Виталий Сафанюк

Уявімо звичайний робочий понеділок. Ви з командою зібралися, щоб розподілити завдання на тиждень – це зайняло півтори-дві години. Узгодити план з топменеджерами – ще стільки ж. Потім співробітники пару годин обговорювали деталі в чаті. Минуло пів дня – а за проєктом толком нічого не зроблено. Творці системи з управління проєктами Asana провели дослідження і вивели п'ять основних проблем, через які співробітники даремно витрачають робочий час. В Україні продажем і налаштуванням Asana займається компанія Cloudfresh. У партнерському матеріалі її директор з продуктів (Chief Product Officer) Віталій Сафанюк розповів MC.today, з якими проблемами стикаються компанії і як їх вирішити. Проблема № 1. Організація роботи займає більше часу, ніж сама робота Напевно у вас було таке: ви запланували на день одні завдання, але раптово від начальства прилетіло щось більш термінове. Пріоритети зміщуються, і виникає хаос. Віталій Сафанюк, СРО у Cloudfresh Дослідження Asana показало: у такій ситуації постійно опиняються майже 88% співробітників. Замість спокійної системної роботи їм доводиться «гасити пожежі» з термінових завдань. При цьому фахівці витрачають тільки 27% часу на те, для чого їх найняли. А решту часу – вибудовують процеси. Планувати і один робочий день, і цілі проєкти легше у спеціальних сервісах, де всі завдання та терміни показані наочно. В Asana для цього є кілька способів: список завдань, дошка, таймлайн (з англ. timeline – лінія з відмітками часу. – Прим. ред.) та календар. Щоб співробітникам не довелося нічого «гасити», краще використовувати список завдань. Він допоможе скласти план на день і чітко зрозуміти свої пріоритети. Та й керівники зможуть простежити, щоб завдання в проєкті не «горіли». Інструмент покаже, за ким вони закріплені, скільки годин займуть і в які терміни їх потрібно виконати. Дошка виглядає як стовпці для задач різної готовності. Це дуже зручно для відділу продажів. Якщо назвати стовпці як етапи воронки – «Перший дзвоник», «Презентація» і так далі, менеджери зможуть швидко відслідковувати, скільки в компанії потенційних замовників, кому з них потрібно передзвонити, а також що і коли розповісти. А керівникові буде зрозуміло, чим зайняті його підлеглі. Таймлайн підійде, якщо у процесі є чітка послідовність. Наприклад, креативна агенція створює рекламну кампанію. Команда вивчає конкурентів, придумує ідею, проводить знімання. Тут немає одночасних дій: усі фази проходять одна за одною. Тому хід такого проєкту зручно контролювати на таймлайні. Там відразу видно, на якому ви етапі, скільки роботи ще залишилося і чи вписується команда в терміни на кожній стадії. А якщо робота команди зав'язана на датах і строках, їй більше підійде календар. Наприклад, SMM-фахівцям важливо розуміти, що вони публікуватимуть у соцмережах і коли. У календарі, у кожній комірці з датою, відображається назва публікації і відповідальний співробітник – усе просто й наочно. Проблема № 2. Погана координація в команді Злагоджена робота – мрія будь-якої команди. Але в житті часто буває по-іншому: люди витрачають час на зайві розмови, ходять по колу від фахівця до іншого з одним і тим самим завданням. Аналітики Asana зазначають: на це йде понад 10% робочого часу – у середньому 4 годині 38 хвилин на тиждень. Щоб заощадити час співробітників, в Asana розробили формы. З їх допомогою колеги можуть створювати одне для одного заявки. Наприклад, комусь потрібна допомога дизайнера – зробити макет. Він заповнює форму, вказує вимоги і терміни. Після цього заявка автоматично відлітає на дошку в дизайн-відділ. Це швидше, ніж писати в чаті – не потрібно відволікати співробітника і витрачати час на пояснення. І завдання точно не загубиться. Використовувати форми можна і на сайті компанії, наприклад, для клієнтської підтримки. Людина напише у форму своє запитання і номер телефону, а співробітник отримає заявку на дошку своїх завдань. Налаштувати Asana разом із Cloudfresh Проблема № 3. Співробітники постійно перемикаються між різними застосунками Спілкуєтеся із замовником електронною поштою, обговорюєте завдання в Slack, йдете на зустріч в Zoom, а потім міняєте статус проєкту в Jira – знайома ситуація? Якщо так, ви не самотні – дослідження Asana показало, що в середньому співробітники компаній перемикаються між 10 застосунками майже 25 разів на день. Вирішити цю проблему допомагає інтеграція Asana з іншими сервісами: застосунки Google і Microsoft, Slack, Zoom, Jira, Adobe, Tableau і так далі. Наприклад, я працюю в пошті Gmail. Справа в мене висить панель з Google-календарем, і там же я бачу свої завдання з Asana – перемикатися між вікнами різних програм не потрібно. З інтеграцією в Zoom починати відео можна прямо із завдання в Asana, а після зідзвону посилання на запис дзвінка зберігається в коментарях до завдання. А за допомогою зв'язки з інструментами бізнес-аналітики на кшталт Power BI або Tableau можна витягти дані з Asana і