Виктория Журбас-Литвин

Итоги проведенного в феврале совместного исследования MC Today и «Битрикс24» показали: отечественные предприниматели одной из важных внутренних проблем бизнеса считают ошибки в бюджетном планировании, а среди кадровых трудностей выделяют низкую эффективность сотрудников и плохо отлаженную внутреннюю коммуникацию. О том, как с этими сложностями справляется венгерская компания New Work Serviced Office, открывающая на украинском рынке сеть коворкингов, MC Today в проекте при поддержке «Битрикс24» рассказала руководитель проекта Виктория Журбас-Литвин. Зачем венгерской компании открывать коворкинги в Киеве В январе 2018 года телефон Виктории Журбас-Литвин зазвонил. Ее приятель Богдан Янатьев рассказал, что недавно познакомился с Ирмой Хорват и Убертом Абт 一 основателями европейской сети сервис-офисов New Work Serviced Office (NWSO). Компания планировала открывать коворкинги в Украине, руководству были нужны рекомендации. А на счету Виктории 一 шесть лет работы с коворкингами. Она начала сотрудничать с коворкингами, когда в Киеве этот тренд только зарождался, и с 2012 года успела поработать с KyivWorking, «Циферблатом», Zelenka и еще несколькими. Виктория Журбас-Литвин В предыдущих проектах Виктория успела побыть и управляющей, и организатором мероприятий. Однако возможности реализовать идеи по привлечению новых клиентов и роста компании у нее не было, хотя очень хотелось. Познакомившись с Ирмой Хорват, Виктория прошла несколько собеседований 一 и заняла должность руководителя нового проекта. Венгерская компания New Work Serviced Office еще осенью 2017-го взялась изучать рынок столичных коворкингов. В Киеве их около 40 штук, без учета площадок других форматов вроде свободных пространств, функционирующих по той же системе почасовой оплаты, но предназначенных не для работы, а для отдыха. Причем в хороших 一 всем желающим мест не хватает, а в тех, что похуже 一 места пустуют. Спрос же постоянно растет, поскольку все больше людей предпочитают работать вне офисов. «Если взять данные портала Upwork, то в Украине порядка 50 тыс. фрилансеров. Из этого количества 30-40% – в Киеве. Это как раз наша аудитория», 一 объясняет Виктория. Рынок коворкингов заполнен на 70%. Такая ситуация позволяет быть не первыми и единственными, а теми, кого выбирают за качество. Сейчас у New Work Serviced Office 一 сеть сервис-офисов в Будапеште и Варшаве. Сервис-офис 一 это столы, стулья, интернет и больше ничего. Однако, изучив украинские цифры, руководство компании решило пойти чуть дальше 一 и открыть в Украине сеть полноценных коворкингов. Сколько стоит открыть коворкинг в Киеве Инвестиции в проект составили $500 тыс. Средства распределили между всей будущей сетью из трех коворкингов общей площадью 4 тыс кв.м. Первый 一 New Work Labs Globus 一 откроется в начале июня этого года, остальные 一 до конца 2019-го. Места в новом коворкинге можно будет бронировать заранее через специальное мобильное приложение. Администраторов не будет 一 их тоже заменит приложение, а также 一 план-схема и система указателей. «Когда мы разрабатывали пакет услуг, то ориентировались на зарубежный опыт. К примеру, в Лондоне некоторые зоны в коворкинге можно снять и на целый рабочий день, и на полдня, и на 8-13 дней без привязки к фиксированному месту», 一 рассказывает о новшествах для украинского рынка Виктория. Работая над новым проектом, Виктория и ее команда ориентировались на зарубежный опыт В Венгрии и Великобритании кофе, чай и печенье в коворкингах оплачиваются отдельно. В Украине же планируется сделать несколько пакетов услуг: с напитками и снеками или без них. «За границей есть еще такой опыт: отдельный месячный абонемент на кофе. Тогда и у коворкинга есть возможность не дешевить и предлагать качественный напиток, и купят его те, кто реально пьет кофе», 一 говорит Виктория. Чай, кофе и снеки 一 это 20-30% от общей стоимости аренды места. Впрочем, финальная стоимость услуг в новых коворкингах еще формируется. Как устроена работа в международной команде К себе в команду Виктория искала универсальных сотрудников. «Венгерское руководство долго не могло понять, как сотрудники могут быть многозадачными, потому что уво многих иностранных компаниях существует правило: если ты занимаешься маркетингом, то только им, бухгалтерией 一 только ею», 一 рассказывает Виктория. Сейчас в ее команде 一 трое, кроме самой Виктории. Первой присоединилась Александра Лабузинская, которая 1,5 года управляла коворкингом Zelenka и знает работу изнутри, от починки интернета и закупок до ведения бухгалтерии. Затем Юлия Волошина, которая вместе с проектом Coworking Test Drive Softengi Training Center