Дорогой офис и работники, которые «дублируют» друг друга. Посмотрите на эти «дыры» – туда утекают деньги вашей компании

Елена Макарчук

Ваш бизнес постоянно генерирует доход, но денег почему-то не становится больше? Вы получаете деньги на счет, но средства тратятся быстрее, чем вы рассчитывали? Компания работает, но вы чувствуете, что что-то мешает извлечь полную выгоду? Если одна из этих ситуаций кажется вам знакомой, то эта колонка для вас.

Одна из возможных причин: в управлении вашей компании есть «дыры», из которых вытекают деньги. Чаще всего бизнесы теряют средства из-за не прибыльных проектов, лишних затрат, потерь и упущенных выгод. Рассмотрим подробнее каждую из этих «дыр».

Photo Of Young Depressed Businessman Sitting In Office

Не прибыльные проекты

Если в вашей компании введен финансовый учет и анализ, вы сразу увидите, какой проект не приносит прибыли. Нашли такой? Есть два варианта:

1. Если вы имеете стратегию и понимаете, что проект имеет другие цели, кроме прибыли. В такой ситуации стоит рассчитать, сколько времени вы готовы терпеть убыточность, определить тревожные сигналы, определить убытки, которые готовы нести, и результаты, которые планируете получить. Если все в рамках ваших ожиданий, можно развивать проект на перспективу.
2. Если предполагалась прибыльность проекта, а он оказался убыточным. В этом случае проект выгоднее закрыть – так вы избавитесь от «дыры» в бюджете и сможете направить деньги на более перспективные направления.

Лишние расходы

Одна из самых больших «дыр», которые высасывают деньги из вашей компании – неоправданные расходы. Эта категория охватывает довольно много направлений, среди которых можно выделить следующие:

1. Избыточные корпоративные и проектные издержки. Для каждого бизнеса существует свой здоровый процент административных расходов. Если по каким-то причинам эти расходы выше – скорее всего, речь идет о «дыре» в бюджете. В таком случае следует пересмотреть текущие расходы и понять, на что уходит больше денег, чем необходимо? Это может быть слишком дорогостоящая аренда офиса, неоправданно дорогие инструменты или расходные материалы, работа в офисе для тех, кто мог бы работать дистанционно. Лучший способ понять, целесообразны ли расходы вашего бизнеса – это бенчмаркинг. Если нет возможности изучить показатели в вашей отрасли, можно: во-первых, проанализировать исторические данные компании и сравнить действующий показатель с ними. Во-вторых, установить процент на основе ожидаемых потребностей в распределении средств после оплаты прямых затрат.
2. Некорректность в распределении доходов. Если руководители привыкли брать деньги со счета компании без понимания, что именно является прибылью – это может вызвать «дыру» в бюджете. Это довольно распространенная ситуация в компаниях, где не введено системное финансовое планирование. Еще один вариант: получают аванс за работу и считают, что это уже часть прибыли. В то же время в договоре прописано, что аванс на счет поступает, но засчитывается только когда будет подписан акт о проделанной работе. То есть все может закончиться требованием вернуть деньги, а они уже давно будут потрачены. Если есть вероятность, что деньги придется вернуть – отложите их далеко на дублирующий счет и не трогайте до подписания акта. Любые средства на счете подлежат распределению:на зарплаты, выплаты поставщикам, административные расходы, обязательные платежи, налоги и так далее. Только после этого распределяются дивиденды и другие резервы. Для корректного распределения средств вам следует знать свою норму прибыли. Регулярные выплаты дивидендов в успешных компаниях обычно находятся в диапазоне от 1 до 15% от чистой прибыли.
3. Излишне затратные процессы в компании. Это могут быть работники в штате, которые дублируют функции друг друга, пересекающиеся процессы в компании. Также много совещаний, лишние задачи и тому подобное – время тратится, а деньги за него не получаются. Также сюда – неразумная текучесть кадров. Компания каждый раз тратит время и деньги на обучение и адаптацию работника.

Потери

Наиболее неприятная ситуация – когда деньги уходят из компании не по желанию владельцев, а по инициативе тех, кто имеет доступ к распределению активов и данных.

Примерами могут быть ошибочно перечисленые средства, воровство со счетов, слив баз контактов и так далее. 

