Олена Макарчук

Елена Макарчук Ваш бизнес постоянно генерирует доход, но денег почему-то не становится больше? Вы получаете деньги на счет, но средства тратятся быстрее, чем вы рассчитывали? Компания работает, но вы чувствуете, что что-то мешает извлечь полную выгоду? Если одна из этих ситуаций кажется вам знакомой, то эта колонка для вас. Одна из возможных причин: в управлении вашей компании есть «дыры», из которых вытекают деньги. Чаще всего бизнесы теряют средства из-за не прибыльных проектов, лишних затрат, потерь и упущенных выгод. Рассмотрим подробнее каждую из этих «дыр». Не прибыльные проекты Если в вашей компании введен финансовый учет и анализ, вы сразу увидите, какой проект не приносит прибыли. Нашли такой? Есть два варианта: Если вы имеете стратегию и понимаете, что проект имеет другие цели, кроме прибыли. В такой ситуации стоит рассчитать, сколько времени вы готовы терпеть убыточность, определить тревожные сигналы, определить убытки, которые готовы нести, и результаты, которые планируете получить. Если все в рамках ваших ожиданий, можно развивать проект на перспективу. Если предполагалась прибыльность проекта, а он оказался убыточным. В этом случае проект выгоднее закрыть – так вы избавитесь от «дыры» в бюджете и сможете направить деньги на более перспективные направления. Лишние расходы Одна из самых больших «дыр», которые высасывают деньги из вашей компании – неоправданные расходы. Эта категория охватывает довольно много направлений, среди которых можно выделить следующие: Избыточные корпоративные и проектные издержки. Для каждого бизнеса существует свой здоровый процент административных расходов. Если по каким-то причинам эти расходы выше – скорее всего, речь идет о «дыре» в бюджете. В таком случае следует пересмотреть текущие расходы и понять, на что уходит больше денег, чем необходимо? Это может быть слишком дорогостоящая аренда офиса, неоправданно дорогие инструменты или расходные материалы, работа в офисе для тех, кто мог бы работать дистанционно. Лучший способ понять, целесообразны ли расходы вашего бизнеса – это бенчмаркинг. Если нет возможности изучить показатели в вашей отрасли, можно: во-первых, проанализировать исторические данные компании и сравнить действующий показатель с ними. Во-вторых, установить процент на основе ожидаемых потребностей в распределении средств после оплаты прямых затрат. Некорректность в распределении доходов. Если руководители привыкли брать деньги со счета компании без понимания, что именно является прибылью – это может вызвать «дыру» в бюджете. Это довольно распространенная ситуация в компаниях, где не введено системное финансовое планирование. Еще один вариант: получают аванс за работу и считают, что это уже часть прибыли. В то же время в договоре прописано, что аванс на счет поступает, но засчитывается только когда будет подписан акт о проделанной работе. То есть все может закончиться требованием вернуть деньги, а они уже давно будут потрачены. Если есть вероятность, что деньги придется вернуть – отложите их далеко на дублирующий счет и не трогайте до подписания акта. Любые средства на счете подлежат распределению:на зарплаты, выплаты поставщикам, административные расходы, обязательные платежи, налоги и так далее. Только после этого распределяются дивиденды и другие резервы. Для корректного распределения средств вам следует знать свою норму прибыли. Регулярные выплаты дивидендов в успешных компаниях обычно находятся в диапазоне от 1 до 15% от чистой прибыли. Излишне затратные процессы в компании. Это могут быть работники в штате, которые дублируют функции друг друга, пересекающиеся процессы в компании. Также много совещаний, лишние задачи и тому подобное – время тратится, а деньги за него не получаются. Также сюда – неразумная текучесть кадров. Компания каждый раз тратит время и деньги на обучение и адаптацию работника. Потери Наиболее неприятная ситуация – когда деньги уходят из компании не по желанию владельцев, а по инициативе тех, кто имеет доступ к распределению активов и данных. Примерами могут быть ошибочно перечисленые средства, воровство со счетов, слив баз контактов и так далее. Чтобы предотвратить это, важно четко наладить процесс распределения средств