5 вредных советов ивент-менеджеру или как провалить мероприятие
В Киеве ежедневно проводятся десятки, если не сотни мероприятий на любой вкус и цвет – от IT-митапов до лекций и тренингов. Одни из них организованы отлично, вторые – просто неплохо, а после посещения третьих так и хочется спросить «что курили организаторы».
PR-manager Юридической фирмы ILF Марина Мартынова написала для Marketing Challengе о том, как гарантированно провалить мероприятие и что нужно сделать, чтобы вас проклинали все до единого участники.
***
В программе вы черным по белому написали, что последний спикер заканчивает в 18:00. Уже 19:00, но со сцены все еще доносится голос, и вы начинаете ловить на себе вопросительные взгляды участников: “Ну когда уже конец?”. Тайминг мероприятия – одно из слабых мест любого организатора. Но не временем единым можно “убить” свой ивент. Хотите узнать как? Сейчас расскажу.
1. Чем больше мероприятий, тем лучше!
Как только вам пришла идея сделать ивент, быстренько задайте себе вопрос: “Зачем/для чего/чтобы что?” Если ответ крутится только вокруг “Ой, давно мы ничего не проводили” или “Наши конкуренты так делают” – сразу оставьте эту идею. Определите цель мероприятия максимально конкретно: это промомероприятие для узнаваемости бренда, презентация нового продукта, продажа услуг или привлечение внимания СМИ.
От этого ответа зависит все: формат мероприятия, дата, место и время проведения, команда, партнеры и ресурсы, необходимые для его организации и проведения. В ответе на этот вопрос найдите и свою целевую аудиторию.
2. И один в поле воин. Нет делегированию!
Вопрос делегирования – весьма болезненная вещь для каждого менеджера. И я – не исключение. Но, как бы ни хотелось контролировать всё и всех, невозможно одному человеку одновременно ехать смотреть локацию для мероприятия, выбирать плотность бумаги в типографии, сидеть на переговорах с партнерами и отвечать на вопросы участников по телефону.
Поэтому на старте продумайте все этапы подготовки к ивенту, соберите людей с нужными скиллами, разделите между ними функции и зоны ответственности. Из нашего опыта, оптимальное количество людей в команде организаторов составляет от двух до пяти человек. Даже конференцию на 500 человек могут организовать три сотрудника. Боитесь потерять контроль или количество задач кажется невыполнимым? Техники планирования типа SCRUM вам в помощь.
3. Дешево и сердито. Экономим на участниках
Однажды я невольно стала свидетелем диалога между организаторами тренинга по SMM: “Мы и так им все бесплатно сделали, а они еще и кондиционер в помещении хотят”, – выпалила девушка.
Если вы не планируете особо стараться, потому что ивент бесплатный или стоит сотню-другую гривен, лучше ничего не делайте вовсе. Да, участники всегда хотят кондиционер, ручку, удобный стул, громкий микрофон и бесплатный кофе. Все эти вещи – «маст хэв». Задача ивент-менеджера – сделать максимум, чтобы участники остались довольны.
Всегда можно найти площадку, из которой своими руками можно сделать подходящее место для проведения мероприятия, типографию, которая за минимальный бюджет сделает качественную продукцию, и службу, которая сделает вкусный, презентабельный и при этом недорогой кейтеринг. Дешевле – не значит хуже. Просто на организацию такого мероприятия потребуется чуть больше времени.
4. Одним больше – одним меньше. Игнорируйте желания партнеров и спонсоров
Как-то в пятницу вечером раздался звонок от одного из партнеров мероприятия, и разговор начался со слов: ”Марина, простите, наш дизайнер забыл поставить логотип вашей фирмы на брендвол. Ну ничего же страшного? Давайте предложим вам что-то другое”. К слову, у этого ивента было всего четыре партнера. Конечно, это было последнее наше мероприятие с этими людьми.
Качество и количество лого на раздаточных материалах, упоминание компаний в пресс-релизах, наличие всех нужных баннеров на площадке – важные элементы любого ивента и партнерства. Некорректный цвет лого или пропущенная буква в названии компании чреваты не только прекращением сотрудничества, но и финансовыми потерями.
Проверяйте все промоматериалы несколько раз. А лучше на финальном этапе покажите кому-то не из команды организаторов, кто сразу заметит разницу между “монограммой” и “номограммой”.
5. Я художник, я так вижу
Помните, что мероприятие вы проводите для реализации конкретных целей, а не для своей забавы или чтобы занять команду. Первое, что вы
должны учесть, продумывая сценарий ивента, – это комфорт спикеров и удовлетворенность участников. Кардинальные изменения в тайминге, сдвиг спикеров в другие секции без предупреждения, внесение любых правок в их презентации недопустимы. Так же как и фамильярные шутки в сторону спикеров во время общения с ними или модерации.
Всегда просите обратную связь от спикеров и участников мероприятия, и неважно, это анкеты обратной связи, онлайн-формы или письма. После всех пережитых эмоций в день ивента вам сложно объективно оценить мероприятие и свою работу, а значит, вы не сможете застраховаться от ошибок в будущем.
“Делать качественно или не делать вообще” – считаю лучшим принципом работы ивент-менеджера. Организация мероприятий – увлекательное, но очень ресурсоемкое занятие. И если не прилагать максимум усилий для достижения поставленной цели – стоит ли игра свеч – снова возвращаемся к вопросу “Зачем?”.
Ранее на Marketing Challenge выходила колонка Марины Мартыновой 5 заповедей ивент-менеджера, которые сберегут нервы на мероприятии.
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: