Єдиний простір для всього: як if.team замінює десятки інструментів в межах однієї ERP-системи

Чимало креативних агенцій та сервісних компаній потребують єдиного простору, здатного упорядкувати щоденну рутину – від таск-менеджменту до фінансів і HR. ERP-система if.team з’явилась із хаосу – коли її засновники не змогли рішення, яке відповідало б їхнім потребам, вирішили створити власне. З чого все починалось, як у плани втрутився ринок, про розробку власної LLM-моделі, вихід в нові країни та нові функції, про роль терпіння в побудові стартапу й не тільки розповів СЕО if.team Олег Фролов.

Олег Фролов розповів про створення ERP-системи if.team, плани команди та досвід розвитку стартапу. Фото: Олег Фролов

if.team – це ERP-система для сервісних компаній, яка об’єднує проджект- та таск-менеджмент, тайм-трекінг, керування командою та її завантаженням, Cashflow та PNL компанії, CRM та підрахунок економіки проєктів у реальному часі.

«Цього могло ніколи не статись»

Ми свідомо обрали напрям ERP-рішень, бо багато з нас раніше працювали в аутсорсинговій сфері. Я особисто багато років займався розвитком IT-компанії Webnauts, команда якої налічувала у 2021 році 70 людей. Тож ми на особистому досвіді стикнулися з хаосом у керуванні завданнями, фінансами та клієнтами. Нам було потрібне одне зручне місце, де можна було б бачити повну картину роботи компанії – від бюджетів і завантаження команди до комунікації з клієнтами. І коли ми не змогли знайти рішення, яке б відповідало нашим реальним потребам, вирішили створити своє.

Насправді цього могло ніколи не статись. В щоденному операційному хаосі аутсорсу було надзвичайно важко займатися ще й продуктом. Але почалась війна, бізнес здебільшого зупинився. І, який би парадоксальний вигляд це не мало, драматичний контекст тих днів відкрив двері для початку нового проєкту – if.team. Саме тому, мабуть, ми й говоримо про нього зараз.

Компанію if.team заснували серійний ІТ-підприємець Олег Фролов,співзасновник і керівний партнер Wnauts.com, Webnauts.Space, Webnauts.Academy та iod.team який обіймає посаду СЕО, та бекенд-розробник з багаторічним досвідом Антон Макогонов – нині СТО стартапу. 

«Ринок вирішив інакше»

Антон Макогонов та Олег Фролов. Фото Олега Фролова

Ми почали з тих функцій, які були болючими для нас самих. Йдеться переважно про зв’язок проєктів, таск-менеджменту та тайм-трекінгу з одного боку та економіку проєктів та фінанси агенції – з іншого. І, якщо відверто, у той момент ми не мали далекоглядних планів щодо горизонтального розширення функціоналу. Напроти, більшість інвесторів та менторів у той період радили нам сфокусуватись на поглибленні конкретної частини сервісу замість реалізації All-in-One концепції.

Але ринок вирішив інакше. Дуже швидко ми стикнулись із тим, що більшість наших клієнтів приваблює саме All-in-One. Вони готові пожертвувати глибиною та досконалістю функціоналу для того, щоб мати єдиний, доступний, зрозумілий простір для завдань, проєктів, команди, лідів, фінансів, комунікації та іншого. Так, власне, if.team став розвиватись в ширину. З часом в нього додалась CRM-частина, HR-функції, планування завантаження, чати та багато іншого – того, що й чекали від нас користувачі.

Найцінніший фідбек ми отримали ми отримали у 2023 році від нашого першого великого клієнта. Він звучав приблизно так: «Рішення сире, звісно… Скільки буде коштувати його допрацювати до нормального стану? Бо нам воно треба». В той конкретний момент ми не розуміли, як і куди рухатись далі, і чи варто рухатись взагалі. Тож цей простий і конкретний фідбек дав нам головне: мотивацію не зупинятись. І трохи грошей.

Комерційний запуск відбувся в серпні 2023 року. Зараз платформа доступна у форматі вебрішення, а також мобільного застосунку.

if.team використовують насамперед в Україні, і це цілком очікувано. Ми починали із домашнього ринку як із найбільш досяжного, зрозумілого, доступного у всіх сенсах. Але з 2024 року ми поступово виходимо на ринки ЄС — зокрема, країн Балтії, Польщі та Румунії. У пріоритеті країни, де багато малого й середнього бізнесу у сфері послуг: агенції, консалтери, розробка, архітектурні студії. Власне, успішні продажі та збільшення трекшену на європейських ринках і є наразі одним із ключових челенджів нашого розвитку.

«У нас все працює в єдиному просторі»

Функціонал, який є точкою входу для наших клієнтів, – це, безперечно, проєктний менеджмент у зв’язці із кост-менеджментом та керуванням завданнями. Це те, з чого починають користування if.team більшість агенції. Але вже дуже швидко після первинного онбордингу вони зазвичай переносять до нас і інші процеси – в частині продажів, HR, управлінських фінансів агенції, комунікації.

