Термін оцифрування трудових книжок добігає кінця: що буде, якщо не встигнути

До 10 червня 2026 року українці мають оцифрувати паперові трудові книжки. Розповідаємо, як це зробити та що буде, якщо не оцифрувати трудову до дедлайну.

Законодавство не передбачає штрафів чи іншої відповідальності за невчасне оцифрування трудової книжки. Фото: Deposit­pho­tos

Кому треба оцифрувати трудові книжки

Це насамперед стосується тих, хто почав працювати до 1 січня 2004 року, оскільки дані після цієї дати вже мають бути в системі.

Оцифрувати трудові книжки може роботодавець або сам працівник.

Як оцифрувати трудову книжку

Перед поданням документів варто перевіряти кожну сторінку трудової книжки. Неточності можна виправити через роботодавця чи відповідні установи.

Оцифрувати трудову книжку можна онлайн або через сервісний центр ПФУ.

Алгоритм онлайн-подачі заяви про оцифрування трудової книжки:

1. На вебпорталі ПФУ авторизуйтесь в особистому кабінеті через КЕП чи «Дія. Підпис».
2. У розділі «Комунікації з ПФУ», оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».
3. Заповніть загальні дані та перевірте автоматично заповнені, надайте згоду на передачу й обробку персональних даних.
4. Прикріпіть скани усіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку, натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

Як подати трудову книжку на оцифрування онлайн:

Читайте також: Чи можуть відмовити в пенсії, якщо немає оригіналу трудової книжки – пояснення

Як перевірити статус оцифрування трудової книжки

Статус можна перевірити на вебпорталі ПФУ в кабінеті страхувальника в розділі «Звернення» (для роботодавця) або в особистому кабінеті користувача в розділі «Мої звернення» (для працівника):

• Статус «Виконано» означає, що документи опрацьовані, а відомості про стаж внесені до системи. 
• «Скасовано виконання» — у зверненні є помилки і його потрібно подати знову (опис причини вказано в «Повідомлення»).
• Інші статуси означають, що звернення ще опрацьовують.

Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку до 10 червня

Відповідальності за невчасне оцифрування старих документів, зокрема штрафів, немає. Пенсійний фонд і надалі прийматиме документи, а страховий стаж не втрачається.

10 червня завершується пʼятирічний перехідний період для оцифрування старих записів, однак зараз це не є жорсткою вимогою. Далі основним документом стане електронна трудова.