Встигнути все: п’ять простих принципів управління часом

Як встигати все? Спойлер: ніяк. Але в мене є п’ять принципів, які допомагають встигати якщо не все, то досить багато. Кожен із них може здатися дуже простим і навіть банальним. Але в моєму випадку ці принципи працюють – можливо, будуть корисні і вам. Щоправда, працюють вони лише всі разом, а не окремо.

Останні 11 років я займаюся бізнесом, який охоплює понад 20 країн: моя компанія Hayat Estate продає нерухомість у всьому світі. І хоча в компанії зараз працює 120 осіб, особисто у мене не стає менше роботи, а здається, лише більше. Весь час доводиться бути на зв’язку – і з ключовими клієнтами, і зі співробітниками, і з партнерами. Додайте до цього різницю в часових поясах. Коли менеджери нашого офісу в Алмати починають свій робочий день, на моєму годиннику шоста ранку. А спеціалісти з офісу на Пхукеті розпочинають роботу ще на годину раніше.

Щоб розв’язати проблему нестачі часу, я пройшов не один тренінг, присвячений тайм-менеджменту та прочитав безліч книг на цю тему. Очевидно, щось почерпнув, але більшою мірою спираюся на свій досвід управління часом. І ось п’ять його принципів:

1. Ставити цілі. Можливо, це найголовніший метод керування часом. Встановіть максимально чіткі цілі на місяць, на рік, на п’ять років і, зрозуміло, контролюйте їх виконання. Тоді ви будете розуміти, заради чого всі ці перегони, в яких ви берете участь. І потрібно не просто ставити перед собою цілі, а ще й контролювати їхнє виконання. Бажано чітко оцінювати, на скільки відсотків за підсумками звітного періоду ви виконали ту чи іншу мету. А якщо ваші цілі абстрактні (просто працювати та заробляти), то не дивуйтеся, якщо почуватиметеся не господарем свого часу, а білкою в колесі.
2. Планувати свій день. І не лише день, а також тиждень та місяць. Здавалося б, що тут складного? Ви здивуєтеся, як багато людей не складають плани, а просто пливуть за течією, виконуючи ті завдання, що на них звалюються. Краще витратити чверть години на складання плану на початку дня, ніж провести весь день у хаосі. І це не той пункт, який можна доручити своєму помічникові. Так, асистент допоможе вам розподілити зустрічі, але не зможе зазирнути вам у голову, щоб зрозуміти, яка зі справ є пріоритетною, а яка – ні.
3. Делегувати. Мабуть, це найскладніше. Особливо, якщо розумієш, що сам ти виконаєш конкретне завдання краще і швидше, ніж будь-хто. Але так можна сказати майже про будь-яке завдання. І, якщо не ділитися ними з колегами, то гарантовано поринеш у рутину і не зможеш знайти час для того, що справді важливо. Тому потрібно обов’язково ділитися з членами команди – і завданнями, і контролем за їх виконанням, і звісно, відповідальністю.


4. Дозувати ділове спілкування. У багатьох випадках (зрозуміло, не у всіх) зустріч може замінити розмову телефоном, а замість телефонної розмови часто можна обійтися кількома рядками в чаті. Коли у вас великий колектив, приготуйтеся до того, що спілкування з ключовими співробітниками буде забирати як мінімум половину вашого робочого часу. Мені навіть довелося скласти спеціальний регламент для колективу Hayat Estate – з яких питань мене можна і потрібно турбувати та в якому форматі це робити.
5. Не намагатися встигнути все. Іншими словами, дуже важливо виставляти пріоритети всім завданням, які потрапляють у ваш план на день. Є справи, які обов’язково мають бути зроблені сьогодні – без варіантів. А є те, що можна перенести на завтра, якщо не встигаєте сьогодні. І якщо якесь завдання вже довго кочує у вашому щоденнику з одного дня на інший, то варто задуматись: може, треба делегувати це? Чи це завдання можна просто викреслити?