со счетов, безопасности данных и аудита. Упущенная выгода Потери бизнеса – это не только о неэффективно израсходованных, но и о недополученных выгодах. Неэффективное ценообразование. Это ситуация, в которой компания продает свою услугу дешевле, чем реально могла бы. Есть несколько способов поднять стоимость своего продукта: повысить уровень заказчиков; сделать уникальное предложение; донести ценность и убедить заказчика в качестве предоставляемых ему услуг. Эти меры способны увеличить ваш чек на 15%. Недостаточное исследование рынка. В определенный момент ваш бизнес может «упереться в потолок». В таких случаях следует поискать новых специалистов, исследовать рынок, чтобы понять, какие еще запросы вы можете удовлетворить. Отсутствие полной картины – проблема, ведущая к упущенной выгоде и излишним затратам. Игнорирование маркетинговых мероприятий. Если вы не заводите полезные связи, не занимаетесь нетворкингом, не рассказываете о себе всеми возможными способами – вы упускаете потенциальные возможности для развития своего бизнеса. Не оптимизированы налоги. Налоги – обязательная статья расходов любой компании. Однако часто бизнес тратит на это гораздо больше денег, чем мог бы. Например, компания могла бы платить 5-9% от своего дохода, вместо этого отдает в бюджет 13-15%. Для оптимизации налогов нужно рассматривать несколько факторов: где открыта компания; как она зарегистрирована; отношение конкретного государства к этому виду бизнеса; налоговые льготы; форма найма работников и другие. Избыточная стоимость продаваемого продукта. Это может привести к упущенной выгоде, ведь в следующий раз заказчик сделает выбор в пользу другой компании с более дешевой услугой. Выходит, что в этот конкретный момент компания потеряла немного денег, но в перспективе она может потерять сотрудничество с клиентом. Возможные причины избыточной стоимости: неэффективное использование рабочего времени в проектах, несоответствие квалификации, дублирование процессов; оплата некачественного труда; недобросовестность работников. Это довольно распространенная история в аутсорсинговом бизнесе, когда человек записывает себе час работы, не выполняя или плохо выполняя его. Просроченная дебиторская задолженность. В договорах должны быть прописаны выгодные вам условия оплаты работ, а также четкие схемы работы с претензиями. Необходимо отдельно описать и соблюдать процесс работы с дебиторской задолженностью. Неиспользование депозитов. Люди, ответственные за финансы компании, должны хорошо знать возможности размещения свободных средств компании и использовать их. Недостаточность инвестиций в бизнес. Иногда рост бизнеса напрямую зависит от того, что мы вкладываем в его развитие. Не использовать такие возможности – значит, терять время и деньги. Как избавиться от «дыр» в бюджете У всех перечисленных проблем может быть одно решение – системный подход в управлении бизнесом. Для этого вам понадобится универсальная последовательность действий: Планирование. Все, что мы делаем, должно быть спланировано. Все работники, начиная с СЕО, должны понимать цель и путь развития проекта. Кроме стратегического, должно быть и тактическое планирование, охватывающее оперативные планы на местах и финансовую модель этого развития. Организация процесса. Важно понимать, какие процессы в компании обеспечивают наше движение по плану. Следует четко описать эти процессы в контексте ответственности людей и их функций, делегирования. Финансовое управление. Охватывает комплекс от юнит-экономики и точки безубыточности до формирования резервов, недельных отчетов, прозрачности доходов и расходов. Если инструменты финансового управления работают правильно, то потерять деньги становится гораздо труднее. Контроль делегирования. Важно иметь четкие критерии измерения результатов работников. Для каждого сотрудника должна быть понятна норма качества работы, отвечающая нашим планам. Из-за незаметных, на первый взгляд, «дыр» ваш бизнес может терять существенную часть бюджета. Системный подход и прозрачное планирование помогут вам выявить и оптимизировать затраты.

Олена Макарчук

Дорогой офис и работники, которые «дублируют» друг друга. Посмотрите на эти «дыры» – туда утекают деньги вашей компании