Все хотят работать удаленно. Вот 3 шага, чтобы делать это эффективно и комфортно

Удаленная работа стала неотъемлемым элементом современных компаний. Редакция MC Today вместе с Бюро переводов «Профпереклад» предлагает перевод материала о том, что нужно учесть, формируя удаленную команду.

70 % работников во всем мире выбрали удаленный труд, по крайней мере один день в неделю. Каковы были шансы для этого лет десять назад? Намного меньше.

Сегодня только в США на постоянной удаленной работе находятся 12 млн человек. «Удаленка» – это уже не модный и привлекательный бонус для сотрудников. Это неотъемлемый элемент формирования трудовых ресурсов, который компании должны внимательно изучить и внедрить в свою структуру. 

Значительный прогресс в сфере технологий для совместной работы создал некоторые преимущества для удаленного труда: продуктивность стала выше, расходы – ниже, а кадровый фонд – шире. Неудивительно, что ожидания настоящих и потенциальных сотрудников в отношении дистанционной работы постоянно растут.

Согласно результатам опроса, проведенного с помощью сервиса Buffer, 99 % респондентов утверждают, что хотели бы работать удаленно, хотя бы периодически, всю свою оставшуюся карьеру. В другом опросе, проведенном компанией IWG, 69 % миллениалов ответили, что с удовольствием поменяли бы прочие бонусы на возможность самому выбирать, откуда работать.

По данным портала FlexJobs, 80 % подчиненных были бы более лояльны к своим работодателям, если бы у них была гибкая организация работы. И этот спрос будет расти и дальше, по мере того, как в ряды трудящихся входят представители поколения Z, рожденного в цифровую эру. 

Но концепция свободного выбора рабочего места не лишена изъянов. Самая распространенная проблема – одиночество. Нехватка социального взаимодействия и отсутствие общения «возле кулера» создают ощущение изолированности и отстраненности.

У коллег и руководителей может возникать чувство недоверия по отношению к работникам, которых они не видят. Не говоря уже о том, что работа на дому сопряжена с огромным количеством отвлекающих факторов, которых нет в офисе: бытовые проблемы, телевизор, питомцы, дети и так далее.

Смысл в том, что эффективная организация дистанционного труда не строится по принципу «сделал и забыл». Нельзя просто выдать подчиненным ноутбуки и пароль к корпоративному «мылу» и отправить работать по домам. Это стопроцентно приведет к провалу. Для успеха необходимо создать особую культуру, тщательно спланированную и последовательно воплощенную.

Реализуя концепцию удаленной работы, помните следующее.

Структура — всему голова

Заранее определитесь со своими ожиданиями. Для этого разберитесь, какие виды работы подходят для удаленного выполнения, а какие требуют личного взаимодействия.

Для этого разбейте работу на конкретные задания и обязанности и определите, могут ли они выполняться дистанционно. Этот анализ должен учитывать внутренние задачи, такие как регулярные индивидуальные встречи с руководителями и еженедельные отчеты.

Разработайте показатели эффективности, которые облекут цели в количественные параметры. Они должны учитывать не только время, затраченное на выполнение задач, но и отслеживать прогресс за неделю или месяц, а не за день. 

Как только вы сформируете четкие ожидания, сообщите их потенциальным удаленщикам и, если необходимо, дайте им возможность взвесить все «за» и «против».

Если вы не уверены, что такой вид работы подходит для дистанционного выполнения, целесообразно установить пробный период. Он позволит и работникам, и руководителям оценить ситуацию до того, как пуститься в «удаленку» с головой. Суть в том, что четкие ожидания и уверенность сотрудников в поддержке от руководства создают крепкий фундамент для доверия.

Создавайте и укрепляйте связь

Когда сотрудники чувствуют эмоциональную вовлеченность или связь со своими организациями, это положительно влияет на их психологическое состояние. Это утверждение может показаться очевидным, но проблемы, с которыми сталкиваются некоторые организации в попытках создать ощущение связи, только усиливаются, если сотрудники не присутствуют в офисе регулярно. 

Организации должны сформировать комплексные программы для удаленных работников, чтобы включать их в общение с коллегами. Перед тем как выбрать виртуальные сервисы, создайте возможности для максимально целесообразного физического присутствия.

Например, компании могут распланировать ежемесячные встречи для сотрудников, чтобы те проработали вопросы лично и пообщались с коллегами из других отделов. Если такая периодичность не подходит из-за расходов на дорогу, можно организовать собрания один раз в месяц, но обязательно оставляйте время для неформального общения и тимбилдинга. 

Если расходы и логистика позволяют отправить на «удаленку» нескольких сотрудников, постарайтесь поддерживать командный дух с помощью видеоконференций и виртуальных занятий. Кроме того, желательно, чтобы руководители осуществляли еженедельный неформальный контроль за удаленными работниками. Задача таких мероприятий – не обсудить рабочие вопросы, а лишь понять степень вовлеченности в коллектив этого сотрудника. Даже если вы просто будете болтать на повседневные темы за виртуальным кофе или обедом.

Не жалейте средств на передовые технологии

Эффективные технологии – это тот клей, который не дает программам удаленной работы развалиться. Современные «облачные» сервисы предоставляют сотрудникам миллиарды возможностей для общения и сотрудничества, а также дают доступ к необходимым данным. К ним относятся средства видеоконференц-связи, управления коллективной работой, передачи файлов и обмена сообщениями в групповых чатах. 

Вместе с тем бум на сервисы для совместной работы означает, что теперь у компаний появилось намного больше возможностей создать технологическую базу для «удаленки». Проанализируйте такие сервисы для всей своей организации и посмотрите, отвечают ли они следующим пунктам:

• Безопасность. Сложно переоценить способность организации защитить свои конфиденциальные данные. Вам необходимо знать стандарты и сертификации средств безопасности, которыми обладают такие сервисы, а также, что делает вендор, чтобы вы могли контролировать свои данные.
• Интеграция. Она необходима для снижения помех, которые создаются при входе в различные сервисы и выходе из них. Интерфейсы API-платформ и возможности интеграции должны быть достаточно эффективными для «единоразового» объединения сервисов и для установления связи между людьми и отделами в сложных и масштабных рабочих процессах.
• Автоматизация. Автоматизация повторяющихся процессов экономит время и позволяет сконцентрироваться на значимой и стратегически важной работе. Она повышает качество и прогнозируемость результатов.  
• Легкость в применении. Инструмент не должен вызывать сложностей с обращением, или он рискует стать очередным тулом, вышедшим из употребления за ненадобностью. Интуитивный интерфейс – залог рентабельного использования, быстрого принятия и низких затрат на обучение.
• Конфигурируемость. У каждой команды (и человека) свой собственный стиль работы, поэтому система должна позволять подстраивать ее под конкретные случаи. Простая конфигурируемость также необходима и для адаптации к быстрому росту бизнеса и изменению характеристик.

Удаленные работники создают для компаний особые трудности, но такие преимущества как продуктивность, вовлеченность и экономия, которые получает ваша организация, оптимизируя свою структуру под них, слишком значимы, чтобы их игнорировать. Используя содержательный и формализованный подход, заложите фундамент для дистанционной работы, и вы ощутите эти преимущества намного быстрее, что станет залогом будущего успеха компании.