На что смотреть в будущем офисе, чтобы не съехать через неделю. 7 советов от сервиса Nedvizhka.ua

Выбор помещения для офиса – занятие сродни квесту. Угадать с площадью и соседями, не проглядеть лишний ноль в счетах за тепло и свет – лишь малая часть заданий.

Пройти этот квест с минимальными потерями поможет nedvizhka.ua. Каждый месяц тут размещают более 500 новых объявлений о продаже и аренде офисов по всей Украине, которые предварительно проверила команда проекта.

Сооснователь проекта – управляющий партнер «Украинского клуба недвижимости» Ольга Соловей, у которой больше 10 лет опыта на рынке. В партнерском материале с Nedvizhka.ua Ольга рассказала MC Today, как выбрать помещение под офис, чтобы не пришлось поспешно съезжать уже через пару месяцев.

1. Подумайте, точно ли нужен офис

Перед тем как искать офис, подумайте: а точно ли он нужен? Я знаю пример веб-студии с десятью сотрудниками, которые работали удаленно. Через год с момента основания ее владельцы решили, что пора открывать офис.

Ребята арендовали помещение за 30 тыс. грн в месяц. Спустя полгода поняли, что это невыгодно: количество клиентов, а значит, и прибыль не изменились. А расходы из-за трат на аренду выросли. В итоге предприниматели отказались от офиса.

Если вы работаете удаленно, советую начать с коворкинга. Возможно, почасовой аренды нескольких рабочих мест и переговорных комнат хватит, чтобы раз в пару недель собираться командой или назначать встречи с клиентами.

2. Определитесь с расположением и площадью

Если офис все-таки нужен, начните с выбора расположения. Для начала спросите у коллег, в какой район им удобно добираться. По опросам, в Киеве большинство сотрудников желают, чтобы до офиса было не больше 10 минут ходьбы от метро. Я встречала резюме, где специалисты писали, что рассматривают предложения только на правом берегу или только по синей ветке метро.

Затем подсчитайте нужную площадь. Принято ориентироваться на 5-6 кв. м на человека. Но если ваши специалисты несколько дней в неделю работают удаленно и не находятся в офисе все одновременно, можно брать меньше.

Подумайте, будет ли команда расти в ближайший год, и если да, то на сколько человек.

Неправильная оценка роста – самая частая причина, по которой компании приходится срочно искать новое помещение. Обычно на поиск уходит от трех до шести месяцев.

Одна компания, которая занимается организацией событий, начала искать офис, когда в команде было шесть человек. Руководство рассчитывало взять еще четырех, поэтому арендовало помещение площадью до 100 кв. м. А уже через полгода штат вырос до 20. Компания несколько месяцев искала офис уже на 200 кв. м. Всё это время команда мучилась в тесном помещении.

3. Выберите формат

Определитесь, вам нужны отдельные кабинеты или общее пространство. Если в штате есть менеджеры по продажам или другие специалисты, которые часто общаются по телефону, нужны кабинеты. Продажники не должны сидеть рядом с программистами или юристами, которым важна тишина.

Следующий вопрос: бизнес-центр или офис в жилом доме. В офисных центрах обычно сдают от 200 кв. м. Если такая площадь не нужна, ищите помещение в доме. Кстати, так вы сэкономите на коммунальных услугах – в бизнес-центрах они в несколько раз дороже.

С другой стороны, в жилых домах могут ожидать неприятные сюрпризы, от которых сложно перестраховаться. К примеру, компания подписала договор об аренде, заехала в помещение.

А на следующий день выяснила, что в доме плохая вентиляция: запах котлет с кухни этажом ниже не дает сосредоточиться на работе.

Если ориентируетесь на офис-квартиру, заранее подумайте, какое у вас будет оборудование, какие есть требования к скорости интернета. Уточните у владельца помещения, выдержит ли коммунальная система дома требуемые нагрузки. Например, в жилом доме вряд ли получится разместить мощные серверы.

4. Ориентируйтесь на клиентов

Если в офис часто приезжают клиенты или партнеры, важно, чтобы помещение соответствовало имиджу компании. Мои знакомые юристы нашли прекрасный способ подчеркнуть статусность и при этом не переплачивать.

Раньше компания снимала офис на 60 сотрудников в дорогом бизнес-центре. За квадратный метр платили 600 грн в месяц вместе с коммунальными услугами. Владельцы решили сэкономить и нашли помещение в здании советского института поблизости с тарифом 270 грн за кв. м.

При этом фирма продолжает арендовать в бизнес-центре стойку секретаря и две переговорных комнаты. Юристы проводят там встречи с клиентами и затем возвращаются на работу в более дешевый офис.

5. Узнайте, кто будет вашими соседями

Заранее узнайте, кто будет вашими соседями, будь то компании или жильцы.

Один банк обустроился в бизнес-центре, в котором целый этаж занимала IT-компания. В результате в одном лифте ездили банковские сотрудники в костюмах и программисты в шортах. Банкирам было некомфортно.

К тому же, офис банка нуждается в постоянной охране. В отдельном помещении на выходные можно просто запереть вход в здание и поставить видеонаблюдение. Но офис IT-компании был открыт постоянно: сотрудники работали по свободному графику и часто приходили в субботу или воскресенье. Банку приходилось оплачивать дополнительные рабочие дни охранникам.

6. Рассчитайте бюджет

В крупных городах цены стартуют от $5 за кв. м – скорее всего, это будет помещение без ремонта и далеко от центра. Например, в Киеве на левом берегу недвижимость дешевле, чем на правом.

Офисы в элитных бизнес-центрах стоят около $30 за кв. м. В эту цену, как правило, включен ремонт с качественной мебелью и полным оснащением. Но к стоимости сразу нужно добавить стоимость коммунальных услуг и операционные расходы (стоимость общих площадей в бизнес-центре – еще порядка $4-6 за кв. м), и НДС.

Уточните, как платить аренду: наличными или по безналу. В бизнес-центрах проблем с безналичным расчетом нет, а вот владельцы квартир часто настаивают на наличной оплате, хотя бы частично.

В любом из вариантов кроме аренды придется платить за коммунальные услуги. Заранее уточните тарифы и средний месячный чек. А также проверьте, чтобы все счета до дня вашего заезда в офис были оплачены.

7. Облегчите себе работу

Обычно предприниматели начинают искать помещение сами, но теряются в массиве информации. Только в Киеве несколько десятков тысяч объявлений по аренде и продаже офисов.

Мы в Nedvizhka.ua лично обзваниваем все предложения и оставляем только актуальные. Сейчас на сайте около 300 проверенных объявлений по столице. Но даже это слишком много, чтобы предприниматель мог рассмотреть их все.

Я советую сразу обращаться к брокеру. Он поможет сформулировать потребности и подберет подходящие варианты. Заранее оговорите комиссию за услуги – как правило, это 50% от месячной аренды помещения.

Попросите, чтобы брокер предоставил фото помещения с разных ракурсов, план коммуникационных схем, подробное описание ремонта и оборудования. Удобно, если это будут ссылки на объявления. Мы на сайте структурировали всю эту информацию, чтобы клиенты могли быстро отсеять неподходящие варианты и не терять времени на визиты.

И напоследок: никогда не платите деньги ни брокеру, ни владельцу офиса, пока не проверите все документы. В первую очередь – право собственности. Также убедитесь, что по этому помещению нет судебных решений и в офисе не прописано другое юрлицо.

Выбрать помещение под офис