сторон, участвующих в встрече. Это краткое содержание разговора с обязательной фиксацией достигнутых договоренностей – кто, когда и в какой срок что пообещал сделать.

После встречи данный документ, отправленный на всех ее участников, позволит не забыть, зачем вообще собирались, и актуализировать дальнейшие шаги.

Не превращайте почту в мессенджеры и наоборот

Мессенджеры хороши для скорости связи, напоминаний и быстрых уточнений. Все важные договоренности, документы, утвержденные дизайн-макеты лучше отправлять прямиком в почту с копией на тех, кому это надо знать.

Почему так? Потому что мессенджеры часто ненадежны и переписка в них не всегда хранится долго, потому что в почте проще не потерять и проще найти по поисковому слову. Потому что некоторые форматы файлов не поддерживаются мессенджерами или не проходят в них по объему.

Большие файлы/фото высылайте не файлами, а ссылками на Dropbox, Google Drive, WeTransfer и другие сервисы, которые с радостью дадут вам немного места в своем хранилище, чтобы вы не останавливали работу почтового аккаунта своего собеседника презентацией в 100 Мб.

Сюда же: очевидные, казалось бы, вещи, но я все еще получаю текстовые файлы в Excel, таблицы с расчетами в Word. Пожалуйста, не надо так, используйте программы по назначению. Презентации, кстати, лучше высылать в pdf-формате – тогда в них не «слетают» шрифты и весят они намного меньше, чем в PowerPoint, например.

Если же презентацию после вас будут редактировать, то оптимально делать ее сразу в Google Slides, чтобы не гонять в почте один и тот же файл туда-сюда после правок. Google docs – это вообще суперудобный способ совместной работы с документами, вот только небезопасный для информации, которая относится к коммерческой тайне.

В переписке дайте знать, чего ждете от получателя в ответ

Аббревиатуры FYI, JFYI, TBD придуманы не зря. Поставленные в начале пересылаемого письма, они сразу дают понять получателю, чего вы хотите от него. В идеале – еще и набросать краткий вывод/суть пересылаемого письма, чтобы сэкономить время коллеги.

Не заставляйте человека гадать, что ему делать с полученной информацией. Добавьте несколько строк, в которых сформулируйте, чего именно вы ожидаете в ответ. Если же получить ответ вам не так важно, а нужно просто уведомить коллегу о чем-то, то добавьте в начале письма аббревиатуру FYI (for your information) или JFYI (just for your information – почти то же самое, но с еще меньшей важностью для получателя)

В случае, когда вы высылаете коммерческое предложение с презентацией ваших услуг или продуктов, к нему необходимо добавить сопровождающее письмо. Цените время и внимание получателя. Для того чтобы он захотел открыть презентацию, его нужно заинтересовать.

Только не пишите, сколько лет вы на рынке и в каких городах у вас офисы, если только клиент сам об этом не спросил. Помните, что важно говорить на языке ценностей клиента. Напишите, какую проблему клиента решит ваш продукт и как уже помогает решать вашим другим клиентам.

Аккуратно используйте смайлы в деловых письмах

Я слышала разные мнения об использовании смайлов и эмоджи в деловых письмах. Есть нейтрально настроенные, есть откровенные ненавистники такой «фамильярности».

Думаю, что здесь все зависит от того, как ваш виртуальный собеседник относится к этому, насколько вы давно и близко знакомы. Конечно, важно учитывать тон письма, культуру страны, куда вы отправляете послание, и текущую ситуацию. Позитивные эмоции к адресату можно выразить словами, а негативные лучше трансформировать в нейтрально-сдержанный тон или проговорить голосом.

Эффективных вам коммуникаций и не бесите друг друга!

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вакансии компаний

РАЗМЕСТИТЬ ВАКАНСИЮ
ЗА 1600 ГРН

SEO Specialist

Boosta, Киев

DevOps Engineer

«Альфа-Банк Україна», Киев

Business analyst

«Альфа-Банк Україна», Киев

Database Developer

«Альфа-Банк Україна», Киев

Head of Content Marketing

Mobilunity, Киев

SEO Team Lead

Mobilunity, Киев

ЕЩЕ 10 ВАКАНСИЙ

Вдохновляющие компании

Boosta

Boosta – не просто место для работы. Это компания возможностей, в которой у каждого есть условия для развития и роста.

1 вакансия
ABM Cloud

Наша корпоративная культура – о лидерстве и счастье. Только проактивные, увлеченные и горящие своим делом люди могут создавать инновационные решения

1 вакансия
ABM Cloud

Выбор редактора

Вакансии компаний

РАЗМЕСТИТЬ ВАКАНСИЮ
ЗА 1600 ГРН

SEO Specialist

Boosta, Киев

DevOps Engineer

«Альфа-Банк Україна», Киев

Business analyst

«Альфа-Банк Україна», Киев

Database Developer

«Альфа-Банк Україна», Киев

Head of Content Marketing

Mobilunity, Киев

SEO Team Lead

Mobilunity, Киев

ЕЩЕ 10 ВАКАНСИЙ

Спецпроект

WePlay! Bukovel Minor 2020

Spelling error report

The following text will be sent to our editors: