Інструмент для швидкого та якісного руху вперед – як стратегічні сесії рятують бізнес і бюджет

Колись давно, коли світ ще не летів шкереберть настільки швидко, як ми відчуваємо це наразі, я була впевнена: стратегічна сесія для бізнесу – це те саме, що Новий рік для людини. Точка відліку, з якої починається планування, бюджетування, встановлення цілей та купівля свіжих блокнотів і наліпок.

Фото: Ірина Кушнір

Однак останні роки (карантин, війна та нескінченні кризи) внесли корективи. Бізнес зрозумів, що коли навколо суцільна турбулентність, стратегічна сесія на рік чи три роки вперед може бути схожа на спробу спланувати відпустку на Марсі: цікаво, але малоефективно.

У періоди невизначеності компанії швидше діють, ніж планують. Менеджмент переходить в режим кризового управління і замість традиційних великих стратегій вчиться швидко реагувати та адаптуватися. На зміну класичним стратегічним сесіям прийшло так зване «сценарне планування». Тобто ми вибираємо не один великий план на рік, а кілька сценаріїв розвитку, залежно від ситуації. Сценарій А – якщо ситуація стабільна. Сценарій Б – якщо знову блекаути. Сценарій В – якщо ринок різко змінюється і потрібно адаптуватися за два дні, і на всякий випадок, план С.

Такі короткі сценарні зустрічі вже не нагадують величезні зібрання з кавою і печивом, а радше оперативні штаби: швидко зібралися, визначилися, розподілили завдання – вперед.

То чи потрібні тоді класичні стратегічні сесії? Так. Але їхній формат та частота тепер залежить від реалій, у яких ми живемо. Гнучкість та швидкість реакції важливіші за слідуванням традиціям.

Отже, коли насправді потрібна стратегічна сесія?

1. Коли здається, що вона взагалі не потрібна. Парадокс, але факт. Коли бізнес стабільний, люди звикли до рутини, процеси працюють, стратегічна сесія здається зайвою. Але саме в такий момент її варто провести, щоб уникнути застою, освіжити погляд та помітити нові можливості. Адже коли компанія «їде по накатаній», непомітно з’являється ризик пропустити щось важливе. Ну і, ще є відома теза про те, що якщо стоїш на місці, то насправді відбувається відкат.
2. Коли бізнес хоче рухатись далі. У компанії все добре, але ви вирішуєте, що хочете більше: нові продукти, нові ринки, нові можливості. Стратегічна сесія допоможе розглянути, які з сценаріїв найбільш вірогідні з погляду того, щоб найменшими ресурсами досягнути найкращих результатів.
3. Коли народилася нова ідея. Якщо власник або топкоманда має нову ідею, стратегічна сесія – найкращий спосіб її швидко «прокачати». Пройтись по продуктах, цільовій аудиторії, каналам, бізнес-моделі – усе це швидко і якісно розкладається по поличках саме під час такої сесії.

Стратегічна сесія – це не просто «поговорити», а інструмент, який допоможе бізнесу швидше і якісніше рухатися вперед, чітко визначити ціли, прийняти рішення та випередити конкурентів.

А тепер про головне! Ну окей, не головне, але досить важливе. Скільки ж це все вартує?

Коли я тільки запускала Box Catering, бюджети були скромними, тому перші стратегічні сесії я проводила сама. Благо, у мене є сертифікат коуча і навички фасилітації. Проте мушу чесно визнати – якщо у вас немає таких навичок, то краще запросіть професійного модератора. Бо коли ви одночасно керуєте процесом і намагаєтеся видавати ідеї, легко втратити фокус або якість роботи команди.

Зараз ми завжди працюємо з професійними модераторами. Як їх вибирати?

• Порада №1: запитуйте рекомендації. Ми завжди спілкуємося щонайменше з трьома кандидатами, перш ніж зробити вибір. Важливо, щоб модератор був «на одній хвилі» з вашою командою – ані надто формальним, ані занадто креативним.
• Порада №2: бажано не проводити стратегічну сесію у власному офісі. Вибирайте нейтральний простір, куди команда зможе «вийти» із щоденних операційних завдань. Нове місце – нові думки. До речі, комфортне приміщення із зручною логістикою коштуватиме вам приблизно від 20 до 50 тисяч гривень за 2 дні.
• Порада №3: не перетворюйте сесію на сольний виступ власника чи керівника. Дайте можливість висловитися всім. Власник має займати приблизно стільки ж часу, скільки й інші. Це важливо, щоб кожен учасник відчував себе залученим і розумів, що його ідеї враховані.
• Порада №4: створіть комфортну атмосферу. Як CEO кейтерингової компанії кажу – без смачних кавових пауз і легких перекусів тут не обійтись. Проте не перебільшуйте – об’їдатися не варто. Ідеальний варіант: фрукти, легкі закуски, горішки, шоколад і якісна кава.
• Порада №5: враховуйте завантаженість команди. Якщо ваша команда невелика, в підрозділах нема кому залишитись на операційних процесах, коли всі керівники підуть на таку сесію, вам краще домовитись про проведення сесії у вихідний день. А потім краще віддати вихідний кожному керівнику вже в різні дні.

Я згадую перші стратегічні сесії, в які я була залучена на початку 2000-х. Ніхто тоді не думав, що робота у вихідний має там якось компенсуватися. Це було б дивно. Тепер це норма. Працівники більше цінують свій особистий час і ми – менеджмент і власники бізнесів – маємо з цим рахуватись.

Наш модератор навіть радив нам зробити скорочений робочий день напередодні сесії – щоб люди гарантовано не були втомленими. І якщо спочатку це викликало в мене певний спротив, зрештою я зрозуміла, що в цьому є сенс.

Лайфхаки від нашого модератора, які мені сподобались під час проведення сесії.

• Цікаві вправи, загадки для того, щоб «розкачати» нестандартне мислення.
• Під час розподілу відповідальних за згенеровані на сесії проєкти, наш модератор запропонував ввести категорію «зайняті», щоб люди, які достатньо завантажені операційкою і іншими проєктами могли про це сказати і таким чином себе означити, не брати нові проєкти.
• Початок сесії проходив без мене і команда взяла певну відповідальність на себе самостійно, мені було це дивно, але я вирішила поставитися до цього з дослідницькою зацікавленістю.

А от і цифри:

• робота модератора (2 дні) – близько $2-4 тис.;
• оренда простору – близько 20-50 тисяч грн;
• харчування для команди (15-20 осіб) – близько 20 тисяч грн на день.

У сумі за два дні виходить орієнтовно від 120 до 240 тисяч грн. Але сприймайте це як інвестицію. Амортизована на цілий рік, ця сума виходить всього близько 10-20 тис. грн на місяць – менш як зарплата джуніора, між іншим.

Тому стратегічна сесія – це не витрати, а інвестиція в майбутнє вашого бізнесу. Саме вона допоможе розставити всі акценти, знайти свіжі рішення і сфокусувати команду на досягненні великих цілей. Як то кажуть, хай краще буде стратегічна сесія, ніж потім стратегічне розчарування!

P. S. 

Не надавайте поміж тим занадто великого значення всім рішенням стратсесії. Якщо ви за деякий час знайдете ще кращий варіант, завжди можна перепланувати. Особливо якщо бачите, що певна ідея чи проєкт «гальмують» – можливо, ресурс насправді не там. Серед ідей стратсесії обирайте в пріоритет ті, які драйвлять команду найбільше, а не ті, які типу логічні і правильні.