Леся Губа

В любой компании, где работает кто-то помимо основателей бизнеса, есть функция HR. Но до сих пор многие собственники не понимают, что HR – это не поздравление с праздниками, а построение системы для эффективной работы команды. С такими представлениями об HR часто сталкиваются в компании Work Around, которая является партнером сети IT-коворкингов Creative Quarter и помогает выстроить HR-систему или отдельные процессы ее клиентам. В спецпроекте с CQ сооснователи Work Around Юлия Герзанич и Леся Губа рассказали MC.today, какие ошибки в HR допускают собственники, как организовать систему с нуля и почему иногда выгоднее отдавать HR-процессы на аутсорс. Оглавление 1. Какие ошибки в HR допускают собственники 2. Чем должен заниматься HR 3. С чего начинать построение HR-системы 4. Как мы помогаем бизнесу 5. Почему HR на аутсорсе выгоднее Какие ошибки в HR допускают собственники Мы в Work Around больше трех лет настраиваем HR-процессы в IT-компаниях. Все это время выступаем партнерами киевской сети IT-коворкингов Creative Quarter. По запросу клиентов CQ наша команда может взять на себя все или какие-то отдельные функции HR: от поиска и найма персонала до оценки и мотивации сотрудников. В целом у нашей команды более 10 лет опыта. Все это время мы сталкиваемся с собственниками, которые недооценивают значимость HR-системы и не понимают, что от нее зависят их бизнес-показатели. Например, не будет ли простоя в работе из-за того, что вовремя не нашли специалиста, соответствует ли опыт человека задачам, которые ему предстоит выполнять, насколько продуктивно и слаженно будет работать команда. Юлия Герзанич и Леся Губа Вот несколько самых частых ошибок собственников, с которыми мы сталкиваемся: Нанимают неопытного HR, чтобы он «поздравлял сотрудников с днями рождения», а потом передают ему весь функционал Иногда нам попадаются компании, которые думают: «Да что тут у нас делать? Поздравить с днем рождения и показывать рабочее место в первый день» и нанимают HR с минимальным опытом или берут на эту должность кого-то из сотрудников другого профиля. Пока задачи ограничиваются поздравлениями, все идет неплохо. Но постепенно на HR перекладывают все больше и больше обязанностей, и вот он уже должен выяснить причину низкой продуктивности, подобрать новых людей или даже определить, кому и когда повышать зарплату. В результате HR или не справляется вообще, или использует неправильные методы, и тогда система ломается. Знаем случай, когда HR «строила отношения» с сотрудниками: всё время общалась с ними то возле кофе-машины, то возле кулера и расспрашивала не только о работе, но и о личном. Всю эту информацию она передавала руководителю, а он на основе этих фактов решал, кого повышать, а кому делать выговор. Тех, кто не хотел откровенничать с HR, могли даже уволить. Нам приходилось слышать фразу: «У нас уже был HR, и ничего не работало, только еще больше запутались». Скорее всего, у людей просто был негативный опыт с конкретным сотрудником, который не смог построить HR-систему. После такого опыта люди могут разочароваться в этой профессии и посчитать ее бесполезной. В одной IT-компании захотели договориться о правилах, по которым будут повышать зарплату всем сотрудникам. Для этого решили внедрить Performance Appraisal (от англ. «оценка производительности»). Смысл ее в том, чтобы оценить эффективность каждого сотрудника, выяснить, что помогает ему повысить продуктивность и определить цели и план развития. Но вместо того чтобы пригласить человека с нужными знаниями, задачу отдали неопытному HR. Он собрал статьи по теме, отправил их руководителям команд, и те сами разработали процесс оценки. В итоге одного специалиста оценивали 5 (!) рабочих дней, причем в этом участвовали все ключевые менеджеры компании. Руководители посчитали, что оценивать всех сотрудников они будут больше трех месяцев и решили остановить эксперимент. Теперь эти ребята уверены, что Рerfomance Appraisal – пустая трата времени, хотя просто неправильно организовали работу. Не поддерживают HR Когда дело касается HR, особенно актуальна поговорка «Один в поле не воин». Каким бы профессиональным он ни был, самостоятельно создать условия для работы и развития сотрудников практически нереально. Знаем случай, когда HR