«Незаметно вписали в договор оплату в крипте». 4 предпринимателя о потере денег из-за бумажной бюрократии

Потеря клиентов, простой товара, недополученная прибыль. Вот далеко не полный список проблем, с которыми украинский бизнес сталкивается из-за бумажного документооборота. Избежать их можно, если работать с документами в электронном формате, а подписывать их – прямо со смартфона.

Владельцы Webline, Orner и MC Today – об убытках из-за бумажной волокиты

В партнерском проекте с «Киевстар» MC Today рассказывает, как уберечь предпринимателей от финансовых и временных потерь с помощью всего двух инструментов от «Киевстар» – системы электронного документооборота Star.Docs и электронной цифровой подписи на SIM-карте – Mobile ID.

Внесли в договор пункт об оплате мифическими деньгами

Виталий Кравченко, основатель агентства Webline Promotion. Компания занимается продвижением сайтов в поисковиках и соцсетях

Полтора года назад мы договорились с клиентом о продвижении его сайта. Дней десять обсуждали договор, обо всем условились и получили бумажный документ с подписью клиента.

Казалось бы, все шло нормально. Мы выполнили первую часть проекта. За нее нам заплатили. А когда пришло время приступать ко второй части, клиент сообщил, что планирует заплатить какими-то мифическими деньгами. Мы удивились, и тогда клиент заявил: «А вы перечитайте наш договор!»

Выяснилось, что перед тем, как прислать бумажный документ нам на подпись, юрист клиента внес в него новый пункт, а наш менеджер не сверил документы. Там было написано, что 90% суммы клиент может оплатить собственной криптовалютой.

В итоге мы отказались дальше вести этот проект. Если бы мы его закончили на таких условиях, могли потерять порядка $10 тыс. и месяц работы сотрудников.

Star.Docs от «Киевстар» позволяет нескольким сторонам работать с документами совместно, комментировать и обсуждать их онлайн в чате.

После того, как одна сторона подписала документ, вторая уже не может его редактировать. Она может только подписать его с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или Mobile ID или же отклонить.

Чтобы поставить подпись с помощью Mobile ID, нужен только телефон. Вы можете находиться где угодно. Вам придет письмо на электронную почту, вы зайдете в систему, выберите способ подписи Mobile ID, на телефон придет сообщение, и вы введете PIN-код. Документ подписан. О флешках с ЭЦП можно забыть.

А в прошлом году мы выступали разработчиком проекта на «Битриксе». Проект был длительный, договор подразумевал поэтапную оплату. Но наш менеджер не дождался получения подписанного бумажного договора и уволился.

Мы привлекали субподрядчиков, которым заплатили аванс. Субподрядчик не выполнил работу и не вернул деньги, а клиент отказался платить за часть работы – договор-то он не подписал. Пришлось идти на риски: искать новых субподрядчиков, оплачивать работу второй раз и надеяться, что клиент закроет платеж по завершению проекта. Но он не заплатил и забрал аванс.

Все закончилось потерей клиента, репутации и убытками около 200 тыс. грн: 100 тыс. мы заплатили субподрядчикам и еще примерно столько же стоила работа нашей команды.

Такое происходило не один раз, поэтому мы закрыли направление разработки и оставили только ту часть веб-разработки, которая тесно связана с маркетингом.

Ситуации, когда стороны согласовали договор, но еще не подписали, а подрядчик уже приступил к работе, случаются часто. В Star.Docs договор можно подписать сразу после утверждения. С Mobile ID это занимает несколько секунд. Подписанный документ мгновенно пересылается второй стороне. Это защищает от непорядочных партнеров, которые умышленно затягивают подписание и пересылку бумажного документа.

Почта задержала документы – не могли продавать продукцию

Кирилл Городнер, основатель бренда Orner. Компания производит посуду, домашний декор, канцелярию и аксессуары

Мы сотрудничаем с крупной сетью книжных магазинов. Каждый месяц поставляем свою продукцию на реализацию в 30 магазинов. Для этого каждый месяц отправляем в центральный офис компании акты сверок и накладные. Мы ничего не можем отгружать до того, как документы приедут партнеру.

Обычно отправляем документы одной из служб доставки, и они доходят за несколько дней. Но недавно отправили очередной пакет документов другой компанией. Их доставляли две недели. Все это время наша посуда и блокноты не продавались в сети магазинов. Мы потеряли  тысячи гривен потенциальной прибыли.

