автоматизация задач

Редакция MC Today запустила новую рубрику «Вопрос редакции». Читатели пишут нам о том, что их интересует в бизнесе, а мы ищем на эти вопросы ответы. Читатель Михаил Ермак задал нам вопрос о бизнес-процессах: как это работает и процесс в одном отделе влияет на работу в другом. Отвечает совладелец маркетингового агентства Quadrate 28 Corp и издания MC Today Валерия Ионан. Валерия Ионан, Quadrate 28 Corp Главная цель построения бизнес-процессов – создать понятную и эффективную систему взаимодействия всех стейкхолдеров (заинтересованных сторон). Наличие понятной системы облегчит жизнь вашему проекту и принесет максимальную выгоду. Это экономия времени, устранение ошибок, оптимизация затрат и прочее. С чего начать и как реализовать? В первую очередь оцените текущее состояние процессов в компании. Нужно понять, насколько сильно вам нужны изменения в структуре, какие проблемы и задачи они решат. Если организационная структура в компании еще не сформирована – начните с этого. Пропишите какие люди отвечают за какие задачи (функционал), кто курирует каждый процесс и у кого какой уровень ответственности. Сразу определите, как происходит и как должна происходить коммуникация внутри отделов. Вы можете опросить сотрудников, в какой системе им комфортно работать, при этом принять решение самостоятельно. Без этого, к сожалению, адаптировать и детализировать процессы не получится. Вместе со структурой пропишите текущие бизнес-процессы в компании. Выполняйте это самокритично, чтобы найти «проблемные места». Проблемами для вашего бизнеса могут стать даже незначительные мелочи, которым вы раньше не уделяли внимания. И чем быстрее вы выявите это – тем быстрее переформатируете процессы. Например, процесс планирования расходов на такси для сотрудников на каждую неделю. Что важно понять: как происходит взаимодействие внутри отдела как отделы взаимодействуют друг с другом как проходит контроль качества каждого процесса Как автоматизировать задачи В Quadrate 28 Corp мы путем проб и ошибок нашли инструменты, которые систематизируют рабочие моменты, экономят время и нервы всем сотрудникам. Мессенджеры задач Для того чтобы сотрудники одновременно владели информацией о всех процессах и клиентах в компании и контролировали количество своих задач, мы ввели удобный инструмент BaseCamp. Он позволяет быстро давать и получать обратную связь, следить за своей результативностью. Аналоги: Trello, Bitrix, Asana, Worksection. Финансовый контроль Для эффективного контроля финансовой части мы используем TimeSheets. Это инструмент, который позволяет контролировать затраченное время и деньги на каждую задачу. Это помогает нам ставить правильную цену на каждую услугу, понимая ее себестоимость. Также мы понимаем рентабельность каждого проекта в конце месяца (в связи с разным количеством часов, затраченных на работу, показатель рентабельности проекта меняется). CRM-системы для работы с клиентами Получение и обработка потенциальных клиентов в один клик, ведение истории общения дало нашему отделу развития бизнеса возможность быстро отыскать любой контакт и понять, о чем с ним говорили последний раз. Мы используем AmoCRM. Коммуникация между отделами Время – самый ценный ресурс. Задача автоматизации – его экономить, упрощать общение и разделение задач между отделами. Подбираем правильные инструменты – и все работает как часы. Мы создали «Таблицу дизайнеров» (просто в Exсel), в которой каждую пятницу руководитель отдела вносит все задачи от рабочих групп и распределяет между дизайнерами согласно загруженности. Таким образом, каждый сотрудник с понедельника видит полный перечень задач, понимает дедлайны, сроки и к кому из рабочей группы можно обратиться с вопросами. Система переработок В нашем бизнесе без сверхурочной работы иногда не обойтись. Нужно выполнять задачи «здесь и сейчас», а то и «на вчера». И для того чтобы система часов переработки была максимально прозрачной и понятной, мы фиксируем все дополнительные часы в системе TimeSheets, которые автоматически переносятся в таблицу по каждому сотруднику. Это только несколько примеров, как с помощью несложных инструментов выстроить бизнес-процессы в компании. Важно помнить, что бизнес-процесс должен быть простым, понятным и удобным. И самое главное – логичным с точки зрения работы вашего бизнеса.

автоматизация задач

Как настроить процессы в компании, и как они влияют на бизнес? Опыт Валерии Ионан, Quadrate 28 Corp