тестировала столичные коворкинги и изучила все их плюсы и минусы со стороны клиента. Кроме того, открыты вакансии бухгалтера и юриста на аутсорсе. Украинской команде помогает венгерская, в которой 一 тоже три сотрудника. Для коммуникации в компании используют «Битрикс24». При приеме на работу венгерская сторона сразу заводит профайл с детализированной информацией о сотрудниках. В базе есть сотрудники всех проектов компании. У каждого сотрудника компании есть профайл в системе «Битрикс24» «К примеру, если я захочу написать HR-менеджеру, то сразу же найду этого человека, и мне не нужно будет писать длинное вступление с объяснением, кто я и какими вопросами по какому проекту», 一 перечисляет плюсы такой системы Виктория. Можно сразу переходить к сути, что экономит время, соглашаются с ней ее коллеги. Сотрудники компании активно пользуются общей лентой новостей и календарем. Правда, небольшую неразбериху вносит разница во времени, которую сервис не учитывает. «При планировании Skype-звонков в комментариях всегда уточняю, на какое именно они время по Киеву и по Будапешту», 一 описывает решение проблемы Виктория. Когда Виктория присоединилась к проекту, венгерская сторона уже использовала «Битрикс24». Вначале украинской команде пришлось перестраиваться и разбираться в сервисе. Но, разобравшись, Виктория и ее коллеги обнаружили в нем много полезных функций, которые значительно облегчают жизнь и коммуникацию с удаленной командой. Сотрудники компании активнее всего пользуются встроенным в «Битрикс24» календарем Активнее всего Виктория и ее коллеги используют сервис для общения с венгерской стороной. В сервисе назначаются встречи, ведется переписка, происходит планирование работы и бюджета, а также решаются административные и финансовые вопросы и утверждаются задачи. Причем делать это все можно максимально оперативно, поскольку «Битрикс24» можно использовать с мобильного, отмечают один из важных плюсов сервиса Виктория и ее коллеги. Фактически сервис 一 главный, а заодно и самый быстрый канал коммуникации с венгерской командой, уточняет Виктория. А вот для управления конкретными задачами ее команда использует MeisterTask. Обмен информацией происходит преимущественно через Google Drive и Google Docs. А сайт коворкинга будет сделан с интеграцией платформы Nexudus, которая используется в коворкингах по всему миру для управлением пространством и даёт возможность покупать абонемент без звонков по телефону, бронировать переговорки, видеть свои брони и календарь с доступными комнатами. Особенности работы на украинском рынке Венгерская команда взяла на себя финансирование проекта, поиск помещения, а также разработку бренд-бука 一 архитектурный проект, ремонт, поиск подрядчиков и контроль выполненных работ. Помещение выбрали в ТРЦ «Глобус» 一 площадью 1000 квадратных метров, с арендой $20 за квадратный метр. По замыслу, в коворкинге одновременно поместятся 200 человек, а также будет зал для мероприятий вместимостью 80 человек. Затраты на открытие составят около $250 тыс., большая часть из этих денег пойдет на ремонт и покупку мебели. В зоне ответственности украинской команды 一 разработка пакетов услуг, ведение социальных сетей, создание сайта и медиа-активностей в СМИ. Также команда помогает адаптировать стандарты New Work Serviced Office (NWSO) под украинское законодательство. Вся операционная деятельность будет вестись из Украины. Украинская команда New Work Serviced Office Правда, некоторые вопросы обе стороны решают вместе. «Время от времени венгерская команда обращается с просьбой сравнить цены на услуги у одних и тех же компаний для украинских заказчиков и иностранных. К сожалению, нередко оказывается, что прайс для иностранцев в 1,5-2 раза выше», 一 делится Виктория. Кроме того, украинские сотрудники выступают посредниками между венгерской командой и отечественными подрядчиками. «Например, мы узнаем у торгового центра, какая стена несущая, какая 一 нет, и доносим эту информацию венгерским коллегам», 一 объясняет нюансы Виктория. Попробовать сервис «Битрикс24» Читайте другие материалы, которые редакция MC Today публиковала вместе с «Битрикс24»: «Я записал задачу на бумажку и забыл о ней. Так я потерял заказ на $1000». Кирилл Брагин об ошибках и их решении в работе веб-студии «Мы практически не берем свитчеров». Как создатели Lviv IT School построили школу, о выпускниках которой мечтают IT-компании Вера Грузова: «Ребенок — это тренинг по самодисциплине». Как сохранять рабочую эффективность с малышом?

Виктория Журбас-Литвин

Инвестиции в коворкинги составили $500 тыс. Как венгерская компания New Work Serviced Office выходит на украинский рынок