На цьому етапі, власне, і розкриваються основні переваги продукту. Це – можливість піти від «зоопарку» розрізнених інструментів, подвійного обліку та несвоєчасної синхронізації. У нас все працює в єдиному просторі, і кожен процес впливає на інші: трекінг робочого часу формує витрати та собівартість проєктів просто зараз, завдання визначають зарплату та завантаження команди, проєктна економіка формує фінанси агенції і так далі. Ніяких інтеграцій та складних зв’язків.

А ще if.team майже не треба налаштовувати та залучати інтеграторів (якщо мова йде, звісно, про проєктно-орієнтований бізнес). Все готово із коробки, а команда може заонбордитись за 1-2 дні. Щонайменше це зручно, а насправді – економить чимало часу та ресурсів буквально з першого дня.

Читайте також: Олександр Косован розповів, як у фонді SMRK обирають стартапи для інвестування

«Скоро наша модель буде бачити ризики ще до того, як вони вплинуть на прибуток»

Звісно, було б дивно, якби ми ігнорували неймовірні можливості, які дає AI. Тож попри те, що if.team не є буквально B2B AI SaaS, штучний інтелект може суттєво посилити його.

Тож ми вже реалізували низку дуже конкретних AI-інструментів, які допомагають ставити завдання, декомпозувати проєкти, взаємодіяти із системою в форматі єдиного вікна і так далі. Ці інструменти роблять роботу із ERP швидшою, простішою та більш зрозумілою.

Але насправді наша мета тут набагато цікавіша: ми працюємо над власною LLM-моделлю, яка навчається на реальних кейсах і формує унікальну базу процесів. Це наше data moat — конкурентна перевага, що з часом і з кожним новим клієнтом лише зростає. Дуже скоро ця модель буде бачити ризики ще до того, як вони вплинуть на прибуток. Фактично, ми формуємо AI-менеджера агенції, який вже навчений на досвіді всієї екосистеми, ідентифікує аномалії, знаходить зони зростання та прогнозує проблеми якомога раніше.

Запуск цього функціоналу – наша мета на 2025-2026 роки, це потенційно важливий growth driver продукту у близькому майбутньому.

Як і на чому заробляє if.team – і скільки вкладено у розвиток

На цей час if.team використовують понад 2 000 активних юзерів із 70+ компаній. Наша модель — класична SaaS-підписка з фіксованою оплатою за команду, а не за кожного юзера. Ми обрали цей підхід, бо він чесніший і зрозуміліший для бізнесів, які працюють командно. Модель не плануємо змінювати, але хочемо додати оплату за окремі модулі в майбутньому.

Що стосується AI-функціоналу, то він доступний за окремою per-user підпискою, яку може оплачувати як конкретний користувач, так і компанія за своїх співробітників. Така модель обрана тому, що асистанс штучного інтелекту може бути корисним і потрібним не всім членам командам, а тільки C-level чи, наприклад, окремій категорії співробітників.

Продаж if.team відбувається переважно через outreach в LinkedIn та за допомогою PPC реклами. У 2025 році ми також суттєво збільшили свою присутність на офлайн-заходах – професійних виставках, спеціалізованих IT-івентах (IT Arena, TechChill тощо) та тематичних конференціях для архітекторів, дизайнерів, інжинірингових компаній, креативних агенцій тощо. Це забезпечує нам лідогенерацію на стендах і при особистих контактах – у галузях, які недооцінені багатьма диджітал-продуктами

На цей час ми інвестували у створення та розвиток if.team близько $250 тис. власних коштів. Ще трохи більше як 50 тис. євро отримуємо у 2025 році у рмежах гранту від Seeds of Bravery.

Було б неправдою сказати, що на цьому шляху ми не намагались залучити інвестиції: ми робили спроби, але в той момент не мали достатньо привабливий вигляд для інвесторів, і не приділяли цьому достатньо уваги. Згодом, у 2025-му, питання інвестицій стало менш критичним: доходів було достатньо для фінансування всіх основних процесів.

Повернутись до залучення інвестицій ми плануємо наприкінці 2025-го та у 2026 році. Наразі ми вже маємо чітку маркетингову стратегію та ідеологію руху на нові ринки, які і хочемо масштабувати із допомогою інвесторів. Передусім, у цьому питанні ми орієнтуємось на VC та family offices у Європі, які зможуть допомогти не лише ресурсно, а із погляду зростання на локальних ринках.

Що стосується грантів, то ми заглиблюємось у програми екосистеми EIC та покладаємо великі надії на можливості, які вони пропонують.

«Маршрут був зовсім не таким, як ми собі уявляли»: про помилки та як їх уникати

Оскільки if.team для нас став першим стартапом, наш шлях з самого початку буквально зібраний із уроків, ілюзій, розчарувань та відкриттів. Особливо, на ранніх етапах.

