Один день U Tomorrow Summit 2023 потребував пів року підготовки. Чому довелося скасувати подію за п’ять днів до проведення

Об 11 ранку між корпусами інноваційного парку UNIT.City ще не дуже людно: дівчина на підборах поспішає на зустріч, хлопець у домашніх Кроксах розслаблено йде з одного корпусу в інший. Люди, що вийшли на перерву намагаються сховатись від київської спеки під деревами з холодною кавою. Двадцять дев’ятого серпня територію UNIT.City мали заповнити майже півтори тисячі відвідувачів U Tomorrow Summit – щорічного форуму для українських підприємців про інновації, технології та креативний бізнес.

Пів року над його організацією працював Київський міжнародний економічний форум спільно з UNIT.City. Всі зусилля перекреслила російська ракета, яка 19 серпня поцілила в центр Чернігова. Після цього СЕО U Tomorrow Summit Юрій Пивоваров разом з командою прийняв складне рішення не проводити форум. Адже не могли гарантувати повну безпеку для гостей та спікерів.

За два тижні до цього я зустрілася з Юрієм Пивоваровим, щоб дізнатися, як відбувалася підготовка до події, з якими викликами стикалися організатори, чому саміт міг відбутися у Варшаві та чим хороший форум відрізняється від поганого. Тоді команда ще не знала, що найскладніший виклик тільки попереду.

«Форум худі»

Ми зустрічаємося біля точки з кавою у формі величезної бульбашки і, щоб не чекати у черзі, йдемо у кав’ярню, що в будівлі офісу Юрія. «Головний офіс у нас в “Освіторії” – розповідає він, – а взагалі у мене їх два, доводиться маневрувати». По дорозі Юрій показує місце, де мала бути головна сцена – амфітеатр.

Крім цього, мало бути ще чотири сцени для виступів та один зал для преси. Проходимо центральну площу UNIT.City – тут мали бути стенди партнерів заходу і зона кейтерингу.

Ідея U Tomorrow Summit з’явилася у 2021 році: «Всі великі форуми про інновації відбуваються переважно в Західній Європі. Ми вирішили, що маємо зробити східноєвропейський вебсаміт. Придумали назву про завтрашній день, бо ми не про далеке майбутнє, а про те, що буде вже незабаром», – пояснює Юрій.

Аудиторія форуму – це підприємці, які шукають нових ідей та партнерства. Програма дуже різноманітна: від інвестицій та персонального бренду до криптовалюти, штучного інтелекту та ментального здоров’я. Теми об’єднує те, що все це – складові успішного бізнесу.

Окрім U Tomorrow Summit Юрій з 2014 року організовує також Київський міжнародний економічний форум:

«Це про великий бізнес, економіку, державу. UTS – про малий та середній бізнес. Ми жартома розділили їх: КМЕФ – це форум піджаків, а UTS – це форум худі», – ділиться він.

Цікаво, що Юрій потрапив у сферу організації заходів випадково – все почалося з першого Київського міжнародного економічного форуму у 2014 році: «В той час проєкт, в якому я працював був закритий і так співпало, що колеги вирішили започаткувати щорічний міжнародний економічний форум. Мені випало керувати організацією. Хоча до цього я ні івентами, ні економікою не займався. Тому довелося багато вчитися, підбирати професійну команду і разом розвиватись».

Планували проводити UTS у Варшаві

У 2022 році UTS не відбувся, але в листопаді вдалося організувати КМЕФ, і це надихнуло команду Юрія готуватися до проведення UTS у 2023 році. Ідея виникла в грудні, під час блекаутів та регулярних обстрілів, тож вирішили, що безпечніше робити форум у Варшаві.

«Тематику про відновлення України ми не розглядали, бо в Польщі івентів про відновлення відбувається, мабуть, більше ніж в самій Україні. А ось масштабних форумів про інновації немає», – розповідає Юрій.

В січні та лютому команда готувалася до події у Варшаві: шукали локацію, партнерів, спікерів.

Навесні інтенсивність обстрілів знизилася, блекаутів теж поменшало. Юрію почали дзвонити партнери й питати: «Навіщо нам Варшава? UTS – це про Київ, про нашу незламність». Звернень стало настільки багато, що в березні остаточно вирішили проводити UTS в UNIT.City. «Якби не було Варшави, то, напевно, не було б і Києва, – ділиться СЕО, – бо в березні в нас вже була готова концепція та програма. В Україні ми її навіть збільшили, адже тут маємо п’ять залів замість двох у Польщі».

