Сэкономили 1,6 млн, отказавшись от бумажных документов. Вот почему вам надо перевести процессы в цифру

На подписание и отправку документов уходят считанные минуты, а затраты на них снижаются в десять раз. Современному бизнесу сложно переоценить те преимущества, которые дает внедрение электронного документооборота.

Сэкономили 1,6 млн, отказавшись от бумажных документов. Вот почему вам надо перевести процессы в цифру

В партнерском материале с компанией «Киевстар» редакция MC Today расспросила украинские компании, как они экономят на документообороте и чем бизнесу полезна электронная подпись на SIM-карте – Mobile ID.

Как электронный документооборот снижает затраты

Год назад аудиторская компания Baker Tilly тратила около 50 грн на печать и пересылку двух экземпляров договора по 10-15 страниц. А таких документов – более ста каждый месяц: договоры с юрлицами, акты выполненных работ, счета на услуги, официальные письма и другие документы.

С переводом документооборота в электронную форму бизнес снизил затраты на расходные материалы и логистику в десятки раз.

Александр Почкун

«Себестоимость одного договора в системе электронного документооборота – 1 грн. Это фиксированная цена по подписке, она не зависит от объема документа», – отмечает управляющий партнер компании Александр Почкун.

В консорциуме IT-компаний Intecracy Group до перехода на электронный документооборот тратили около 1,8 млн грн в год. Эта сумма включала в себя расходы 20 компаний на бумагу, печать, конверты и услуги курьерских служб. По подсчетам директора Intecracy Deals Александра Вернигоры, эту цифру удалось уменьшить в 10 раз. То есть консорциум сэкономил 1,62 млн.

Чем Mobile ID удобнее обычной электронной подписи

В декабре 2017-го мобильный оператор «Киевстар» объявил о запуске Mobile ID – это квалифицированная электронная подпись (КЭП), прикрепленная к SIM-карте пользователя. Она намного упрощает подписание документов.

Intecracy Group в партнерстве с «Киевстар» создали систему электронного документооборота Star.Docs. Продукт разработан на базе уже существующего сервиса Intecracy Deals, который работает с 2016 года. В Star.Docs наряду с электронной цифровой подписью и КЭП можно использовать Mobile ID.

Александр Вернигора

Александр Вернигора подписывает документы при помощи Mobile ID уже пять месяцев. «Это удобнее, чем ЭЦП. Раньше мне приходилось всегда носить с собой флешку с подписью, иногда я забывал ее дома. А для Mobile ID нужен только мобильный телефон, который и так всегда со мной», – объясняет он.

Еще один плюс – надежность. Вернигора знает случай, когда директор одной компании оставил на столе флешку с ЭЦП и бумажку с паролем, чтобы в его отсутствие документы подписал бухгалтер. В результате ситуацией воспользовались недобросовестные сотрудники и подписали другие бумаги в своих интересах.

Подписывать документы с Mobile ID очень легко. Когда все ответственные сотрудники завизировали документ в Star.Docs, Вернигора нажимает кнопку «Подписать», и у него на телефоне открывается окно, в которое нужно ввести личный пароль. «Это занимает не больше минуты», – рассказывает директор Intecracy Deals.

Получение Mobile ID для юрлиц занимает всего 15-20 минут. В специализированном центре обслуживания клиентов «Киевстар» на SIM-карту генерируют электронный ключ, в котором «зашиты» название компании, код ЕГРПОУ, имя, должность и ИНН директора.

По закону с помощью Mobile ID можно подписывать все документы, кроме тех, что требуют нотариального заверения.

Как электронный документооборот экономит время

При помощи электронного документооборота в Intecracy Group подписывают бумаги день в день, максимум – на следующий. По словам Вернигоры, время подготовки и согласования документа сократилось в 4-6 раз. «Доставка документа по почте занимает около трех дней. Я однажды прождал две недели», – вспоминает он.

Производитель подсолнечного масла «Кернел» пользуется электронным документооборотом уже два года. Компания сократила время подписания документов с внешними партнерами до 30-40 минут. Раньше это могло длиться неделю.

«Кернел» удалось сэкономить время работы сотрудников и во внутренних проектах. «После покупки акций железнодорожного оператора “РТК-Украина” нам нужно было подписать акты ввода вагонов в эксплуатацию, а это 3 тыс. экземпляров и 12 тыс. подписей», – рассказывает главный бухгалтер компании Ольга Одарюк. По ее словам, на бумаге этот процесс занял бы три месяца, а благодаря «цифре» справились за неделю.

Наталья Тищенко

Юридическая компания Nobili подписывает бумаги в электронной форме с декабря 2018 года. 80 % ее клиентов согласились отказаться от печатных документов – за счет этого каждый юрист экономит около 12 часов в месяц.

Особенно полезен Mobile ID в критических ситуациях. «Например, на одном предприятии проводили обыск, срочно понадобился адвокат. При помощи Mobile ID подписали документ прямо под офисом. Адвокат сразу приступил к работе», – объясняет управляющий партнер компании Наталья Тищенко.

Как убедить сотрудников и партнеров отказаться от бумажных документов

Большинство украинских компаний никак не могут расстаться с бумажными документами. По словам Александра Вернигоры, бухгалтеры боятся сделать что-то не так и оплошать перед налоговой. Поэтому приходится проводить разъяснительную работу.

В Intecracy Deals для этого есть специалист по электронному документообороту. Он объясняет партнерам, что ЭЦП и Mobile ID имеет такую же юридическую силу, как и обычная подпись.

Александр Почкун тоже занимается «просветительской деятельностью». По его словам, лучше один раз потратить полчаса на то, чтобы убедить контрагента, чем каждый раз тратить полчаса на печать и пересылку одного документа. Компания уже перевела «в цифру» отношения с 60 % клиентов.

В планах Baker Tilly – автоматизировать и внутренний документооборот. «Я стараюсь не торопить этот процесс. Важно, чтобы сотрудники постепенно привыкали к новшествам, осознавали преимущества, не сопротивлялись изменениям», – объясняет он.

По опыту Почкуна, сотрудников не стоит мотивировать экономией денег для компании, лучше надавить на простую человеческую лень. Например, донести до людей их личную выгоду от автоматизации. «Если сотрудник сэкономит 15-20 минут на беготне по офису между принтерами и кабинетами, то сможет потратить это время на лишнюю чашку кофе», – приводит аргумент управляющий партнер Baker Tilly.

Зарегистрироваться в Star.Docs