побудувати на їх основі звіт. Зручно і швидко. Проблема № 4. Керівники грузнуть у дрібних завданнях Не тільки звичайні співробітники витрачають час на «операційку» – менеджери страждають від цього ще більше. Вони під’єднані до всіх проєктів і постійно відволікається, щоб щось узгодити або комусь відповісти. Аналітики Asana з'ясували: найчастіше керівників відволікають електронні листи або повідомлення в чатах (41%), на другому місці – раптові зустрічі або дзвінки з колегами (36%), на третьому – хаос із узгодженням завдань (34%). А скільки ще часу з'їдають нескінченні звіти, страшно навіть уявити. Але в Asana придумали, як вирішити всі ці проблеми. Налаштувати Asana разом із Cloudfresh Щоб менеджер не грузнув у дрібницях, а бачив загальну картину бізнесу, Asana автоматично збирає й оновлює головну інформацію про кожний проєкт. Наприклад, імена учасників, співвідношення виконаних і прострочених завдань, ключові результати. Усе це зберігається в історії проєкту: недобросовісний працівник не зможе нишком пересунути крайній термін і сказати, що так і було. Детально контролювати хід проєкту дозволяє сторінка з інфографікою. Там можна подивитися статуси проєктів. Якщо майже всі зелені («усе в порядку»), а два – червоні («під загрозою зриву»), то відразу зрозуміло, чому приділити увагу. Немає ризиків, що керівник упустить якусь проблему. Інфографіка Для правок і погоджень теж є свій інструмент. Уявімо, що керівнику надіслали роботу дизайнера. У нього є одне зауваження – змістити логотип на банері. З Asana йому не потрібно описувати текстом, що саме потрібно змінювати. Достатньо клікнути на конкретне місце картинки або PDF-документа і створити нотатку. Ця «фішка» називається пруфінг (з англ. proofing – перевірка. – Прим. ред.). Пруфінг А коли дизайнер поправить банер, йому не доведеться знову писати менеджеру і просити перевірити роботу. Досить відзначити керівника в картці із завданням – і він побачить повідомлення. Проблема № 5. Вигорання співробітників Вигорання стало дійсно важливою проблемою: Всесвітня організація охорони здоров'я офіційно визнала його хворобою. В Україні із професійним вигоранням – виснаженням через хронічний стрес, пов'язаний з роботою, уже зіткнулися 64% співробітників. Одна з головних причин вигорання – переробки. Дослідження Asana показало, що 30% фахівців постійно затримуються на роботі, тому що не встигають доробити свої поточні завдання. Щоб це виправити, керівникам варто відстежувати, наскільки завантаженими є підлеглі. В Asana це можна перевірити, об'єднавши кілька різних проєктів у портфель. Припустимо, бізнес-аналітик працює відразу з декількома командами. В інфографіці портфеля видно, скільки в нього завдань на тиждень. Якщо сумарний час їх виконання – 48 годин, а робочий час – 40, стає ясно: фахівця давно треба розвантажити. Тут же видно, хто із працівників закриває найбільше задач, а хто зовсім не справляється. Ще одна причина вигорання – безглузда робота. 57% фахівців не знають мети своєї компанії на рік, а 54% не розуміють, чи є важливою їхня робота. Щоб це виправити, в Asana розробили розділ «Цілі», де можна показати, до яких глобальних результатів прагне бізнес. Керівник вносить мету – наприклад, отримати дохід $10 млн. До неї можна прописати більш конкретні підцілі: зменшити витрати на 15%, підвищити ефективність на 50%. Уже до них топменеджер призначає виконавців. Щотижня вони фіксують свій прогрес. Розділ «Цілі» Так усі співробітники залишаються на одній хвилі. Кожен співробітник знає, як його особисті завдання наближають бізнес до спільної мети. А це вдвічі підвищує мотивацію працювати. Налаштувати Asana разом із Cloudfresh Чому Asana є такою популярною і як налаштувати її під себе Asana – одна з найпопулярніших у світі систем з управління проєктами. Вона допомагає командам працювати на 50% ефективніше, тому її використовують у Google, Uber, Deloitte, Vodafone, Spotify, PayPal, Avon, SoftServe та інших топових компаніях. Одна з переваг Asana в тому, що її не потрібно встановлювати на комп'ютер – вона запускається у веббраузері або через мобільний застосунок. Компанії залишається тільки налаштувати продукт під себе: вибрати відповідні шаблони і перенести в систему свої робочі процеси. У цьому допомагаємо ми: проводимо двогодинну демонстрацію, у якій на прикладах показуємо всі основні функції Asana. Часто розбираємо із клієнтом якийсь один процес або проєкт і «заводимо» його в систему: створюємо завдання, будуємо зв'язки між ними, налаштовуємо інфографіку, прописуємо автоматизацію. Ще ми як партнер Asana беремо на себе технічну підтримку, у тому числі робимо інтеграцію системи з іншими застосунками й API. З нами можна оплатити підписку Asana у гривні, ми допоможемо підписати договір і оформити всі супровідні бухгалтерські документи. А ще ми пропонуємо спеціальні ціни і знижки.

Виталий Сафанюк

Як Asana вирішує 5 головних проблем, що гальмують вашу команду: від планування до вигорання