Компании, у которых много контрагентов и соответственно бумаг, часто экономят на услугах почтовой службы. Отправка одного документа обходится в сумму от 18 до 40 грн. В Star.Docs один подписанный документ стоит от 80 копеек до 2 грн. К тому же, стороны не зависят от скорости работы почтовой компании.

Размер платы зависит от количества документов, которые вам нужно подписывать. Первые 20 документов вы можете подписать бесплатно, чтобы понять, подходит ли вам система. После – выбираете тариф. Малому бизнесу может быть достаточно 10 подписей в месяц за 20 грн.

Компании покрупнее могут выбрать тариф от 900 до 6 тыс. грн в год, в зависимости от объемов своего документооборота. Для крупных корпораций есть тариф за 10 тыс. грн в год – он дает возможность  подписать 10 тыс. документов.

Клиент передумал и грозил судом

Ярослав Капанюк, частный предприниматель

До недавнего времени я работал менеджером по продажам на заводе по производству автомобильных весов.

Как-то мы две недели утверждали с клиентом договор на поставку весов на 300 тыс. грн. Наш менеджер, юрист и инженер долго обсуждали с клиентом цену, сроки и другие условия. Наконец им все понравилось, мы подписали договор, выслали клиенту скан-копию и счет. Через пару часов нам пришел аванс – 50% суммы. Мы поставили партию в план производства, закупили материалы и менеджер радостно побежал за вознаграждением.

Прошло буквально два дня. Клиент позвонил, сообщил, что передумал, и потребовал вернуть ему аванс. В противном случае грозил подать в суд –  подписанный оригинал договора он нам так и не выслал. Пришлось возвращать деньги. В итоге вместо того, чтобы заработать 50 тыс. грн прибыли, мы потеряли две недели времени и много нервов.

Договор, подписанный через Star.Docs, невозможно аннулировать в одностороннем порядке. Он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, и будет доказательством в суде в случае спорных ситуаций.

Все созданные документы хранятся в облачном хранилище на защищенном сервере. Система позволяет быстро находить нужный документ по ключевым словам или названию компании, поэтому документ вы точно не потеряете.

Из-за ошибки платеж отсрочили на месяц

Вера Черныш, управляющий партнер и главный редактор MC Today

Недавно мы с мужем выкупили у инвесторов долю в издании MC Today, и вопросы бухгалтерии и делопроизводства упали на мою кучерявую голову – раньше их закрывали инвесторы.

Уже четвертый месяц я ною, что ведение дел по-украински – это боль. У меня есть опыт работы с юрлицом, зарегистрированным в ЕС. Там никто не требует бумажных договоров, для доверия между сторонами хватает имейла с прописанными обязательствами. Основание для оплаты – это инвойс в электронном виде. А про акты выполненных работ никто не слышал.

В MC Today недавно была ситуация, когда для совершения оплаты более 100 тыс. грн клиенту был нужен подписанный договор, который мы перед этим согласовывали два месяца.

Человек, отвечавший за отправку договора, распечатал и подписал не ту версию. Договор шел службой доставки три дня. Еще четыре дня юристы клиента его изучали. И обнаружили несоответствия, после чего вернули его нам. Мы не попали в «платежное окно» клиента, деньги пришлось ждать до следующего месяца, а текущие затраты на проект перекрывать из других источников. Что было довольно больно, если честно.

Такие ситуации  случаются у всех компаний – человеческий фактор никто не отменял. При этом ошибки при распечатке и пересылке договоров могут приводить к кассовым разрывам. А иногда во время таких задержек клиент может и вовсе передумать, а это уже недополученная прибыль.

В системе электронного документооборота ошибку можно исправить за несколько минут.

Как работает система Star.Docs

Чтобы начать работу в Star.Docs, нужно зарегистрироваться в системе. Для этого введите ФИО, адрес электронной почты, телефон, название компании и код организации (ЕДРПОУ или ИНН ФЛП).

После этого вы сможете загрузить готовый документ PDF, Word, Excel или других форматах. Подпишите документ с помощью КЭП или Mobile ID и отправьте своему контрагенту для подписи. Для этого он должен быть тоже зарегистрирован в системе.

Сейчас системой уже пользуются как частные, так и государственные компании, к примеру, предприятие ProZorro. Также запускается пилотный проект в одном из подразделений «Укрзалізниці».

Компания Intecracy Deals, входящая в украинский консорциум Intecracy Group, в рамках совместного с «Киевстар» проекта уже разрабатывает мобильное приложение Star.Docs, в котором клиенты смогут подписывать документы при помощи Mobile ID прямо в телефоне.