Один день форуму вимагає пів року підготовки

Основна команда Юрія, яка працює й над КМЕФ, – це три людини. Але для підготовки до UTS долучається ще технічна та піар-команди, а також відповідальні за квитки та комунікацію фахівці. Його основна задача як СЕО – забезпечувати фінансування події та приймати фінальне рішення про програму.

Готуватися починають за пів року до форуму. Один з челенджів – зібрати спонсорів, адже у всіх скоротилися бюджети, частина коштів йде на ЗСУ: «Тому нам треба бути максимально ефективними з точки зору витрат – за мінімальні гроші зробити максимально крутий івент», – каже Юрій. Врахувати потрібно найменші дрібниці: від того, щоб людина швидко отримала бейдж, до того, щоб не було черги за кавою.

Найважче в організації, за словами Юрія, скласти програму і зробити її корисною для аудиторії. Він порівнює цей процес зі складанням пазла – потрібно ретельно підбирати кожен елемент, щоб співпали інтереси аудиторії, компетенції модераторів, спікерів, партнерів. Модераторів підбирають під кожну тему окремо. Він – співорганізатор панелі, тож працює зі спікерами, пропрацьовує питання, висновки, презентації.

UTS налічував понад сто спікерів. Навіть коли програма вже була фіналізована, надходили запити від тих, хто хотів виступити: від невеликих підприємців до народних депутатів. Іноді по 10 на день і всім доводилося відмовляти.

Але справа була не тільки в тому, що програму вже склали:

«Чим хороший форум відрізняється від поганого? На поганому форумі спікери говорять те, що хочуть сказати, а на хорошому – те, що хоче почути аудиторія, – пояснює Юрій – ми відмовляємо, коли люди хочуть говорити тільки для власного піару».

Для учасників все працює, як годинник

Але форум – це не тільки контент, а ще й масштабна логістика і вирішення безлічі технічних питань. Бо UNIT.City – це будівельний майданчик, що діє, тож захід потрібно узгоджувати з будівельниками, електриками, охороною, сервісними та технічними службами, звуковиками, декораторами тощо. Треба координувати роботу понад 20 підрядників.

Дивлячись на виваженість Юрія, я починаю думати, що в день форуму він не хвилюється, бо знає, що все спрацює, як годинник. Але він заперечує моє припущення: «Так працює з точки зору відвідувачів та учасників. Бо вони ніколи не бачать “кухні”, що всередині. А там щось обов’язково піде не так: технічний збій або у спікера станеться форс-мажор. Тут задача команди спокійно реагувати та робити так, щоб цього ніхто не помітив. Тому хвилювання завжди є – треба все контролювати. Потім вся команда три-чотири дні видихає».

На форумі підприємці знаходили відповідь на питання, як пробити «скляну стелю» та розвиватися далі.

Але відгук, що найбільше запам’ятався Юрію, це коли про UTS сказали: «Це форум красивих людей».

Юрій поглядає на годинник – скоро почнеться нарада з командою, тож ми піднімаємося в офіс. Я очікую зустріти там всю команду, але вона відбуватиметься онлайн. У мене з’являється можливість побачити внутрішню «кухню», про яку казав Юрій.

Купівля квитків під час повітряної тривоги

Нарада починається з новин: о третій ночі, коли в Києві була оголошена повітряна тривога, CRM-система UTS зареєструвала покупку двох квитків на форум. Команду це надихає, хтось каже, що теж бачив це і зрадів. А я розумію, що хвилювання за форум починається значно раніше дня його проведення – організатори моніторять кожну його складову цілодобово.

Основною темою наради стає доступність UTS для людей з інвалідністю та навігація по UNIT.city – потрібно створити зрозумілу схему укриттів і всією командою обирають варіант з запропонованих директором по маркетингу UNIT.city. Обговорюють також майбутній монтаж – відповідальним за нього потрібно буде приїхати контролювати процес.

Великий захід пов’язаний із великою кількістю бюрократичної роботи – його проведення потрібно погоджувати з КМДА і зібрати для цього цілий пакет документів. Як і для того, щоб організувати зйомку з дронів.

Юрій переважно ставить питання, слухає та занотовує те, над чим ще потрібно працювати. Під кінець годинної наради у нього записано шість пунктів. В той момент команда ще не знає, що питання безпеки доведеться розв’язувати радикально і скасувати форум.

Але зусилля організаторів не будуть марними: на U Tomorrow Summit мали приїхати професори зі Stanford University та UC Berkeley. І попри скасування події, вони будуть у Києві. Тож 29 серпня спікери виступатимуть на іншому заході – Tech Shelter, що відбудеться у бомбосховищі UNIT.City.