Вдалося головне – побудувати продукт, провалідувати ідею та досягти системних продажів. Однак маршрут до цього від точки 0 був зовсім не таким, як ми собі уявляли.

Перша омана, з якою стикнулись ми та, впевнений, стикаються багато first-time фаундерів стартапів – це швидке зовнішнє фінансування. Ілюзія, яка певним чином народжується із романтизації стартапів та історій їх успіху. Це точно можливо, але у дуже щасливих випадках, тож перший урок полягає в тому, що побудова продукту потребує власного запасу ресурсів, впевненості і терпіння. На щастя, у нас було і те, і інше, але буває і інакше.

Інша розповсюджена помилка, якої припустилися і ми, – це пріоритет продукту і ідеї над продажами. Справді, на певному етапі здається, що технічна частина самодостатня. Її може бути в принципі достатньо для успіху. Насправді це лише умова, яка робить можливими продажі – у самому широкому розумінні цього слова. Важливість їх неможливо недооцінити.

Тож, за ці роки ми вже вивчили немало уроків, але впевнені, що головні ще попереду. А це означає, що нам точно буде про що поговорити за один, два чи п’ять років.

Команда if.team. Фото Олега Фролова

Читайте також: В який стартап інвестувати – Карпіловський назвав 3 перспективні ніші і підхід для зменшення ризиків

Що у планах

Планів дуже багато: вони швидко зростають на фідбеку від клієнтів. Окрім численних доробок та покращень теперішнього функціоналу, ми плануємо цього року запустити декілька нових модулів:

• рекрутинг;
• база знань (corporate wiki + хмара компанії / проєкту);
• teamification – внутрішня соціальна мережа для віддалених команд;
• бізнес-процеси узгодження документів та конструктор цих процесів.

Крім того, вище ми вже поговорили про AI функціонал та його розвиток. Це теж велика, важлива, я би навіть сказав, стратегічна частина наших планів розвитку на 2025-й і початок 2026 року.

«З цим хочеться рухатись далі»

Було б банальним сказати, що нас мотивує фідбек та відгуки клієнтів, які щодня користуються if.team (хоча це і чиста правда). Але навіть зараз, коли юзерів вже набагато більше, нас щиро вражають кейси, коли компанії дивляться на наш продукт глибше, ніж дивимось на нього ми. Коли вони беруть API if.team та будують на його базі складні системи для свого бізнесу. Коли підказують нам круті ідеї. Коли використовують продукт для рішення завдань, які ми не могли і уявити.

Все це наповнює нас відчуттям екосистемності сервісу та потенціалу, який ми самі ще не до кінця розуміємо (але при цьому обрали однозначно вірний шлях). Це мотивує, з цим хочеться рухатись далі.

«Запас ресурсів, впевненості та терпіння»

За ці роки накопичилось стільки порад, інсайтів, помилок та відкриттів, що вже час писати книгу. Єдине, що точно можу порадити на етапі ідеї, – мати запас ресурсів, впевненості та терпіння. Бо за нечастими винятками стартап – це складно і довго, зовсім не так, як можна собі уявити на старті. Тож навіть у випадку, якщо напрям вірний, є великі шанси не «витягнути» його реалізацію у середньому і довгому горизонті події. До цього треба бути готовим морально, технічно та фінансово теж.

Паралельно з if.team ми з колегами розвиваємо стартап Do it! – застосунок, який допомагає розвивати корисні звички у дітей. Але, окрім власне звичок, я бачу у цьому продукті інструмент побудови чесних стосунків у родині – таких, де покупки дітям визначаються не їхньою наполегливістю, а накопиченням позитивної «карми». Через виконання завдань, досягнення і так далі. Принаймні для мене як для батька двох синів це працює саме так.

«Сприймаю все, що відбувається, як захопливий челендж»

Якщо говорити про натхнення, це складно і просто водночас – я не відчуваю жодної суперечності між професійним та особистим життям – для мене це майже одне і те саме. Я сприймаю все, що відбувається, як захопливий челендж, як рольову гру, тож частіше питання не в натхненні, а в тому, як встигнути зробити все, що хочеться.

У цьому сенсі я досить часто стикаюсь із ситуацією, коли мене кличуть у проєкти чи стартапи, які мені цікаві. Але зусиллям волі вимушений відмовляти просто тому, що не вистачить фокусу та часу зробити це так, як хочеться.

Іноді це сумно, але ще раз доводить, що основний ресурс – це не натхнення, не мотивація і тим більше не гроші. А час.

Нагадаємо, раніше засновник компанії ComeBack Mobility Ілля Попов розповів, як за кілька років змінились «розумні» насадки ComeBack Mobility, у чому особливості роботи в MedTech, про інвестиції в науку в Україні, а також про місію і плани.