Чому бізнес можуть оштрафувати за працівників, які суми і як цього уникнути

Найбільші штрафи підприємці отримують за неоформлених або за неправильно оформлених працівників, розповів податковий консультант Михайло Смокович. У 2026 році вони зросли. Переповідаємо, за що можна отримати штраф і про які «хитрощі» варто знати, щоб уникнути штрафів за порушення.

Які у 2026 році штрафи за неоформленні я неправильне оформлення працівників і як їх уникнути. Фото: Depositphotos

У новому відео на своєму YouTube-каналі Смокович відзначив, що за розміром серед поширених штрафів лідирують саме ті, що стосуються порушень з оформленням працівників.

У 2026 році можна отримати штраф за:

• неоформлених найманих працівників – за перше порушення 10 мінімальних заробітних плат (цьогоріч – 8 647 грн/міс.);
• неправильне оформлення документації.

Читайте також: Закриття ФОП через «Дію»: які 4 кроки треба зробити, щоб не мати боргів і штрафів

Що варто знати про штрафи за неоформлених працівників

Смокович додав, що не варто покладатися на норму про те, що за перше порушення щодо неоформлення працівника в ДПС можуть обмежитися попередженням. Це справді так, однак є ще штраф, передбачений Адміністративним кодексом, – від 8,5 тис. грн до 17 тис. грн.

«І цей штраф вам уже точно випишуть навіть за перше порушення», – зазначив експерт.

Ще один «хитрий» момент стосується саме попереджень за перше порушення, за словами податкового консультанта. Виправляти їх потрібно швидко – не чекаючи навіть кілька днів. Є випадки, коли співробітники Держпраці приходять із новою перевіркою вже на наступний день після того, як підприємець отримує попередження щодо порушення.

«А за друге порушення в нас уже стовідсотково передбачений штраф, але в 30 мінімальних заробітних плат, що у 2026 році становить 259 410 грн за кожного неоформленого працівника», – пояснив експерт.

Також він наголосив, що, наприклад, не пустити людей, які здійснюють перевірку, теж не вихід. Адже за недопуск є окремий штраф в 100 мінімальних заробітних плат (864 700 грн у 2026 році). До речі, у належний спосіб потрібно оформлювати навіть стажистів.

Читайте також: Сплачувати штрафи і за комуналку стане простіше: Нацбанк оновив правила переказу коштів

Як правильно оформити документи, щоб не отримати штраф

Михайло Смокович пояснив, що є затверджений перелік документів, які мають бути належно оформлені в одній компанії, зокрема:

• штатний розпис;
• накази про затвердження на посаді;
• посадові інструкції;
• встановлення термінів виплати заробітної плати;
• накази про затвердження посадових інструкцій;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• протоколи зборів трудового колективу.

Експерт зауважив, що важливо дотримуватись правильного документообігу й під час приймання працівника на роботу. Обов’язково потрібно оформлювати заяву про приймання на роботу, відповідний наказ, згоду на обробку персональних даних, трудовий договір, особову картку працівника.

«Якщо у вас працівник є, але цих документів немає, то при перевірці ви також отримуєте штраф – по мінімальній заробітній платі за відсутність кожного документа», – зазначив Смокович.

• Нагадаємо раніше ми переповідали, що ФОПи, які втратили дохід чи бізнес через російську агресію, можуть офіційно це засвідчити й подати заяву про збитки.