Чтобы предотвратить это, важно четко наладить процесс распределения средств со счетов, безопасности данных и аудита.

Упущенная выгода

Потери бизнеса – это не только о неэффективно израсходованных, но и о недополученных выгодах.

1. Неэффективное ценообразование. Это ситуация, в которой компания продает свою услугу дешевле, чем реально могла бы. Есть несколько способов поднять стоимость своего продукта: повысить уровень заказчиков; сделать уникальное предложение; донести ценность и убедить заказчика в качестве предоставляемых ему услуг. Эти меры способны увеличить ваш чек на 15%.
2. Недостаточное исследование рынка. В определенный момент ваш бизнес может «упереться в потолок». В таких случаях следует поискать новых специалистов, исследовать рынок, чтобы понять, какие еще запросы вы можете удовлетворить. Отсутствие полной картины – проблема, ведущая к упущенной выгоде и излишним затратам.
3. Игнорирование маркетинговых мероприятий. Если вы не заводите полезные связи, не занимаетесь нетворкингом, не рассказываете о себе всеми возможными способами – вы упускаете потенциальные возможности для развития своего бизнеса.
4. Не оптимизированы налоги. Налоги – обязательная статья расходов любой компании. Однако часто бизнес тратит на это гораздо больше денег, чем мог бы. Например, компания могла бы платить 5-9% от своего дохода, вместо этого отдает в бюджет 13-15%. Для оптимизации налогов нужно рассматривать несколько факторов: где открыта компания; как она зарегистрирована; отношение конкретного государства к этому виду бизнеса; налоговые льготы; форма найма работников и другие.
5. Избыточная стоимость продаваемого продукта. Это может привести к упущенной выгоде, ведь в следующий раз заказчик сделает выбор в пользу другой компании с более дешевой услугой. Выходит, что в этот конкретный момент компания потеряла немного денег, но в перспективе она может потерять сотрудничество с клиентом. Возможные причины избыточной стоимости: неэффективное использование рабочего времени в проектах, несоответствие квалификации, дублирование процессов; оплата некачественного труда; недобросовестность работников. Это довольно распространенная история в аутсорсинговом бизнесе, когда человек записывает себе час работы, не выполняя или плохо выполняя его.
6. Просроченная дебиторская задолженность. В договорах должны быть прописаны выгодные вам условия оплаты работ, а также четкие схемы работы с претензиями. Необходимо отдельно описать и соблюдать процесс работы с дебиторской задолженностью.
7. Неиспользование депозитов. Люди, ответственные за финансы компании, должны хорошо знать возможности размещения свободных средств компании и использовать их.
Онлайн-курс "Фінансовий аналіз" від Laba.
Навчіться читати фінзвітність так, щоб ухвалювати ефективні бізнес-рішення.Досвідом поділиться експерт, що 20 років займається фінансами і їхньою автоматизацією.
Детальніше про курс
8. Недостаточность инвестиций в бизнес. Иногда рост бизнеса напрямую зависит от того, что мы вкладываем в его развитие. Не использовать такие возможности – значит, терять время и деньги.

Как избавиться от «дыр» в бюджете

У всех перечисленных проблем может быть одно решение – системный подход в управлении бизнесом. Для этого вам понадобится универсальная последовательность действий:

• Планирование. Все, что мы делаем, должно быть спланировано. Все работники, начиная с СЕО, должны понимать цель и путь развития проекта. Кроме стратегического, должно быть и тактическое планирование, охватывающее оперативные планы на местах и ​​финансовую модель этого развития.
• Организация процесса. Важно понимать, какие процессы в компании обеспечивают наше движение по плану. Следует четко описать эти процессы в контексте ответственности людей и их функций, делегирования.
• Финансовое управление. Охватывает комплекс от юнит-экономики и точки безубыточности до формирования резервов, недельных отчетов, прозрачности доходов и расходов. Если инструменты финансового управления работают правильно, то потерять деньги становится гораздо труднее.
• Контроль делегирования. Важно иметь четкие критерии измерения результатов работников. Для каждого сотрудника должна быть понятна норма качества работы, отвечающая нашим планам.

Из-за незаметных, на первый взгляд, «дыр» ваш бизнес может терять существенную часть бюджета. Системный подход и прозрачное планирование помогут вам выявить и оптимизировать затраты.