разработал прозрачную систему, по которой должны были пересматривать зарплаты и выдавать премии. Но в итоге в конце года зарплату повысили только тем, кто регулярно ходил на обеды с СЕО. Все усилия HR пошли прахом. Доверия к нему у команды не было, а в таких условиях HR-систему не построишь. Берут на себя все функции HR, кроме рекрутинга Иногда руководство берет на работу не HR-менеджера, а рекрутера – сотрудника, который занимается только наймом. Этот рекрутер даже может называть себя HR, просто для солидности. В такой ситуации HR-системой занимается сам владелец. На первых порах, пока компания маленькая, это возможно. Собственник может сам нанимать и увольнять людей, вести бухгалтерию и вообще брать на себя все процессы. Но если компания развивается, без профессионала уже не обойтись. На старте бизнеса собственники первым делом привлекают родственников и друзей. Потом оказывается, что кому-то надо делать работу и давать результат. Владельцу приходится выбирать между дружбой и хорошими отношениями и успехом бизнеса. Мы знаем собственника который попал именно в такую ловушку. Все сотрудники «по дружбе» бегали к нему за решениями даже самых простых вопросов, добавляли его в десятки чатов. Он неизбежно принимал чью-то сторону, и в компании стали процветать интриги и манипуляции. Предприниматель постоянно стоял перед дилеммой «уволить нельзя оставить» и наконец выгорел. Мы помогли собственнику определить зоны ответственности, KPI и провели оценку сотрудников. С нашей помощью он поговорил с каждым членом команды, объяснил, каких результатов ждет и что каждому необходимо подтянуть в работе. Кто-то включился и начал давать результаты, а кто-то понял, что не тянет. С такими людьми расстались, а на их место взяли специалистов. Теперь в компании работает слаженная команда менеджеров, которым собственник спокойно делегирует задачи. Команда Work Around на террасе Creative Quarter Чем должен заниматься HR HR берет на себя восемь ключевых процессов: нанимает людей; помогает новым сотрудникам адаптироваться на рабочем месте; формирует систему оценки с помощью ключевых показателей эффективности (KPI); формирует и поддерживает систему мотивации сотрудников, в которой зарплата будет соответствовать рыночному уровню и уровню квалификации одновременно; оценивает и повышает вовлеченность команды; собирает, обрабатывает и хранит данные о сотрудниках; организовывает обучение и развитие людей; формулирует план найма или сокращения сотрудников в зависимости от целей бизнеса. Все эти процессы нужно четко описать, согласовать и оформить в удобной форме. Иногда HR строит их сам, иногда берет в работу, если они были построены до его прихода. Именно грамотный HR может оценить, соответствует ли выстроенная HR-система бизнес-целям компании, и вовремя внести коррективы. Однажды мы увидели проблему во внутренней системе обучения тестировщиков в одной из IT-компаний. Там со всеми новыми людьми занимались менторы. Тестировщики за год-полтора выростали и хотели работать с более сложными задачами, а таких задач в компании не так уж и много. Ребята уходили, на их место набирали новых, и все начиналось сначала. Компания тратила время своих специалистов на обучение новичков, которых фактически готовили для конкурентов. Когда внедряли такую систему обучения, никто не подумал, как она соотносится с бизнес-целями компании. На самом деле нужно было не подтягивать всех подряд до высокого уровня, а определить, кого именно, зачем и каким навыкам обучать. Так бизнес сохранил бы и людей, и ресурсы. С чего начинать построение HR-системы С молодым бизнесом все обычно легче и быстрее. Нужно понять, как в компании нанимают специалистов, выводят новых сотрудников на работу и адаптируют их, как начисляют зарплату, и описать эти правила. Часто уже на этом этапе оказывается, что однозначных правил нет, и руководители делают акцент на разном. В этом случае нужно систематизировать информацию, выделить разбежности и вместе с руководителями сформировать единые правила. Если успешно пройти этот этап, в компании заработает HR-система. Если в бизнесе не было HR-системы, начинать стоит с самого актуального. Не хватает рабочих рук из-за того, что вакансии закрываются медленно, – разберитесь, в чем проблема. Специалисты уходят