Забастовки верующих и работа по ночам. Кейс Leopolis Jazz Festival – как «вырулить» из форс-мажора

Всего одна ошибка на мероприятии может уничтожить даже самую безупречную репутацию компании.

В колонке для MC Today Денис Блощинский, cовладелец «Агентства 42», которое уже девять лет является ивент-партнером Leopolis Jazz Festival, рассказал, как вместе с коллегами спасал репутацию фестиваля во время форс-мажоров.

Денис Блощинский

Причины ошибок бывают разными: халатность агентства, непорядочность подрядчика или попросту непредвиденные обстоятельства. Идеально, если агентство рассчитывает время так, чтобы провести двойную проверку всей техники, звука, освещения и спецэффектов. Так риск форс-мажоров ниже.

Мы уже девять лет занимаемся техническим обеспечением, продакшном, декорациями и всей событийной частью фестиваля. Кроме того, есть, например, «Арт-Мьюзик Сервис», который отвечает за букирование и доставку артистов на фестиваль. Дирекция фестиваля во главе с Натальей Горбачевской несет ответственность за стратегические вопросы, работу со спонсорами и политику фестиваля.

Расскажу о пяти наших форс-мажорах и решениях по их устранению.

1. Лучшие места в партере

В 2014-м на время фестиваля синоптики обещали плохую погоду. Мы решили дополнительно нагрузить наш основной тент, под которым располагается зрительский зал на 2,8 тыс. мест. Для этого использовали бетонные блоки. Они были гигантскими и торчали по всему партеру, превращая главную сцену фестиваля в строительную площадку.

Когда мы их установили, задумались: реально ли что-то сделать с такой «красотой»? И решили превратить их в удобные сиденья. Наши декораторы «одели» блоки в ткань с мягкими сидушками, а художники нанесли на них граффити. По отзывам гостей, это были одни из самых комфортных мест в партере.

2. Ночные друзья из львовской полиграфии

Когда организовываешь фестиваль, производишь сотни баннеров разных размеров. Некоторые из них размещаем посреди города – эти зоны не контролирует охрана фестиваля. А Львов не был бы Львовом, если бы в нем не было желающих выразить баллончиками с краской свою политическую позицию, настроение вечера или пожелание куму не только на заборах, но и на белоснежных баннерах с анонсами концертов.

Мы не были к этому готовы. А получив на рассвете первую фотографию от наших менеджеров, подумали, что не готовы будут и гости фестиваля.

Мы стремительно нашли компанию, способную оперативно сделать новые баннеры. Теперь во Львове уже не проблема напечатать что-то срочно, на «здесь и сейчас». Думаю, наши неоднократные поиски партнеров по выходным и по ночам этому поспособствовали.

3. Демонтаж по христианским традициям

Если вы думаете, что форс-мажоры могут быть только на самом ивенте или перед ним, то вы никогда не занимались демонтажем мероприятия. А в это время могут происходить действительно волшебные вещи. Оборудование одних подрядчиков переезжает по ошибке на склады других, заборы загружаются не в ту фуру и так далее.

В один из годов даты демонтажа совпали с Троицей. И многие работники не вышли на смену, отказавшись работать в церковный праздник, хотя еще вчера все договоренности были в силе. При этом они были искренне удивлены, что мы не знаем о празднике и могли рассчитывать, будто кто-то будет работать.

Сцены мы демонтировали, но с тех пор религиозные праздники у нас в агентстве в особом почете, когда проводим мероприятия во Львове.

4. Зеленый джазовый партер

В самый первый год фестиваля мы ставили главную сцену и партер под открытым небом в Парке культуры и отдыха имени Богдана Хмельницкого. На следующий год появилась задача увеличить зрительный зал. Но мешали три больших дерева.

Вместе с подрядчиками и проектировщиками мы нашли решение: обошли деревья при строительстве зрительского амфитеатра, а затем установили над ними тент, чтобы защитить зрителей от непогоды.

С тех пор наш партер отличается от других больших залов тем, что прямо посреди него зрители могут сесть под кронами деревьев. Немного инженерного таланта и экологической ответственности – и наш партер стал уникальным.

5. Вселенная расширяется… а с ней и декорации

В нашей команде достаточно людей с техническим образованием, так что сопромат не считаем эксклюзивным ругательством, а силу Кориолиса силой какой-то травяной настойки. Однако в одном очень жарком году мы действительно удивились, когда четко замеренные декорации после полного согласования всеми техническими службами вышли за свои пределы на 10 см.

Мы решили собрать их пока в том режиме, в котором это не будет заметно, а на следующий день подогнать швы вручную. Когда ранним утром начали проводить дополнительные замеры, оказалось, что все на месте и десятисантиметровой разницы уже нет.

После технического совещания и блика солнца в черных очках одного из его участников на нас снизошло озарение: при повышении температуры пластик имеет свойство расширяться. Особенно тот, который лежит на сцене под палящим солнцем. Особенно пластик черного цвета.

На следующий год мы учитывали этот фактор. С тех пор перед принятием сложных решений по декорациям мы всегда заботимся о том, чтобы кто-то из нас был в черных очках. Шутка.

И напоследок. Может показаться, что все форс-мажоры возникают из-за подрядчиков. Работа агентства, взаимодействие с командой и клиентом – это, возможно, самый главный потенциальный источник форс-мажоров. Именно поэтому грамотная работа с командами и процессами становится главной прививкой от большинства форс-мажоров на проекте.

Лучшая страховка от потери репутации из-за прокола на событии – работа с профессиональной командой.