«Як ти все встигаєш?» – дуже часто чую це запитання. Засновниця ІТ-рекрутингової агенції EvoTalents, онлайн-школи EvoTalents.School, своєї менторської програми, дружина та мама пʼятирічної доньки – в цій статті поділюсь звичками, які допомагають мені вести декілька проєктів і бути продуктивною.
Олена Волк розповідає про робочі звички, що допомагають бути продуктивнимАле перед тим як перейти до конкретних звичок, я рекомендую зафіксувати для себе поняття «продуктивність».
Що для вас означає продуктивність?
Згідно зі словником, продуктивність – це показник трудової діяльності працівників; це кількість продукції, виробленої за одиницю часу одним працівником.
Тоді варто задати запитання собі: «А який продукт (результат) роботи на моїй посаді?». Коли я відповідала собі на це запитання, я побачила, що мій результат роботи як засновниці – компанія, що розвивається та виконує свої цілі.
Для рекрутера результатом можуть бути закриті у відповідний термін вакансії та кандидати, які пройшли випробувальний період. Для менеджера з продажу – підписані договори з новими клієнтами.
У кожній компанії, в залежності від її виду діяльності, працівники мають свої цілі. Тому як експерт ви можете задати собі запитання: «А який результат моєї роботи?». Менеджеру я рекомендую подумати як про себе, так і про свою команду.
Наприклад, у нас у рекрутинговій агенції EvoTalents прописані результати по кожній позиції, і люди в команді знають, якого результату ми від них очікуємо. У кожного є гайд, який починається саме з цієї інформації.
Навіщо це потрібно і чому ми починаємо саме з цього пункту?
Тому що, розуміючи свій основний продукт, ми тримаємо на ньому фокус, правильно розподіляємо наш час та швидше приймаємо рішення, яку задачу вирішити першою.
На мій погляд, саме нерозуміння цієї основи заважає продуктивності, тобто ми можемо багато працювати, при цьому не бути результативним.
А тепер давайте поговоримо про те, що нам може допомогти отримувати найкращий результат за найкоротший час. Тобто, які саме сформовані звички допоможуть бути продуктивними. Нижче розповім про топ моїх звичок.
1. Ведення календаря
«Все, чого немає в моєму календарі, – немає в моєму житті» – фраза, яку я часто повторюю. При цьому я планую як свою роботу, так і свій відпочинок, спорт та інше. Таким чином мій графік максимально спланований і немає часу для прокрастинаціі.
Так виглядає мій календар:
Також в календарі я не просто планую свої задачі, а й відмічаю різним кольором різні проєкти/сфери моєї роботи. Таким чином наприкінці тижня/місяця я аналізую, на що я витратила найбільше часу.
І якщо я знаю, що мій результат – це розвиток компанії, а я займалась іншими функціями і зовсім не приділяла увагу новим напрямкам та ідеям, я можу бачити, що неправильно розподіляла свій час.
2. Делегування
Цей пункт особливо актуальний для менеджерів та підприємців. Для того, щоб масштабуватися і бути продуктивним, потрібно визначити задачі, які можна делегувати співробітникам чи підрядникам.
Раз на три місяці я виписую всі свої задачі, аналізую, що саме я більше не хочу робити і визначаю, кому це делегувати. Таким чином я можу себе розвантажувати для нових та більш масштабних задач.
3. Продуктивні мітинги
Командні мітинги, дзвінки з клієнтами, співбесіди – все це займає доволі багато робочого часу. Декілька років тому ми з командою запрошували консультанта, який допоміг нам побудувати ефективну співпрацю під час дзвінків.
Наші основні правила:
- у нас є визначений час на кожний дзвінок. Якщо ми не встигаємо вирішити питання вчасно, модератор запитує учасників про те, чи можемо ми затриматися на 15 хвилин, або ж перенести обговорення на наступний дзвінок. Це в свою чергу допомагає не затримуватися на дзвінках;
- дзвінки ми починаємо вчасно, а якщо хтось запізнюється – попереджає про це;
- обовʼязково визначаємо ціль та адженду для кожного дзвінка;
- після обговорення і прийнятих рішень завжди робимо follow up (як в середині команди, так і клієнтам);
- маємо модератора, який керує дзвінком та направляє хід розмови;
- не перебиваємо один одного, даємо можливість брати участь в обговоренні кожному, а якщо хтось з команди хоче щось додати – використовує емодзі піднятої руки в Zoom.
Саме ці пункти допомагають проводити дзвінки продуктивно.
4. Автоматизація та підключення ШІ
Одна із найважливіших навичок – автоматизація задач шляхом використання ШІ. Наприклад, я перевіряю текст, дописую, генерую заголовки часто з використанням ШІ, також він мені допомагає у веденні соціальних мереж.
Такий же підхід і в рекрутинговій команді – ми регулярно автоматизуємо задачі, і завдяки цьому змогли пришвидшити та значно спростити робочі процеси.
Технології в наш час розвиваються дуже швидко, і я вважаю, що важливо тримати руку на пульсі.
5. Власний ресурс
Остання в списку, але перша й основна в моєму житті – це навичка підтримувати необхідний рівень енергії, адже без цієї навички все інше не має значення.
Наш рівень енергії = те, що нам дає енергію – те, що її забирає.
У кожного упродовж дня, тижня, місяця є те, що забирає енергію і це нормально. Дуже важливо цей рівень підтримувати та додавати в свій календар і життя звички, які цьому допомагають.
Над енергією можна працювати на чотирьох рівнях: фізичному, емоційному, ментальному та духовному. Особливо важливим для мене є фізичний рівень, тому сон, спорт, харчування, контрастний душ, СПА, масаж обличчя, регулярний чекап організму – це моя основа.
І останнє, що хочу додати: дуже важливо займатися саме тим, що дійсно вам подобається. За таких умов дуже легко бути продуктивним, адже справа, яку ви обрали для себе, наповнює енергією та задоволенням від процесу. В результаті ви встигаєте більше. Цю деталь також помічатимуть інші люди та часто запитуватимуть у вас про секрети продуктивності.
Однак мій секрет не тільки в звичках, які я сформувала для себе, але й також в тому, що я дійсно люблю те, чим займаюсь і відчуваю, що реалізую свою місію через свої проєкти.
Цей матеріал – не редакційний
Це – особиста думка його автора. Редакція може не поділяти цю думку.
Допомагаємо бізнесу
Повідомити про помилку
Текст, який буде надіслано нашим редакторам: