Продуктивність чи втрата часу – що не так з багатозадачністю

«У багатозадачності “ростуть ноги” з офісної роботи. Це офісна модель – постійний потік комунікацій, який змушує регулярно перемикатися з задачі на задачу», – каже Альона Федько, кар’єрна консультантка, експертка з профорієнтації, співзасновниця ГО «Український Інститут Кар’єри та Профорієнтації» та членкиня правління Української Асоціації Менеджменту Кар’єри.

[social_blue social="telegram"]

Альона розповіла, до яких наслідків призводить багатозадачність та як змінити стиль роботи.

Багатозадачність стала нормою

Найчастіше багатозадачність очікують від людей на адміністративних і координаторських позиціях, проєкт-менеджерів, комунікаційників і маркетологів. У такій роботі багато різних запитів, каналів і чатів, а «пожежі» виникають постійно й потребують негайної реакції. Цим фахівцям зазвичай доводиться перемикатися між креативними та аналітичними завданнями – і робити це по кілька разів на день.

Для багатьох керівників в таких сферах це стало певною нормою: працівник виконує паралельно три завдання, водночас відповідає на терміновий лист і веде перемовини телефоном.

І звісно, в такому режимі працювати в довгу неможливо.

Існує й інша робоча культура, інший управлінський підхід, але мені здається, що багатозадачність стала ненормальною нормою для нашого бізнесу.

Багатозадачність впливає на якість

Комусь такий стиль роботи справді дається легше, ніж більшості. Але нервова система середньостатистичної людини сприймає постійні перемикання важко. У будь-якому разі цей підхід веде до втрати якості.

В одній із компаній, у якій я працювала, була «тиха кімната» – простір, куди можна було піти, щоб уникнути розмов, дзвінків і зайвих подразників та зосередитися. Це особливо важливо під час інтелектуальної роботи: коли ви пишете стратегію, текст або займаєтеся аналізом. У такі моменти мозку складно постійно відволікатися – втрачається контекст і падає якість результату. Складні завдання потребують глибини й концентрації.

Крім того, багатозадачність заважає формуванню експертності. Адже що таке експертність? Це глибоке занурення в тему, постійний аналіз і «копання» в деталях. Для цього важливо мати час на осмислення й перетравлення власного досвіду – а це завжди про глибоку концентрацію. Такий стан практично неможливо поєднати з багатозадачністю. Навпаки, стабільність і відсутність постійних відволікань і є шляхом до розвитку майстерності.

І якщо на junior-позиціях – коли треба швидко підхоплювати різні завдання, завжди бути на звʼязку – багатозадачність може стати у пригоді, то вже на рівнях middle і вище це ризик, а не перевага. Від досвідченіших фахівців очікують не хаотичного перемикання, а вміння вибудовувати пріоритети.

Ключовим стає фокус на результаті. Ви можете керувати кількома процесами паралельно, але не коштом розпорошення уваги. Завдання – виокремити головне, визначити пріоритети й якісно пропрацювати саме їх, чітко розуміючи, чим можна поступитися.

Як побачити проблему

Багатозадачність тримає нервову систему в напруженні, не дає часу заспокоїтися та відновитись. Це виснажує. Навіть коли йдеться про короткі періоди, притаманні окремим етапам вашої роботи, мозок потребує додаткового відпочинку, паузи після цього етапу. Коли ж перемикання між завданнями стає звичним стилем роботи – це прямий шлях до вигорання.

Додається й інше: ви працюєте багато, але не маєте відчуття прогресу – це також виснажує. Можливо, ви беретеся за дрібні завдання, бо їх простіше швидко закрити й поставити галочку в to-do list. Це створює ілюзію продуктивності, але не є нею. У результаті здається, що ви зробили багато, але пріоритетні речі не просуваються.

Коли людина нервово виснажена, варто дивитися індивідуально – як саме вона працює.

Часто допомагає прибрати зайві індикатори зайнятості: непотрібні зустрічі, дрібні задачі, які розфокусовують, і подивитися, чи виконується основна робота якісно. Тоді стає зрозуміло, в чому проблема – у надмірному навантаженні чи в способі роботи.

Читайте також: Історія про дружбу: засновниці Mamas Production розповіли про свій шлях в кінобізнесі

Як навчитися працювати інакше

Класичний тайм-менеджмент працює краще, ніж здається: виділяти окремі слоти часу для ключових завдань і в цей період займатися лише однією справою.

Наприклад, це метод Pomodoro на 45 хвилин, годину або дві години глибокої роботи. Принцип один: на цей час вимикаються сповіщення, пошта, месенджери й дрібні завдання «на хвилинку», які здаються невинними, але постійно відволікають. Натомість у розкладі мають бути окремі вікна для поточних, операційних справ. Крім слотів для фокусної роботи, варто залишати й окремий час для непередбачуваних завдань.

Ще один базовий інструмент – матриця Ейзенхауера. Вона допомагає чесно відповісти собі на запитання: що зараз справді важливе й термінове, а що може почекати. Кількість активних пріоритетів має бути обмеженою: десять «головних» завдань на день не працюють. Реалістично – одна-дві ключові задачі або один великий блок часу під них.

Добре працює й проста фіксація і візуалізація: не тримати завдання в голові, а виносити їх у список, позначати кольорами – це зменшує когнітивне навантаження.

І, нарешті, відновлення. Це не бонус, який можна заслужити, а можна й ні – відпочинок є такою ж частиною продуктивності. В ідеалі він має бути без екранів, без робочого стола, без телефону: це прогулянка на пів години, обід трохи далі від робочого місця. Разом з обмеженою кількістю пріоритетів та зосередженістю це формує значно здоровіший і ефективніший стиль роботи.

Нагадуємо, що раніше психологиня розповіла, чому ChatGPT не може бути вашим психотерапевтом.