Вера Черныш: 9 идей, как сделать работу удаленной команды максимально эффективной

Віра Ворон

CEO at Creators Agency, co-founder MC.today

Вера Черныш, главный редактор издания MC Today и основатель медиа-консалтинга Simply Media, делится опытом, как сделать так, чтобы сотрудники, раскиданные по разным часовым поясам и континентам, работали эффективно и с удовольствием.

Офис Genesis

Недавно клиент сказал мне: “Вера, с тобой так легко удаленно делать проекты!”.

Это было неожиданно и приятно. Особенно учитывая, что последние пару месяцев я успела поработать из Португалии, Боснии, Албании, Сербии, Венгрии и Черногории. А члены команд двух моих основных проектов находятся в США, Дании и в Украине.

Я решила поделиться, какие приемы и инструменты помогают организовать работу небольших удаленных команд так, чтобы и сотрудники получали удовольствие, и клиент был доволен результатом.

1. Детально расписанные задачи и инструкции для каждого члена команды.

Прежде чем начать работу над новым проектом, я всегда созваниваюсь с новым сотрудником, проговариваю все детали проекта и рассказываю, что ему придется делать и какого результата от него ждут.

Но чтобы закрепить эту информацию, я даю линк на Google Doc, где попунктно расписано все проговоренное.

По ходу выполнения работы этот документ обновляется новыми деталями, и всегда остается шпаргалкой, в которую сотрудник может заглянуть и свериться, все ли так он делает.

Например, для Kickstarter-проекта мы выяснили, что журналисты лучше воспринимают сообщения, написанные в эмоциональном и неформальном ключе, чем более официальные письма, которые были у нас изначально.

Как только мы пришли к такому выводу, новые тексты писем появились в инструкции для команды и стали доступны всем. Так мы смогли зафиксировать хорошую идею и тут же внедрить ее в работу

2. KPI – ключевые показатели эффективности

Я верю в KPI и в то, что когда у человека есть ясное понимание, к какому результату ему необходимо прийти, работа движется более осмысленно и эффективно.

KPI я проговариваю с сотрудниками на старте работы, но предупреждаю, что они могут изменяться в зависимости от развития проекта. Например, в редакции Marketing Challenge у нас есть KPI по посещаемости для журналистов и для проекта в целом, которые за время жизни онлайн-журнала увеличились в два раза – сайт растет, и необходимо ставить новые цели, чтобы рост не останавливался.

Читайте также колонку Лены Хлевной: «Ищете сотрудников до 30? Вы динозавр из нафталина, и место вам на обочине истории»

3. Ежедневные отчеты

Чтобы держать руку на пульсе происходящего, я прошу ребят в команде рассказывать, что они успели сделать за вчерашний день и чем собираются заняться сегодня. Этот рассказ – лишь одна строчка в мессенджере и никак не тонны формальных шаблонов, которые порой приходится заполнять сотрудникам корпораций.

Благодаря этим данным я вижу, все ли идет так, как надо, или же стоит вмешаться и скорректировать работу к лучшему.

4. Еженедельные планерки с видео

Каждую неделю мы собираемся в скайпе и обсуждаем, что было сделано за прошлую неделю и чем планируем заняться на следующей.

Таким образом мы все чувствуем, что делаем общее дело, можем обсудить идеи, которые возникают у сотрудников, и тут же решить, как будем их применять в работе.

Планерки дают возможность всем почувствовать, что на том конце провода – такие же люди, как и ты, а не сверхумные боты.

Читайте также: В 24 года она создала приложение с 6 млн пользователей и уехала в Нью-Йорк: история Александры Рогачевой и Inkhunter

5. Эмоции

Люди – не роботы, у всех нас есть эмоции, и работу мы делаем не ради денег, а ради интереса и самореализации. Об этом стоит особенно помнить, когда работаешь удаленно и руководишь командой, раскиданной по всем частям земного шара.

Когда большинство коммуникаций проходит текстом в мессенджерах, стоит обязательно этим самым текстом писать не только задачи и их результаты, а еще и что ты чувствуешь по поводу их выполнения.

Я обязательно делюсь радостью, когда дело идет так, как надо. Пишу в общий чат, что ребята молодцы, и делают просто потрясающую работу.

Если же что-то идет не так, то всегда лучше проговорить проблему голосом – так за значками на экране не спрячутся истинные чувства человека и можно будет спокойно найти решение и избежать затаенных обид.

6. Максимально включать клиента в работу

Чтобы клиент был доволен работой удаленной команды, стоит максимально посвящать его в работу. Конечно, надо уточнить, какой уровень включенности подойдет заказчику, чтобы не заспамить его ненужной информацией.

Можно ограничиться еженедельным отчетом о достигнутых результатах, можно включать клиента во все переписки, обсуждения и принятия решений. Главное, чтобы рука клиента была на пульсе происходящего и ему не казалось, что деньги утекают в трубу, пока те, кому он платит, сидят и курят бамбук.

7. Постоянно быть на связи для команды и для клиента

Я все время на связи в двух-трех мессенджерах и в электронной почте. Это не очень радует моего мужа, когда он в очередной раз наблюдает мою макушку и пальцы, которые строчат ответ на смартфоне.

Но это отлично помогает непрерывности процесса работы. Я знаю, что если у ребят есть вопрос – надо на него ответить, даже если на часах 12 ночи или 7 утра. Мир непрерывно движется вперед, и бывает, что от скорости ответа зависит, достигнем ли мы нужного результата или упустим возможность.

8. Управлять ожиданиями

Я всегда стараюсь четко обозначать, когда будет готова та или иная задача, когда я смогу ответить на сообщение и решить проблему. И, по возможности, эти обещания выполнять.

Если же в срок вложиться не получается, обязательно стоит предупредить об этом, чтобы человек не испытывал разочарование из-за обманутых ожиданий.

9. Виртуальность лучше дополнять реальностью

Работать вместе удаленно будет намного приятнее, если у вас получится встретиться лично, пообщаться о жизни и о планах, выпить вина и посмеяться – как с клиентами, так и с командой.

Тогда за строчками текста в сообщениях вы будете видеть не надуманный образ, а реального человека, и работать вместе будет намного радостней.

***

Еще Вера рассказывала, как увидеть мир без отрыва от работы и делилась 8 способами завалить собеседование.