из компании – найдите и уберите причину. У коллектива нет мотивации – измените систему оплаты. Чтобы определить, за что браться в первую очередь, мы рекомендуем проводить диагностику. Для этого попросить сотрудников устно ответить на вопросы о сильных и слабых сторонах компании. Таких вопросов должно быть до 15. Нельзя опросить, например, только руководителей или только менеджеров, нужно учитывать мнение всех отделов и команд. Мы изучаем ответы с помощью контент-анализа (научный метод, который помогает определить факты или тенденции, которые содержатся в информации. – Прим. ред.). Выводы покажут, какие существуют проблемы с HR-системой компании. Большинство наших заказчиков приходило с одной проблемой, а оказывалось, что она далеко не главная. Однажды к нам пришел СЕО с запросом «Люди расслабились, теряют задачи» и просил изменить систему мотивации. Мы провели диагностику, и оказалось, что в компании крупные цели не делят на взаимосвязанные мелкие задачи, нет ответственных за промежуточный результат, руководителям подразделений регулярно ставят несогласованные задания. Так что проблема была явно не в мотивации, и наш план работы отличался от того, каким его представлял заказчик. Creative Quarter Как мы помогаем бизнесу Некоторые функции HR давно принято отдавать на аутсорс, например, наем сотрудников. Но мы берем на аутсорс все восемь HR-процессов. Как только IT-компания становится резидентом CQ, она получает описание пакета сервисов, которым может воспользоваться на специальных условиях. Если руководителей что-то из них заинтересовало, мы встречаемся и обсуждаем детали. Клиент выбирает только те услуги, которые ему нужны. Мы можем выполнять какую-то одну функцию, например, ежегодно оценивать продуктивность или вовлеченность сотрудников, а можем все восемь. Перед стартом мы подписываем документ, в котором четко описано, по каким критериям заказчик будет оценивать нашу работу. Каждый проект начинаем со сбора информации о компании, диагностики и обсуждения ее результатов с заказчиком. После детального изучения проблемных зон мы можем выделить те, над которыми стоит работать в первую очередь. Мы предлагаем обратить внимание на сферы, изменения которых приведут к «множественным» результатам. Такой сферой может быть, например, внедрение системы оценки сотрудника на испытательном сроке. Она поможет определить, умеет ли менеджер управлять людьми и правильно ставить цели и задачи, вовремя увидеть и устранить проблемы в работе новичка, успешно адаптировать его и объяснить ему правила игры на старте. Почему HR на аутсорсе выгоднее С финансовой точки зрения HR-менеджер на аутсорсе для компании выгоднее, чем штатный или целая команда. Стоимость работы HR – это не только зарплаты и премии. Это оплата больничных и отпусков, затраты на технику, аренду офиса, расходные материалы, тренинги по повышению квалификации. К затратам относится и стоимость времени руководителей, которые ставят задачи HR, контролируют и оценивают качество его работы. Чтобы узнать, во сколько на самом деле вам обходится штатный HR, нужно умножить сумму его заработной платы на 2,5. Это и будет полная стоимость. Если у вас целый отдел, нужно умножить на 2,5 зарплату каждого и суммировать эти цифры. Но и тут у вас не будет полной картины. Чтобы принять объективное решение, мы советуем собственнику для начала взять листик и записать все проблемы компании, которые связаны с людьми. Например, долго открытые вакансии, уход профессионалов, низкая продуктивность, конфликты в команде. И посчитать, во сколько эти проблемы обходятся бизнесу. А затем задать себе вопрос: на сколько процентов эти вопросы решает штатный HR. Отдельная статья расходов – это ошибки HR-менеджера, которые могут приводить к серьезным последствиям для бизнеса. Например, из-за непрофессионализма HR из компании могут уйти ключевые специалисты. Если вы отдаете функцию HR на аутсорс, то оплачиваете только полученный сервис и подтвержденный результат. В нашем случае вы четко знаете сроки, перечень и объем заданий и видите результат в цифрах и метриках. Над текстом работали Диана Андрусенко и Лариса Кузора Стать резидентом Creative Quarter

Леся Губа

Бестолковый менеджер может развалить компанию: как этого не допустить и построить HR-систему