Как настроить процессы в компании, и как они влияют на бизнес? Опыт Валерии Ионан, Quadrate 28 Corp

Редакция MC Today запустила новую рубрику «Вопрос редакции». Читатели пишут нам о том, что их интересует в бизнесе, а мы ищем на эти вопросы ответы.

Читатель Михаил Ермак задал нам вопрос о бизнес-процессах: как это работает и процесс в одном отделе влияет на работу в другом. Отвечает совладелец маркетингового агентства Quadrate 28 Corp и издания MC Today Валерия Ионан.


Валерия Ионан, Quadrate 28 Corp

Валерия Ионан, Quadrate 28 Corp

Главная цель построения бизнес-процессов – создать понятную и эффективную систему взаимодействия всех стейкхолдеров (заинтересованных сторон). Наличие понятной системы облегчит жизнь вашему проекту и принесет максимальную выгоду. Это экономия времени, устранение ошибок, оптимизация затрат и прочее.

С чего начать и как реализовать?

В первую очередь оцените текущее состояние процессов в компании. Нужно понять, насколько сильно вам нужны изменения в структуре, какие проблемы и задачи они решат.

Если организационная структура в компании еще не сформирована – начните с этого. Пропишите какие люди отвечают за какие задачи (функционал), кто курирует каждый процесс и у кого какой уровень ответственности.

Сразу определите, как происходит и как должна происходить коммуникация внутри отделов. Вы можете опросить сотрудников, в какой системе им комфортно работать, при этом принять решение самостоятельно. Без этого, к сожалению, адаптировать и детализировать процессы не получится.

Вместе со структурой пропишите текущие бизнес-процессы в компании. Выполняйте это самокритично, чтобы найти «проблемные места». Проблемами для вашего бизнеса могут стать даже незначительные мелочи, которым вы раньше не уделяли внимания.

И чем быстрее вы выявите это – тем быстрее переформатируете процессы. Например, процесс планирования расходов на такси для сотрудников на каждую неделю.

Что важно понять:

  • как происходит взаимодействие внутри отдела
  • как отделы взаимодействуют друг с другом
  • как проходит контроль качества каждого процесса

Как автоматизировать задачи

В Quadrate 28 Corp мы путем проб и ошибок нашли инструменты, которые систематизируют рабочие моменты, экономят время и нервы всем сотрудникам.

Мессенджеры задач

Для того чтобы сотрудники одновременно владели информацией о всех процессах и клиентах в компании и контролировали количество своих задач, мы ввели удобный инструмент BaseCamp. Он позволяет быстро давать и получать обратную связь, следить за своей результативностью.

Аналоги: Trello, Bitrix, Asana, Worksection.

Финансовый контроль

Для эффективного контроля финансовой части мы используем TimeSheets. Это инструмент, который позволяет контролировать затраченное время и деньги на каждую задачу. Это помогает нам ставить правильную цену на каждую услугу, понимая ее себестоимость. Также мы понимаем рентабельность каждого проекта в конце месяца (в связи с разным количеством часов, затраченных на работу, показатель рентабельности проекта меняется).

CRM-системы для работы с клиентами

Получение и обработка потенциальных клиентов в один клик, ведение истории общения дало нашему отделу развития бизнеса возможность быстро отыскать любой контакт и понять, о чем с ним говорили последний раз. Мы используем AmoCRM.

Коммуникация между отделами

Время – самый ценный ресурс. Задача автоматизации – его экономить, упрощать общение и разделение задач между отделами. Подбираем правильные инструменты – и все работает как часы.

Мы создали «Таблицу дизайнеров» (просто в Exсel), в которой каждую пятницу руководитель отдела вносит все задачи от рабочих групп и распределяет между дизайнерами согласно загруженности. Таким образом, каждый сотрудник с понедельника видит полный перечень задач, понимает дедлайны, сроки и к кому из рабочей группы можно обратиться с вопросами.

Система переработок

В нашем бизнесе без сверхурочной работы иногда не обойтись. Нужно выполнять задачи «здесь и сейчас», а то и «на вчера». И для того чтобы система часов переработки была максимально прозрачной и понятной, мы фиксируем все дополнительные часы в системе TimeSheets, которые автоматически переносятся в таблицу по каждому сотруднику.

Это только несколько примеров, как с помощью несложных инструментов выстроить бизнес-процессы в компании. Важно помнить, что бизнес-процесс должен быть простым, понятным и удобным. И самое главное – логичным с точки зрения работы вашего бизнеса.

Подписывайтесь на нас в Facebook!


Вы можете задать нам любой вопрос из сферы бизнеса, который вас беспокоит. Мы направим его тем, кто на практике разобрался с этой проблемой, и напишем об этом материал. Присылайте свои вопросы на адрес [email protected] В теме письма укажите – Вопрос редакции.

ПОДПИСАТЬСЯ НА TELEGRAM-КАНАЛ

Вам будет интересно прочесть:

1. Как настроить почту на время отпуска. 4 совета, как оставаться на связи, и отдохнуть

2. «Я записал задачу на бумажку и забыл о ней. Так я потерял заказ на $1000». Кирилл Брагин об ошибках и их решении в работе веб-студии

3. Нам не нужен CRM: 94% предприятий в Украине ведут учет с помощью «подручных средств»

«Уанет делится на две эпохи.
До MC Today и после. Читаю каждый
день вдохновляющие истории про
предпринимателей и вдохновляюсь сам»
Давид Браун, создатель TemplateMonster и Weblium

Подписывайтесь
на MC Today


Telegram-канал

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: